事业单位图书资料信息化技术管理研究

王丹慧

大庆高新技术创业服务中心，黑龙江大庆163000

图书资料管理是事业单位的基础工作之一，科学的图书资料管理可把握行业趋势，促进事业单位各项业务工作的顺利展开。随着信息化、网络化与大数据等技术普及，图书资料获取更加方便，图书资料应用更加方便，但是图书资料高精度、高质量与高效率检索仍然面临一些难题，为了提高图书资料管理有效性，还要发挥信息技术的实用价值，大力建设信息化的管理体系。

1 图书资料信息化管理的意义

图书资料信息化管理突破了人工管理的限制，扩大了图书资料收集视野，提升了图书资料管理的效率，进一步解决了图书资料管理的成本问题，更可以满足事业单位专业技术服务中的各种信息资料需求。图书资料信息化管理提高了相关工作的集成性，建立了专门的图书资料管理平台，适应了信息量急剧增长的需求，达到了图书资料实时化管理要求，既可以保留图书资料原件，又可以实现广泛的图书资料供给，从本质上改变了图书资料收集与服务工作方式。信息化技术还方便了图书资料检索，可以最直接的使用图书信息资料，有助于读者更加方便、全面、快捷的阅读，提高了图书资料管理的效率。新形势下的图书资料管理不仅节约了档案管理人员的工作时间，而且增强了信息服务供给的有效性。信息化技术还凸显了高图书资料的融合性特征，方便图书信息资源检索，实现图书资料的充分整合，满足图书资料的共享需要，既能够扩大图书资料的使用范围，又能实现图书资料的个性化供给，符合未来图书资料服务需求。

2 图书资料管理技术发展趋势

2.1 信息化发展

信息技术得到了广泛普及，信息技术已经成为事业单位档案管理的主要发展方向。虽然事业单位图书资料管理仍沿用两套制的方式。但是，从趋势上可以明显的看出图书资料管理的信息化技术快速普及，纸质图书资料数量增长乏力，电子图书资料快速增长，云计算与大数据技术极大的提高了电子图书资料的获取量。事业单位普遍的重视依托大数据技术为图书资料管理提供服务。但是，图书资料数据类型众多，管理实践中业务流程较为复杂，应当使用信息化技术代替旧的管理模式，从而提升图书资料管理的效率，进一步保证图书资料管理的安全性。

2.2 标准化发展

图书资料数量信息获得速度加快，资料信息的数据量不断增长，事业单位图书资料交换的内外部机制日益扩展。新形势下需要建立协调、简化与统一的服务机制，强调优化图书资料管理标准，创新图书资源管理活动方式，强调以制度化的管理模式为基础，进一步创新图书资料管理形式，从而满足复杂社会形势下的图书资料管理需要，全面提高图书资料管理工作整体质量。落实新版档案管理法规，根据技术进步修订管理制度，出台符合实际需要的图书资料管理标准与业务运转流程，才能促进图书资料管理的持续化发展改革，提升图书资料管理的质量。

2.3 资产化发展

图书资料是事业单位的宝贵财富，这些资料不仅记录了事业单位的发展历程，而且集中展示了事业单位的科研、工作改革成果，并且是行业发展建设宝贵财富，更加涉及的公共服务数据信息，具有重要的实用价值与历史传承价值。目前，更多的事业单位将图书资料作为宝贵的财富，强调充分的利用这一资产提升事业单位的服务效能，实现事业单位社会效益的最大化。当前还要充分的利用科学技术开展相关工作，实现财力、物力与人力资源的更加高效管理。

2.4 集成化发展

图书资料集成化管理体现了现代档案建设的基本原则，符合档案管理理论与信息技术发展的趋势。集成化意味着图书资料由专职部门和专业技术人员进行最终保管。一方面提高了图书资料保管的安全性与合理性，另一方面有助于挖掘图书资料信息价值，实现高效的图书资料开发利用。例如，事业单位的数据信息是随着事业单位的发展建设不断更新的，采用集成化的管理模式可以建立信息技术平台，实现数据信息管理与业务运转的无缝衔接，做到了档案数据的自动化存续，不仅保证了档案数据信息安全，而且提高了档案信息管理质量，增强了档案服务效率。

3 图书资料管理信息化的问题

3.1 技术理念的问题

有些负责图书资料管理人员的认知度不强，缺乏先进的图书资料管理技术理念，不具备高水平的信息技术操作能力。更多的事业单位档案管理人员仅能对一般意义上的文件、档案、图纸或图片等资料进行分门别类的保存。普遍不具备信息挖掘意识与信息提取能力。由于缺乏行业知识与档案信息管理技术，还无法开展智能化存储服务，不能采用新型档案管理模式进行工作实践，存在图书资料管理工作滞后，数据信息供给不充分，图书资料信息失真的问题。

