大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究

韩芳

摘 要：随着时代的不断发展，现代社会已经步入信息化社会，大数据的应用为人们的生活和工作带来了极大的便利，通过计算机技术简单的操作，就可以实现信息的采集分析，在社会的各行各界促进有效资源的高速度融合。数字化技术的发展为高校的档案工作带来了全新的机遇，但随之而来的也是一项重大的挑战，新技术在应用过程中虽然能够帮助档案工作人员更加顺利的进行档案管理，但却需要工作人员提高自身的综合素养，以更加优秀的理论基础和实践进行结合，才能不断对数字档案管理进行完善。本文针对大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策进行分析，以供参考。

关键词：大数据;高校;数字档案;管理

档案工作一直作为高校的基础工作，为高校的日常运转以及长期发展奠定基础保障，在传统的工作模式当中，人们进行手工作业，对档案进行记录并且通过排列方式进行归档，难免会存在一定的误差，并且档案的存放占用了学校的一部分空间，在档案的调取时存在一定的困难，浪费了人力物力，但在现代化技术的发展下，档案的数字化发展无疑能够帮助工作人员解决实质性问题，通过硬件储存技术帮助学校减少空间的浪费，在档案的管理当中，也能够更加精确化，更加便于随时对档案的调整和取用。

1 大数据背景下高校学生档案管理的机遇与挑战

首先，传统的档案多数为纸质材料，通过工作人员悉心的整理和排列进行存放，多数高校建立档案室对其进行全面归类，但受到材料和空间的限制，档案的管理工作一直存在一定的隐患，纸质材料的存放就代表着易损和易燃等风险的存在，在档案室的防潮防火管理工作方面，耗费了工作人员大量的精力，并且由于档案室的空间有限，难以随时进行拓展，新旧档案一直处于交汇存放的情况下，一旦高校需要对大量档案进行放置，原有档案就会面临丢失的危险，对于高校的数据记录造成损失。在大数据时代下，将纸质档案数字化的工作推展，为档案工作带来了新机遇，工作人员通过对计算机技术的应用，能够将原有档案进行录入，存储在计算机硬件的数据库当中，将繁重的档案存储工作化繁为简，为高校节约大量的时间成本以及空间成本，但对于当前高校档案管理制度而言，却亟需面临转型。其次，档案作为高校的珍贵记录和历史遗留，在高校的发展当中，随时为高校提供基础动力保障，而原有档案存放方式当中的取用较为困难，工作人员需要从大量的数据当中进行筛选，寻找有效信息较为麻烦，导致管理工作一直较为滞后，在快节奏的时代下，已经不能满足高校的日常需求。大数据时代下，高校对于档案工作进行一系列的数字化改革，档案的管理工作更加便利，工作人员对数据库当中的档案能够通过检索的方式，快速寻找有效的资料，在调取的过程中也不会造成其他档案的混乱，而且一些重要的档案资料，可以储存在云端，方便档案进行跨空间的交流传送，然而在改革当中，却对于高校档案管理人员的综合素养又提出了新的要求。

2 高校学生档案管理存在的问题

2.1 意识不足

档案管理工作在高校的意识较为薄弱，受到传统的教育理念影响，高校更加注重于学生成绩的提高以及素质的培养，通过学生高就业率为学校带来更多的生源，能够直接增加高校的经济利益，而档案管理工作一直被认为仅仅是一项枯燥的记录工作，在高校的发展当中，由于其造成的影响较为间接，容易受到忽视，并且由于管理层的忽视，导致档案管理工作人员的工作积极性缺失，不能将档案管理工作的核心价值体现，从而产生恶性循环。除却档案管理本身受到忽视外，很多高校对于数字化技术的应用意识也存在问题，不能将现代化技术完善的进行利用，导致档案管理工作的开展依旧在老旧的模式当中进行，如果长此以往，在时代的高速发展下，必将遭到淘汰。

