信息化背景下企业档案管理人员探讨

朱书珍

摘要：随着我国社会经济的不断发展，传统的纸质档案管理工作已经不能够适应当前的信息化时代发展要求，企业需要改变管理模式和服务模式，不断适应当前的时代趋势，让企业获得更好的发展。这种情况下，作为企业的档案管理部门应该坚持创新驱动，改进落后的档案管理模式，积极开展企业信息化建设，推动其管理工作符合时代要求。

关键词：信息化背景;档案管理人员;企业管理

中图分类号：F272 文献标识码：A

引言

企业档案是企业存储信息的重要途径，它记录了企业的发展进程，可以为企业决策提供依据，对企业的快速发展有着重要的作用。档案管理的根本目的是合理、有效地利用档案为企业发展服务。随着社会经济的飞速发展，信息量剧增，档案信息也呈现出多样性、分散性和交叉性的特点，传统的档案管理方法很难适应社会的需要，这就迫使档案管理人员改变观念、与时俱进，认真学习档案信息化新技术，满足社会和企业发展的需求。

1当前企业档案管理人员存在的主要问题

1.1思想政治素质有待提高

企业档案管理人员应具有较高的思想政治素质，思想上要坚决拥护党的领导，热爱本职工作，遵守法律和职业道德规范，严守企业秘密。由于很多企业对档案工作不够重视，加上本身档案管理工作也比较枯燥乏味，使得部分档案管理人员缺乏职业认同感，思想消极懈怠，政治信念淡薄，责任意识不强。

1.2专业知识不足

扎实的专业知识全面的业务能力对档案管理人员是必不可少的，但当前档案管理人员专业知识参差不齐，有的甚至到了匮乏的地步。很多企业的档案管理人员并不是档案专业毕业，甚至没有接受系统的培训，所以理论基础比较薄弱。具体体现在：不明确档案管理的基本原则、规章制度，档案立卷、归档的基本要求和方法，对移交进来的档案把关不严格，不重视档案的收集和编研等等，这些差距都严重制约了档案工作的管理质量和服务水平。

1.3整体文化素质偏低，综合能力不强

很多企业对档案管理工作的重要性认识不足，定位为闲职或养老職位，因此很多单位档案管理人员的入职门槛较低，导致档案管理人员学历和整体文化素质偏低。除了基本的文化素质，档案管理人员还要具备良好的沟通、写作及逻辑思维能力，这些方面很多档案管理人员有欠缺。另外，信息技术的快速发展推动了档案信息化建设，为档案管理的提升提供了机遇，同时也对档案管理人员提出了更高的要求。有些档案管理人员因为自身学历、年龄、学习能力的欠缺，完全达不到信息化建设的要求，所在单位只能维持传统、单一的档案管理模式，严重制约了档案管理工作的进一步提升。

1.4开拓创新意识不强

时代在发展，档案管理工作也有了新的要求，管理人员应该通过不断学习来改进工作方式和方法，转换工作思路，以最大程度的提高工作效率。但有些档案管理人员缺乏这种开拓创新意识，工作缺乏主动性，得过且过。

2信息化背景下企业档案管理人员素质提升的途径

2.1升级档案管理与服务模式运行机制

考虑到信息化背景下档案管理与服务是一项工作量比较繁杂的任务，需要依据档案实体将档案目录和档案内容进行比对、剖析以及档案目录修订的一种工作。针对以往档案管理工作难度大、错误率高的情况，可以利用新一代物料跟踪与信息识别的无线射频识别技术（RFID），构建自动化、信息化、智能化档案管理系统，为档案管理与服务模式运行效率、综合实力同步提升提供依据。

基于RFID的智能档案管理系统主要是依托计算机软件技术、无线射频识别技术，从档案存档、借阅、生成、查找、安全、盘点等各个环节入手，以无线射频识别技术为信息存储媒介，在手持终端、通道式 RF 读写设备、固定 RF 读写器支持下，与后台数据库管理系统紧密配合，实现档案资料查找、盘点、节约、归还过程信息化、高效率管控。在整个过程中，管理系统可与现有监控系统展开联动，实现多级部门间档案信息的无缝隙对接及实时、远距离交换传递。如果检测到的信息不准确，可以通过智能档案管理系统对信息及时处理、更正，确保信息的一致性。

