人事档案管理的理解与思考

周静

摘 要：本文从人事档案的定义、存在意义、发展历史、目前管理中存在的问题以及下一步的努力方向五个方面加以阐述。旨在一方面加深非人事档案管理人员对人事档案管理工作的认识，另一方面指出人事档案工作的努力方向，使得人事档案管理工作迈向更加科学化、制度化和规范化。

关键词：人事档案;材料;收集;審核

1干部人事档案的定义

干部人事档案是指单位在组织人事管理活动过程中产生的，或个人填写并经由组织审查认可的，记述和反映职工经历及德才表现等情况，以个人为单位组卷，按照有关规定整理，由组织集中保存以备查考的文字等形式的历史记录。

2人事档案存在的意义

2.1人事档案的组成及对于个人的意义。通过单位审核认定的履历材料对一个人工作经历说明的可信度无疑更高的，“家庭成员信息”可作为“公积金提取”和“遗产继承”等的直系亲属凭证;当人员求职或晋升时，填写的学历学位信息需要有全套的学籍材料做依据;转正定级材料，是确定参加工作时间的直接依据，历年的薪酬变动，也是职工在单位连续工作的有利佐证，等等。

2.2人事档案对于组织的意义。人事档案从经历、自述、考察、科技贡献、工作成果和评价等方面为一个人做着相对客观和完整的记录。在了解干部、维护干部合法权益中起着重要的作用。

了解了人事档案对于个人和组织的大致意义，那么人事档案是新兴的事物吗？她是否有传承呢？

3人事档案的发展历史

3.1古代时期。殷商时期，在甲骨刻辞中，有殷官制的记载;在金文档案（青铜器上记载的具有史书性质的铭文）中亦有商王对官员的册名、诰命（皇帝任命当朝官员，授赠给官员家属的荣誉证书）、赏赐等记述。西周“荐书”、春秋战国时期的“计书”等都是当时重要的官员考核材料。

秦汉时期，在人才选拔任用的过程中形成了“令甲”“功令状”“铁券”、考课和画像等不同种类和内容的人事档案。汉高祖刘邦在起义时，为官兵建立个人册籍，记录他们的表现和功绩;即位后，选拔人才时，凡备选的“贤士大夫”要详细登记“行”（品行）、“义”（仪表）、“年”（年龄）。

唐朝入仕的官员要将名籍、履历、考绩、授官、政绩等情况详细记录归档，称“甲历”，也称“官甲”或“甲敕”，建立“甲库”专管，还建立甲历副本，分库保管。

五代时期，仍沿用甲历做法，要求“所有选人受官，黄甲备录”（《五代会要》），凡选拔人才或升降官职，都要在甲历档案中详细记载。

宋代设有“人才簿”。选拔人才有“家状”（类似个人履历）、“举状”（高级官吏的推荐）、引见材料（面呈皇帝的材料）和磨勘材料（考核材料）。

元代在考核官员时，建立“考功历制度”，卷首写明姓名、出身，调动时由上级官吏注明任职时间，记载任期功过。

明代人事文书称“贴黄”，即官员履历表，作为考核、任用、封赠的依据。

清代官员档案有考课材料（履职考察材料）、投供材料（候选官员呈交吏部文选司选补的履历单）、给凭材料、奖励材料（称“功牌”）、退休材料等。

3.2近代时期。建党初期，为保证入党、入团人员的政治忠诚和保护党员、团员为目的，党组织要求各区执委会对党员、团员进行统计，形成基本情况簿册。

抗日战争时期，根据地不断巩固和发展，人事管理工作逐步走向正规，人事档案材料大量产生。并开始形成按照干部管理权限向上级报送干部档案的制度。

新中国成立后，人事档案材料的收集范围也丰富起来，从此前的基本信息、背景、出身等材料，扩充到发明创造、学术著作、理论学习笔记、毕业证书等。

1956年至今，人事档案管理逐步完善，并向着制度化、规范化和信息化建设发展。

目前人事档案收集的材料，在历史的演变中，都有其可考的雏形;人事档案在历史的长河中，未见消亡，反而日渐丰富，也足见她的意义。

那么，目前的人事档案管理是否已经十分完善了呢？

4目前人事档案管理存在的问题

4.1材料收集不完整

档案管理人员，并不是档案材料的形成者，而且随着组织规模的增大、管理职能的增加，材料完整收取的难度也随之增加。并且，此前未收集的材料也不易查补。

4.2材料甄别难度大。对于个人形成的材料，填写人的心态和对材料形成意义的了解程度各不相同，填写内容的真实性和全面性难以保证，组织在审查过程中甄别难度加大。

4.3个别人档分离问题。某些人员单位变动后，新单位（或其人事档案代管部门）未及时发出档案转递要求，会导致一段时间的人档分离，存在这段时期内某些材料无法收集的风险。

那么，为尽量避免上述问题的产生，人事档案管理工作有哪些努力的方向呢？

5人事档案管理的努力方向

5.1主动收集。中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》中第三章第三十一条指出：干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

5.2及时收集整理。上述《规定》第三章第三十条和第三十七条指出：人事档案材料形成部门，在材料形成之日起一个月内，送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。

分散的档案有遗失的风险，并且不利于利用，及时收集整理能最大可能的规避这种风险。

5.3加强审核。上述《规定》第三章第三十二条至第三十四条指出：干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，成套材料是否头尾完整。

材料填写不规范、内容不完整、手续不完备、或重要信息与原档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或由组织部门审改认定、加盖公章。

上述工作，可以最大程度的保证档案材料的真实、有效和完整。否则，就失去了人事档案重要的、提供参考的作用。

5.4加大材料收集前的说明力度。人事材料收集不及时、填写不规范、内容不完整等问题，除个别情况有意为之之外，多数情况是材料形成部门或个人对人事档案的认识程度和收集原则了解不够造成的。档案管理人员可根据材料收集管理规定，在收集材料之前，向材料形成部门或个人解释材料收集的意义和填写说明，最大程度保证材料的真实和完整。

结 语

人事档案能够忠实的记录干部德、能、勤、绩、廉的情况，为公道正派的选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据。

本文虽旨在让更多的人了解人事档案的意义，但归根结底，还需要档案管理人员提高自身工作水平，从工作的源头想起，深刻理解人事档案管理工作的重要意义，发散联想到工作相关的方方面面，确保各种材料的完整收集和各项工作的依规开展。

参考文献

[1] 中国法制出版社.干部人事档案工作条例. 北京：中国法制出版社，2018.

[2] 《人事档案管理实务》编委会.人事档案管理实务.北京：中国电力出版社，2017.

[3] 胜利石油管理局党委组织部.胜利油田干部人事档案工作培训材料.东营，2011.