3.2 人员素质的问题

事业单位现有从事档案管理人员的能力水平相对有限，现有人员年龄、学历与技术水平均有待更新。加上事业单位对档案管理工作重视程度不高，档案管理规章制度执行与建设存在一定问题，而且日益出现专兼职档案员流动性大的情况。采用信息化的管理模式，可以在整理与收集资料方式跟上时代的发展需要。但是，受到自身知识结构、人员培训与绩效考核方面因素的制约，一些从事档案管理人员长期得不到了专业技术能力提升，不适应信息化档案管理需要。

3.3 缺少先进的制度

制度化建设是事业单位图书资料管理的重点也是难点。目前，事业单位还缺乏统一和高效的档案图书资料管理模式，相关工作的建设存在制度缺陷。这主要是因为档案信息技术普及程度不高造成的。虽然大趋势是图书资料管理的信息化，但是各地实际情况差异大，需要根据新《档案法》消除图书资料管理的制度缺陷。目前，新型图书资料管理方式与传统的管理方式差异较大，实现档案资料管理的专业性不强，不能根据实际需要完善制度、标准与管理流程。还要重视进行制度建设对比分析，加强实地情况调研在，积极根据本单位情况进行制度建设工作。

3.4 监督管理不到位

事业单位图书资料管理不仅需要发挥专业技术人员的主要作用，构建专兼职紧密配合的图书档案资料管理机制，还要形成良好的图书资料管理与应用氛围，推动相关工作专业化与创新化发展。但是，由于缺乏必要的监督机制，不能及时准确分析图书资料管理漏洞，在图书资料管理时还需要完善内外部监督机制，注重梳理以往工作的得失，采用更加有效的监督手段，从而有效防止因外部混乱因素，突破图书资料信息化管理的弊端，提高图书资料信息管理的质量。

4 信息化管理技术的应用措施

4.1 建立专业的管理系统

传统的人工模式已经不符合时代的发展需要，图书资料管理应当进一步提高效率，重视提升图书资料服务的整体质量。建立一个统一的图书资料管理系统，依托专业信息软件建立相关工作平台，可以满足图书资料广泛供给和共享需要，有效避免人工操作的误差，提高图书资料服务的整体效率。首先，建立专业数据库，运用数字化的方式进行图书资料服务，提升图书资料服务的效能。其次，发挥自媒体软件的服务作用，实现官方网站、公众号或其它APP 的高效整合，提高智能化、实时化与个性化图书资料服务的能力。第三，加强图书资料服务的宣传工作，积极展示图书资料供给服务的价值，不断发挥图书资料的实用价值。还要进一步加强数据信息资源的建设工作，尤其重视构建内引外联的机制，强调依托事业单位特色图书资源构建图书资料供给服务新体系。事业单位还要依托信息技术加强图书资料的编研工作能力，依托大数据技术进行图书资料挖掘，围绕着重点项目收集图书资料，提高图书资料服务的质量。

4.2 加强人才的引进培养

图书资料管理信息化技术使用依靠专业技术人才，提高图书资料管理人才的专业性有重要的意义。事业单位应当高度重视相关人才的培养，加大力度进行图书资料技术人员的教育培训力度，建立综合型的图书资料管理工作团队，全面提高图书资料管理与服务质量。把工作重点放在人才引进上，注重为图书资料管理输入新力量。加强现有专业技术人员培训，强调信息技术意识，提升技术短板，围绕着设备升级进行技术普及。新时代还要理清图书资料管理人员的岗位职责，加强岗位专业技术能力的考核，同时给予图书资料管理人员技术创新的平台与空间，鼓励图书资料管理技术创新，从而提高图书资源管理人员的业务意识与专业强化意识。

4.3 创建完善的管理制度

新时代事业单位图书资料管理应当发挥信息技术的基础作用，强调依托信息化的图书资料管理模式出台新型工作制度，优化从业标准，规范相关业务流程，促进全员基于信息化环境更好获得图书资料服务。首先，不断调整和完善相关管理保障制度，重视依托信息化技术特征优化图书资料管理操作流程。其次，提高图书资料管理的规范化水平，进一步细化相关工作的责任分工，严格的落实图书资料管理的责任，当出现问题时能够第一时间从制度上进行充分挖掘。第三，强化责任落实，严肃监督机制，基于制度要求实施奖惩办法，提高制度执行的严肃性，优化图书资料管理的氛围，鼓励全员学习信息技术，提高图书资料供给服务的整体质量。

5 结语

传统的图书资料管理方式已经不符合时代的发展需要，在信息技术日益快速发展的当下，应当以新型技术手段提高事业单位图书资料管理的有效性，重视创新图书资料管理的方式方法，更新图书资料管理的体系，逐步加强内外部图书资料的整合力度，明确信息化背景下的图书资料管理注意事项，提升全员对信息化档案管理技术的认知水平，基于专业的图书资料管理平台，更加完善的管理体系，实现图书资料管理有效创新，达到高质量开展图书资料管理目标。