对高职院校科研项目档案收集不齐全问题的思考

孙文靖

摘要：为了更好发挥高职院校科研项目档案应有的作用，学校科研管理、档案管理部门和科研人员应重视科研全过程材料的收集归档。针对当前高职院校“重科研工作、轻科研档案收集”的共性问题。本文结合高职院校科研档案实践工作，就科研项目档案收集不齐全问题、成因进行分析，并提出相应的解决对策。

关键词：高职院校;科研项目档案;收集;问题;解决对策

高职院校科研部门对科研项目档案收集齐全、完整、系统性的把握在科研管理工作中容易轻视。学校档案部门在档案收集工作中也往往侧重于文书、教学、会计、设备、基建等传统门类档案的收集。学校科研档案是高校科技档案的重要组成部分，是指在高校科学研究管理和实践活动中直接形成且具有保存价值的文字、图表和声像等载体材料，是高校科研工作的重要组成部分。理论上讲，高校科研管理和档案管理工作对高校科研档案都提出了归档材料符合完整性、准确性、系统性的要求。高职院校科研项目档案收集归档工作的好坏，能够反映出高校科研档案资源库建设完整情况和高校科研管理工作的水平。做好学校科研项目档案的收集工作，能够丰富高校档案信息资源，为广大师生开展科研工作提供指导查考服务。

一、高校科研项目档案收集不齐全问题的现状

按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号），科研项目档案内容主要包括下面这些内容：一是研究准备环节：主要有项目课题立项、获批材料，如申报课题通知、立项结果通知、申报书、任务书、委托合同书、课题预算等。二是研究实验环节：课题研究实施方案，研究实施中各类原始记录材料和数据（包括图纸）、样品等。三是检查、结题环节：有中期检查材料、结题报告、相关论文专著成果，专家评审结论、结题鉴定证书、总结材料等。四是奖励申报环节：有成果奖励申报审批材料、获奖材料、专利申请书及证书原件。五是推广应用环节：有转让合同协议书，推广应用说明、反馈意见、科研成果宣传报道材料等。

从高职院校科研档案实际收集归档结果看，申报课题通知、立项结果通知文件、结题鉴定证书或验收通过文件、横向课题合同委托书、专利证书复印件等材料比较齐全，其他材料科研管理部门均没有收集后向档案部门移交。整体而言，科研项目档案收集情况不理想，归档材料较少，“重立项审批、结题鉴定等结论性文件材料，轻研究实施过程、申报奖励、推广应用、成果转让等诸多材料的收集归档”问题突出。这部分未收集归档的科研项目材料正是科研项目档案的重点部分，缺失后大大影响后期对科研项目档案的开发利用，科研项目档案的查考指导作用得不到发挥。

二、高职院校科研项目档案收集不齐全的原因

（一）学校科研教职工对科研项目的知识产权归属不清，将材料据为己有

接受学校的任务或主要利用学校的物资、材料支撑、软硬件条件并获取学校科研奖励后所完成的科研成果均为“职务成果”，高校教职工所承担的科研项目应归属于学校所有，而非教职工个人所有。按照《普通高等学校档案管理办法》规定：学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门科研人员及时整理档案和立卷，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。规定中对高校科研人员进行了明确的整理归档要求。现实中由于从事科研工作的教职工对产权归属不清晰，在完成负责科研任务后，将应该立卷归档的科研项目材料留在自己处，不向学校科研管理部门移交。

（二）学校科研部门工作人员认知不足或责任性不强，未及时收集科研材料

按照规定，科研项目在鉴定验收时应通知档案部门参与，但由于高校科研项目数量较多，档案部门人员匮乏，项目鉴定验收往往由学校科研部门组织实施。加上科研部门个别工作人员科研档案认知不足或责任性不强等诸多原因，轻视了科研项目验收应提交全過程材料的要求，只注重上述部分材料的提交情况就予以验收通过。其他重要材料就被科研教职工据为己有，有些教职工本人也不知道需要移交归档，随着时间的流逝，很多材料丢弃不知去向，导致相当数量的科研项目材料得不到妥善地归档保存。

（三）档案工作人员对科研项目档案归档工作的重视不够，未按科研档案归档规定严格执行

高校档案机构由于档案人员队伍配置严重不足，工作人员一人身兼数岗，特别是高职学院档案机构隶属于学校办公室，编制仅一人，还要担当着办公室其他一些杂事工作，根本没有精力和时间专门从事门类众多的档案管理。年度归档中只能满足于主要档案材料能移交归档的程度，无暇严格按照档案完整性、系统性、准确性等要求去审核材料是否符合科研档案归档要求。

三、解决高职院校科研项目档案收集不齐全问题的对策

（一）科研管理部门应将科研人员档案移交情况与教职工年终个人绩效挂钩

与经济收益挂钩历来就是一种效果较好的举措，如果年度内材料移交不齐全，不完整，科研管理部门进行评判后，直接反馈给高校人事部门。人事部门按照学校科研档案管理考核机制，直接扣减相应绩效工资。处罚只是手段，目的是督促其主动移交归档。

（二）做好高职院校科研工作政策和知识宣传解读，让教职工知晓科研项目产权归属

这一点非常重要，科研管理部门可通过校园网络平台、微信公众号等新媒体，宣传、解读科研项目产权归属方面的知识、科研项目档案材料内容及考核机制，让科研人员主观上积极主动做好科研项目材料的积累、保存、移交归档，解决材料不齐全的突出问题。

（三）高职院校科研管理部门和档案部门应增强科研项目档案收集意识，严格按照科研档案管理制度执行

学校科研部门工作人员应熟知科研项目档案内涵及相关管理规定，增强责任心，及时督促科研人员上交全过程档案材料，并做好审查核对，确保科研项目档案材料的完整、准确和系统。档案部门工作人员要尽可能克服人员不足困难，主动与科研管理部门沟通，积极参与到科研项目验收环节中。科研部门应将档案材料验收情况直接纳入项目验收意见中，材料不齐全的不予通过验收。

【参考文献】

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