新时期单位档案管理现状与解决对策

徐敏

摘要：档案资料管理在单位的工作中占有重要地位。这关系到每个员工的切身利益，是组织考察和选拔干部的主要依据。但是，由于传统档案文件管理系统的不完善和档案文件管理技术水平的低下，档案文件管理过程中仍然存在很多问题。如何规范档案管理，实现档案管理的科学化和现代化，是单位内部管理的重点。因此，单位必须改善档案管理制度，提高管理人员的专业水平，深刻认识档案管理的重要性。

关键词：新时期;单位档案管理;现状;对策

由于社会经济飞速发展，个别单位仍采用传统的档案管理方式，造成档案管理时间长，人力资源浪费，传统档案管理的缺点正在逐渐显现。因此，单位要坚持与时俱进的原则，提高档案管理效率，进一步提高单位的服务能力。

1.单位档案管理的原则及创新的重要性

档案是国家机构管理的重要基础，也是单位收集保管信息的重要方法。在档案文件管理中，应结合多种方法来强化技術标准，并采用实用的档案文件管理方法来有效克服档案文件管理的局限性。针对单位档案管理中存在的问题，相关管理人员应增强自身的自律意识，增强责任心，制定科学的档案管理体系，采用综合档案管理方法，融入现代档案管理理念，并与时俱进。如今，在新时代不断发展的背景下，社会对单位管理提出了更高的要求。目前，在单位所涉及的各种管理工作中，档案管理是其中非常重要的一部分。其管理水平与单位各项活动的顺利实施之间有着非常密切的关系，加强档案管理工作水平对提高单位各项业务的效率和质量具有重要意义。

2.新时期单位档案管理现状分析

2.1档案管理制度有待完善

必须有一套完善的管理系统和准则，以确保档案文件管理的标准化和科学化。目前，大多数单位都出台了档案管理制度，但是它们遵循形式主义，工作人员经常不遵守规则，这导致档案管理混乱，这客观地反映了单位对档案管理的重视不足。另外，单位内各部门之间缺乏有效的沟通机制，协作能力差，在一定程度上降低了档案管理系统的执行力，从而影响了档案的规范化管理。

2.2档案设施陈旧，信息化水平有待提高

随着网络信息时代的到来，大多数单位已经开展了信息管理时代。但是，由于资金投入较少，仍有一些单位使用过时的和落后的硬件设施，并使用手动检索方法。另外，某些设备未配备计算机，或者文件盒很少，这导致文件的随机分类，这增加了文件搜索的难度。有些没有按照档案管理法规的要求建造档案，也没有采取措施防止档案中的防火，防潮和防虫害等。尽管档案管理已基本实现了信息化，但由于管理体系落后，电子档案管理人才匮乏，阻碍了档案管理与信息技术的有效结合，因此，档案管理的质量没有得到实质性的改善。

2.3档案人员的业务素养有待提升

在档案管理中，档案人员是这项工作的直接参与者与实施者，其业务素养与知识储备均会明显影响到档案管理的工作质量。为此，培养一支专业化、高素质的档案人才队伍是提高档案管理质量，保证档案工作顺利实施的重要前提。然而由于长期思想认识方面的不到位，不少单位对档案岗位的招聘要求极低，从而使得档案人员的专业素养普遍不高。尽管有的单位会定期组织档案人员参与业务培训，但依然无法弥补这一缺陷，也难以真正提高档案人员的业务能力。由于岗位能力不匹配、硬件设施陈旧滞后等原因又会阻碍档案人员工作效率的提升。

3.新时期单位档案管理对策

3.1加强档案管理制度完善工作

在单位档案管理工作中，因为涉及的内容非常多，所以在整体上具有非常明显的专业性。这就需要单位根据实际情况构建出完善的档案管理制度，保证在内容方面可以满足一定的科学化以及规范化等要求。同时，在对档案管理制度进行实施时，还应该将相应的监督管理工作进行全面落实，并且在一定的时间内对档案管理工作情况进行考核。对档案管理工作流程进行不断优化与完善，通过构建出完善的制度体系，保证档案信息收集以及整理等工作可以实现顺利开展，制定出科学的档案管理工作考核方法，通过这种方式可以在一定程度上提升档案管理工作效率与质量，有效避免各种档案管理风险问题的产生。

3.2构建信息化档案管理新模式。

随着社会的快速发展，各行各业实践出现了新变化，呈现出许多新的发展特点。“明者因时而变，知者随世而制”，新时期单位在实际工作中应当因时而变，将构建信息化档案管理新模式作为工作中心，有意识、有针对性地运用信息技术，走上数字化建设之路。在进行信息化档案模式探索时可以先吸收和借鉴其他单位的工作经验，再结合自身情况，达到满足本单位的个性化建设需求。现代信息技术会随着时间的推移不断发展，为了增强单位的信息化程度应当投入专项资金完成设备更新，不断优化档案信息应用平台，并定期进行系统维护和升级。

3.3增强管理人员的自身素质、提升管理技能水平

为了实现单位档案管理的高效率，管理人员的综合素质和管理水平必然成为重要条件。建立一支受过良好教育的专业管理团队，以提高整个管理团队的整体素质。档案管理员应当进行职业素质教育，提高职业素质，能够根据单位的性质进行整理和组织。同时，有必要加大经济投入，引进先进设备，不断提高员工的业务水平和专业技能。规范数据管理人员的职责和权限，增强管理人员对档案文件管理的认识，充分了解文件材料的当前收集，记录和分类，然后能够与其他部门进行有效的沟通。

结语

在新时代，单位应实施档案文件管理，并通过使用信息技术阐明档案文件管理的思想。档案管理人员还应当增加对自己工作的认识，认识档案管理的重要性，提高服务能力。

参考文献：

[1]康海涛.新时期单位档案管理工作的创新及优化[J].中外企业家，2020（5）.

[2]唐晔.新时期单位档案管理工作创新思路研究[J].大众标准化，2019（14）.