司法行政工作中数字化档案管理的运用分析

李洪波

摘 要：档案管理在司法行政管理体系中占据了重要的地位，做好档案管理工作具有独特的价值。随着互联网的不断普及和深入，人类社会已经进入了数字化时代。对于司法行政工作中的档案管理工作而言，数字化时代背景下不仅具有较大的挑战，同时也是机遇。需要充分利用现代信息技术在档案管理工作中的重要功能，建立完善的档案管理机制。随着社会经济的发展，我国的司法档案管理中出现了很多与现代化发展不相适应的问题，阻碍了司法档案价值和作用的发挥，本文针对司法行政工作中数字化档案管理的运用进行了深入地探讨。

关键词：司法行政;数字化;档案管理

我国社会经济的发展推动了科学技术的进步，尤其是现代信息技术的发展使得该技术的使用门槛有效降低，在很多行业中实现了深入地应用。信息技术在各行业以及人们生活中的应用改变了很多传统的管理方式。司法行政中的档案管理工作也面临着信息技术的冲击，原有的管理模式在数字化时代已经不能够有效地发挥其作用了，急需构建适应现代社会发展需要的管理机制，这一点直接关系到司法档案管理工作的健康与可持续发展。司法档案管理工作具有重要的价值，各个相关主体都应该强化自身的责任意识，加强对档案管理创新的认识，积极探索档案管理的创新途径。数字化时代信息产生速度在不断地提升，信息的数量也在不断扩大，创新档案管理方法，提升管理水平，加快档案管理机制的现代化建设也是数字化时代发展的要求。司法行政中的数字化档案管理已经成为了一个不可阻挡的重要趋势，运用数字化管理有利于促进司法行政工作质量的提升。

一、司法档案的特征

司法档案的内容复杂多样，其中包含了文字、图片、音频以及视频等多种形式，这些资料的综合构成了我们的司法档案，其内容的多样性和复杂性也增加了司法档案管理的难度，为司法档案管理提出了更高的要求。司法档案管理工作的效率和质量直接关系到司法行政工作的效率和质量，因此需要加强重视，避免由于档案管理工作的问题制约司法行政工作开展。随着社会不断发展，司法档案与很多领域都有着密切的联系，需要进一步加强对司法档案管理工作的重视。我国的司法档案管理在多年的改革中，内部的变革更加深入，当前的司法档案管理工作需要着重考虑如何在当前的形势下提升档案管理的质量。在司法档案中，诉讼文书和影像资料等都是其重要的组成内容，这些资料都是司法机关在司法活动中直接形成的，按照相关的规定进行整理归纳后形成的档案。司法档案具有严肃性、原始性和专业性三个重要的特点，与一般档案不同，司法档案与当事人以及事件有着最为直接和密切的联系，所以司法档案具有严肃性，象征着法律公平正义。大部分的司法档案都是通过手抄形成的，是对案件最原始的记录，直接呈现出来的，对案件细节等各方面的记录都是非常真实的，因此具有原始性和专业性的特点。同时，档案如果涉及到一些人的隐私，则司法机关会对隐私进行保护，与案件无关的人员是无法进行查看的，这也体现出了司法档案的保密性。司法档案的这些特点体现出了档案管理的重要性，一旦司法档案被破坏或者丢失就会造成较大的损失，对司法行政工作的开展造成不良影响。

二、将司法档案进行数字化的意义

司法档案长期以来都是纸质档案，直到今天还是有很多地方的司法档案是纸质档案，无论是进行检索还是整理档案，都需要耗费大量的时间和精力，具有较大的难度，维护和保管都十分不方便。在进行档案的备份以及存储上成本也比较高，并且纸质档案容易受到破坏或者丢失，造成许多必要的问题出现，对社会经济的发展极为不利。随着计算机网络和信息技术的不断发展，纸质档案逐渐朝着电子档案发展，电子档案具有更加方便快捷的特点，更加适合当今时代的发展需求。通过对纸质档案进行扫描，将纸质档案转换为电子档案，直接存储到计算机数据库中，方便快捷，省时省力，具有更加高效地管理优势。