此外，应在建设数字化档案管理过程中，利用加密技术对信息进行加密保存，从根本上切断馆内本机网络与外界网络的联系阻隔外界的非法网络，保证信息的安全。

2.2加强企业档案管理人员继续教育

企业档案管理人员多是自学成材，加强档案管理人员的继续教育迫在眉睫。档案管理人员要掌握档案管理的原则和方法以及各环节之间的相互关系，提高理论水平和业务技能。档案管理人员应加强继续教育，参加上级主管单位及本单位要求参加的各类档案管理继续教育培训班、参加档案学历教育、自学档案业务书籍等。

2.3加强复合型人才培养

数字档案是信息时代不可缺少的组成部分。在信息时代，所有事物都朝着信息化的方向发展，信息时代的到来为档案管理工作带来了发展契机。通过信息技术的参与，可以促使以往储存量、交互量十分巨大的档案馆库存信息管理变得非常便捷，为信息传递提供了有效的方式。而企业档案管理人员直接影响了档案管理质量。一方面，要根据信息时代档案管理要求调整人员工作安排、工作内容的基础上，应加强管理工作人员在知识结构、多媒体技能培训的重视。制定有针对性的人员培训教育方案，综合利用内部教育、专家讲座、远程教育等方式提高内部人员工作意识及能力，为信息化时代档案管理效率、质量提升提供依据。

另一方面，传统的档案管理需要查阅庞大的纸质档案，由于纸质档案在查阅时需要搬动，对档案管理人员的体力提出了新的要求，加重了档案管理工作人员的负担。而数字档案并不需要庞大的纸质文档，查阅时只需检索相对应的数据，整个过程较为方便快捷。面对管理内容不断丰富、资料承载体系和载体日益增多的档案资源，企业应构建定期更新、完善的人员培训教育机制及激励制度。鼓励档案管理人员主动与其他业务部门联系，了解多级部门信息管理需求，主动提升自身业务能力，满足信息化时代档案管理要求。

2.4要加强档案管理人员的综合技能素质

档案管理人员联系着整个公司的运营和进步，档案人员的整体素质能够体现出一个企业在人们心中的印象，因此提高档案管理人员的素质尤为重要，因为只有这样才能提高档案管理的工作效率，才能推进档案的科技化和现代化的进步，但是想要熟悉档案管理工作也要分步进行。首先，作为一名档案管理人员来说，要熟悉基本的档案管理操作，档案的接收、整理、分享这些过程需要仔细把控，并且在他人利用档案的过程要谨慎借阅，在招聘方面应该大力引进一些技术型人才，多招聘一些专业知识牢固的档案管理专业的人才，在老员工方面，多多为老员工渗透档案管理类的知识，在当今这个快速发展的社会潮流当中，新兴领域的不断兴起，导致了对于档案管理部门来说也要面临更新的挑战，所以身为档案管理人员也要不断学习新知识，适应当今社会的各种难关，提高个人的能力和知识素养，运用新时代的崭新产物来改进档案管理工作，实现举一反三、单一到多向的华丽转型，并且扎实地进行新时代的学习。

结束语

综上所述，新时期，企业档案管理工作显得愈发重要，作为一名档案管理人员，应该热爱本职工作，紧跟时代步伐，熟练运用先进的信息管理技术，全面提升自身素质，以适应新时期档案工作的要求，为社会发展作出贡献。

参考文献：

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[2] 刘葭.信息时代如何提升企业档案管理人员素质[J].陕西档案，2019（01）：41-42.

[3] 刘明阳.档案管理人员应具备的素质探究[J].新闻传播，2019（3）：117-120.

（作者单位：宿迁市城市公共交通有限公司）