2.2 专业化人才的缺失

档案管理工作对于工作人员要求较为严格，尤其是其基础工作，是一切工作得以顺利进行的根本，但很多单位在人才队伍的建设方面意識较为薄弱，导致档案管理工作人员队伍混杂，现代化进程难以推动。档案管理工作人员应当具备一定的基础理论知识，并对应其实践基础，很多高校的工作人员是本学校的应届毕业生，在学校受到过系统的理论知识教学后，满怀着一腔对于档案管理的热血进入工作环境后，发现自身对于实践完全没有概念，工作难以下手开展，在基础工作当中，由于实践缺乏造成了很多失误，而单位的老员工又不熟识，难以进行沟通和学习，对于工作环境了解甚少，进行档案管理工作时没有头绪;还有很多工作人员是单位的老员工，对于单位了解充分，通过长时间的社会工作，积攒了很多社会经历，对待工作能够得心应手，在与单位各部门进行沟通时也较为顺利，但对于档案管理工作没有进行过系统的学习，导致在进行基础工作时，缺乏理论基础，对档案的分类或是整理完全凭借自身的意识，而不是科学的手法，造成时间的浪费，以及员工对于工作丧失了积极性。

3 大数据背景下高校数字档案管理工作问题的对策

3.1 加速转变工作理念

意识对实践活动具有指导作用，所以为了更好的落实档案管理工作的信息化建设，则需要高校加速内部各级工作人员工作理念的转变。首先，高校的领导层应当提高重视程度，在高校内部宣传普及档案管理工作的重要意义以及信息化技术的功能优势，督促全员积极参与改革进程，其次，档案管理工作的信息化建设还需要对原有高校档案资源进行整理分析后，录入到新建的系统与数据库当中，所以各级职能部门应当配合档案管理工作的开展，主动提供数据资料，并与档案管理工作部门构建沟通平台，以进行工作交流。高校档案管理新理念当中应当具备现代化、动态化和创新化的特点，管理工作开展应当结合国内外教育事业的先进经验不断完善，高校也应当建立容错机制，为管理人员的创新提供保障。

3.2 加强人才团队建设

工作人员是高校档案管理工作开展的主体力量，也是信息化建设改革当中的排头兵，所以高校应当注重人才团队的建设与完善。档案管理工作的信息化建设，就要求工作人员除却应当具备良好的专业能力和职业素养外，更加需要具有操作电子信息化技术的实力，才能提高工作的规范性，所以高校在日常工作当中，应当积极组织工作人员展开培训，夯实档案管理人员业务能力和工作水平，并结合奖惩制度和考核机制的建设，提高工作人员工作主动性与积极性。而作为高校档案管理工作的执行者和负责人，工作人员还应当提高自我要求标准，在日常工作当中积极探索，勇于创新，增强电子信息技术的应用能力，实现自我提高、自我监督和自我管理，为高校的改革工作提供助力。

3.3 完善信息平台建设

高校应当从硬件和软件两方面加大投入力度，积极建设和完善信息化平台，为档案管理工作的开展和创新提供空间和技术条件。首先，在电子设备的投入当中，高校应当对原有设备进行统计核查，对已经无法满足工作需求的老旧设备及时更换处理，避免对档案管理工作开展造成的影响，并在现代化设备采购后，提高设备管理工作水平，定时定期对设备进行检查和维护，降低维修成本。在软件方面，高校应当结合自身工作情况和实际需求，构建完善的网络平台与数据库，促进档案管理工作以现代化和信息化的方式开展，为了防止档案资源泄露，还应当结合防火墙与杀毒软件等软件的应用，严格防范网络风险，提高工作质量。

4 结语

信息化的发展为档案工作带来全新的起点，在新时期下，高校档案工作人员应当加强自身能力的提高，主动把握时代的脉搏，落实数字化进程的推进，为高校稳定发展和综合实力的提高提供助力。

参考文献

[1]董惠琴.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策分析[J].兰台世界，2017（20）：33-35.

[2]张继红.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策探讨[J].办公室业务，2017，000（021）：108.