通过数字化的档案管理，有利于将资料及时地进行归档，方便利用，提高资料的利用率。数字化档案更加真实可靠，对案件的反映也更加真实。用户查询资料更加便捷，只需要让办公人员动动手指就能够完成资料的查询工作，实现对当前事情的全面连接，数字化档案突破了传统档案管理的局限性，实现了司法档案的时空流动，将文件实体变成了信息化管理，提升了司法档案管理工作的效率。传统的档案都是文件实体，这些纸质资料在使用的时候难以查找，保存到档案室以后难以储存和维护，当事人想要使用比较麻烦。通过数字化的管理可以有效地帮助使用者快速搜集到想要的信息，打破了时间和空间的限制，提高了档案资料的使用效率，能够更大程度的发挥档案资料的作用。传统的档案管理模式能够满足社会经济发展的需要，但是随着社会经济发展变化，档案资料的类型和数量越来越多，逐渐增加了档案资料管理人员的负担，导致档案资料的管理效率低下，不能够按时按质的完成管理工作。数字化档案管理模式改变了传统管理方式，将实体文件转变为数字化信息，大大节约了管理成本，节省了占地空间等，提升了档案管理的经济效益。

三、在行政工作中如何合理地运用数字化档案管理

（一）数字化管理制度要完善。

数字换管理制度是对司法档案数字化管理的重要保障，只有不断完善管理制度，才能够促进档案管理工作安全有序的开展。当前形势下，我们需要对网络安全管理制度、归档制度以及数字档案鉴定制度进行完善，保障数字化管理的安全。司法档案不仅具有很高的史料价值，还有一定的司法参考价值，这些特殊的意义都使得司法檔案管理工作要加强保密，提升档案管理的安全性。在采用数字化进行档案管理的时候，需要对档案管理的保密工作加以重视，不能够掉以轻心，以免泄露相关机密。尤其是在司法行政工作中，保密性更强，更加需要注重保密工作，一旦出现秘密泄露，相关的责任人也会被问责。司法行政档案的特殊性和重要性不言而喻，在进行电子归档的时候要确保电子档案的安全可靠，指派专人对电子归档进行监督核查，加强电子文档的保管和维护工作，不能够出现任何的差错。加强安全防护措施建设，防止电子档案遭受到不法分子的攻击和破坏。

（二）建立案件管理系统，以及信息查询子系统。

为了提高司法行政人员的管理效率，工作人员应当建立完善的案件管理系统，以及信息查询子系统，为工作人员的工作提供更加便利的条件，节约司法行政人员的案件信息查询的时间，降低司法档案管理中的工作成本，不断发挥自身的优势，提升司法行政工作质量。构建标准的司法机关信息数据库对于司法行政工作人员来说具有重要意义，也是每个工作人员应当着重思考的问题，只有对案件中的信息数据进行科学而又安全的管理，才能够为案件信息的查询提供条件。构建标准的案件管理系统还有利于提升案件信息的公开性和透明性，保证司法行政工作人员的行为受到人民的监督。随着数字化管理的不断推进，信息查询和办理变得更加方便快捷了，当事人只需要提供相关的个人信息就能够进行准确而快速的查找，在计算机中进行快速的查阅。并且查阅的时候只需要通过一两个信息就能够快速查找出自己想要的各种信息，调阅案件的速度非常快，也十分准确，提高了办事的效率，保障工作的人员的工作质量。传统的司法档案查询需要当事人人工进行翻阅，不仅效率低而且容易出现差错，不能够适应当今现代化社会的发展需求。因此，数字化管理在司法档案管理中具有十分重要的作用，具有不可忽视的作用。

另外，提升管理人员的数字化水平也很重要。司法档案管理工作最重要的就是管理人员的素质和专业化水平，应当着重打造一支具有高素质的专业化人才管理队伍，提高管理人员的数字化水平。

随着时代的发展，传统的司法档案管理模式已经无法适应当前司法行政工作的需要，应当积极采用数字化技术进行司法档案管理，促进行政工作人员工作质量的提升。在进行数字化档案管理模式的时候，要注重加强网络安全维护工作，保障档案管理的安全性，不断完善数字化档案管理制度，建立案件管理系统，以及信息查询子系统，为工作人员查询案件信息提供便利，不断加强在职管理人员的数字化管理技术培训，提高管理人员的数字化水平，促进司法档案价值的实现。

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