基层行政事业单位档案管理工作现状与思考

卢云学

摘 要：随着我国经济社会进入新时代的步伐，行政事业单位的档案管理工作也转入科学化征集管理阶段，构成了系统化管理模式，发挥着记录历史，传承文明，服务社会，造福人民的重要作用。本文围绕传统档案管理制度及模式，探讨了利用科技化手段做好档案管理工作，实现管理效率的提升，力求不断推进基层行政事业单位档案管理工作的提升。

关键词：行政事业单位;档案;工作;措施

通过本人对基层行政事业单位当前档案管理现状的调研，针对基层行政事业单位档案管理工作存在的问题，提别是档案管理意识不强、工作规范性不高、懂业务安心从事档案管理人员储备不足以及基层行政事业单位档案管理工作的约束和阻碍因素进行了归纳，提出了基层行政事业单位要积极建设自身完善的档案管理人员队伍，不断完善和创新档案管理工作方式和管理机制，从而为行政事业单位的档案管理工作和其他各项日常工作奠定良好的档案基础。

1 档案管理的相关概述

1.1 档案管理的定义

档案管理就是指在一个事业单位成立伊始以及发展过程中形成的一个庞大的资料库，它包含着事业单位各方面的发展数据，而且它的类型也是多种多样：通知、告示、请示、通告、会议记录、总结、信函等等。对档案进行管理，就是将进行分类整理，要用科学的方法和严格的标准对各类各样的档案进行一个系统的划分，最后将归类后的档案进行合理妥善的保管。所以越是历史悠久的事业单位，它们档案越多且复杂，管理起来也比较费时费力，而且容易出现错误;基层行政事业单位由于档案管理人员流动性较快，机构变动比较频繁，对档案管理人员业务熟练程度要求就更高更迫切。

1.2 对档案进行系统管理的重要性

档案记录着基层事业单位发展的全过程，要求有规范系统且有十分强的保密性，不合时机的泄密会对单位一系列政策的实施造成恶劣影响。首先，基层行政事业单位在处理问题时，需要以档案为凭证，有许多档案是具有法律效力，在处理问题时有很强的说服性。其次，档案具有很强的借鉴参考性，不管是处理什么事务，单位参考档案中过往的事例去处理当下的事务，是一种十分有效的解决方法。最后，档案记录的数据其真实性都是有保证的，具有很强的客观性，全部数据都是以事实为基础，不容许任何人更改。

2 提升基层行政事业单位档案管理水平的策略

2.1 提高对档案管理工作的关注度

首先，基层行政事业单位要根据时代发展要求，加大单位内部宣传力度，统一干部职工的认知水平，提高对档案管理的重视程度，建立所有部门参入的全方位档案管理目标，同时听取内部职工对档案管理工作的看法想法，促进档案管理效率的改进。其次，行政事业单位领导应给予档案管理人员充分的信任和跟其它重要部门同等的关注度，规范优化管理制度，为他们及时提供所需的人力和物力上的支持，为工作人员实际管理操作提供制度保障，使得管理工作朝向规范化、标准化方向迈进。

2.2 全面掌握档案管理内容

积极发展和基层行政事业单位档案信息服务相关的产业。一是现阶段档案管理工作并不仅仅是储存档案记录的部门。在社会持续发展的新时期，我国基层行政事业单位内部的档案管理工作同样需要与时俱进，紧跟时代发展步伐，对档案管理工作所涉及的内容予以适当的调整，促使其可以变成档案信息资源协调中心，在为档案材料应用人员提供良好服务的同时，发展和信息服务与之相关的产业，构建出将搜集、查询、处理以及服务为核心工作的档案管理工作，全面落实基层行政事业单位档案信息资料共享。二是现阶段互联网的运用十分常见，各种信息材料均不断流于网络。因此，在愈发庞大的信息材料背景下，基层行政事业单位内部档案管理机构不可能把所有信息材料予以进一步处理加以应用，因此，每个档案机构都需要对传统各自独立的布局进行有效的调整，把互联网所具有的优势应用于档案管理工作中，以此实现信息资源共享，同时把信息材料的实质性价值和意义全方位的展现出来。三是需要积极提升档案主体意识。基层行政事业单位在开展档案管理工作时，应该积极强化档案主体意识，每一位档案管理工作者都应该具备较强的专业知识和一定的档案保密意识。

2.3 整合档案管理的具体流程

首先，在一个事业单位的内部，每个部门都不是孤立地进行工作的，文书档案管理的工作人员如果想要提高自己的工作效率，就要与其他的部门做好沟通交流。其次，如果有能够合并的工作流程，工作人员要及时加以合并，这样对于减小工作压力也是十分有帮助。最后，要及时地汲取其他部门，乃至其他档案工作做得好的单位的工作经验，有可以借鉴的资源就要及时地借鉴，这样不仅可以帮助工作人员在整理文书档案的过程中少走弯路，还能够有效地实现资源的整合利用。

2.4 树立科学的发展规划

在网络技术与信息技术的推动下，行政事业单位人事档案管理信息化建设是发展的必然趋势，单位领导要充分认识到档案管理工作的重要性，顺应时代发展的潮流，树立科学的档案信息化建设发展规划。再是档案管理信息化建设不能盲目跟风，要根据自身单位的人员、资金、工作性质等综合考虑，确保各项工作的开展符合本单位的基本要求，设定档案管理信息化的短期和长期发展目标，从而确保档案管理信息化建设有条不紊地进行。

2.5 规范制度保证体系化管理

规范统一的管理制度是档案体系化建设的重要一环。从档案的收集到整理就要开始区分档案类别，对于收集好的信息资料进行组合，形成种类不同的编制文档，后按照时间的顺序逐一排列，形成管理秩序。对于查找率比较高的档案可以进行标记，无论是线上的网络管理平台的标注还是线下的重要档案分别管理，都是可行的方法。此外，就是对已经整理好的档案的鉴定工作，一般对于事业单位历史年代比较强的档案信息要重点检测，根据不同档案的历史年限不同，其保留和档案储存放置方式也会有不同。对于保留时间超过年限的可以及时进行销毁，防止对于后续的档案更新和线下档案库的整理造成阻碍。最后，就是档案保管，对于重点管理的档案需要结合科技手段，增加其保密性。

2.6 逐步采用智慧化档案馆标准进行档案管理

由于纸质的档案管理工作具有较低的灵活性和便捷性，随着信息化管理技术的出现和应用，基层行政事业单位的档案管理工作应当积极应用信息化技术，对原有档案进行数字化加工和大数据处理逐渐形成全新的档案管理工作信息化管理模式。随着信息化管理技术和平台的应用，档案信息的查询和管理获得了更加便捷和高效的管理质量，更多的采用电子档案，更有利于保存、流传和查阅，有效提升档案管理工作获得更高的稳定性和安全性，为数字档案加工提供所需要的内涵，为未来智慧档案建设打好基础。

3 结语

综上所述，新时期的档案管理工作对于基层行政事业单位的发展十分重要。基层行政事业单位要加强对相关工作人员的培训，提高档案管理工作者的思想境界，建立健全大数据管理运行机制，推动档案管理工作的创新。因此，对基层行政事业单位而言，新时期档案管理工作的创新和优化十分重要，它既是时代不断发展的核心要求，也是促进基层行政事业单位可持续健康发展的有效措施。本文主要针对新时期基层行政事业单位档案管理创新思路进行的探讨与分析，仅供参考。

参考文献

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