大数据时代档案保密工作思考浅述

杨建华

摘 要： 档案管理工作是每个行业都会涉及到的工作，其实质上就是对内部重要资料保存和利用，有利于提高工作质量和办事效率，规范的档案管理，也有利于提高单位的管理质量。但处在科技信息迅速发展的大数据时代，会受到诸多因素的影响，使得档案未得到很好的保存，从而为单位档案利用也埋下了隐患。因此必须要强化档案管理保密工作的紧迫感，发挥出真正的价值。

关键词： 大数据时代;档案保密;思考

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.279

1 档案与大数据的区别和联系

从来源看，档案的来源是国家机关、企事业单位、社会团体和个人，一般来说较为固定，比如政府机构的档案馆，一般的来源是以政府机关为主以及需特定征集档案持有者，企业档案的来源是企业内形成档案内容的组织机构。大数据的来源则较为复杂且不固定。主要包含组织及个人的日常行为所产生的数据。档案一般是谁形成谁归档，大数据一般是数据管理和保管方主动收集数据内容，数据的形成者被动收集。从形式上看，档案强调原始记录，有确定的记录载体，档案收集内容和载体，在纸质上产生的连同纸张一起才能成为档案，在电脑上产生连同元数据一起才能成为档案。大数据注重的是数据内容，不管什么载体都收集过来。但是档案在根本上也是数据的集合。档案强调有价值，没有价值的记录不能称为档案，大数据不以价值为区分，更多依据现代化计算机技术对数据收集和分析。从管理方式看，档案是先筛选后保管，归档者根据归档范围确定所形成的记录是否需要归档;大数据却是先保管后根据利用目的筛选和分析。从利用目的看，档案和大数据的相同点都是以利用为目的的管理数据内容，档案的利用目的有查证、决策依据等，大数据的利用目的主要是利用数据分析手段为决策提供依据。档案和大数据都以数据为管理标的，以数据的利用为目的。在大数据时代，档案管理有條件利用大数据技术提升档案管理水平和效率，档案工作的变革势在必行。

2 大数据时代，档案工作变革必要性和紧迫性

档案作为大数据的一部分，而且是最重要的一部分数据，理应在大数据时代有所作为。但是，目前我们档案工作依旧是围绕着纸质文件的管理，即便是电子文件，多数也需要转换成纸质文件，按纸质文件管理。档案工作的理论依据依然是纸质文件时代形成的，在有些方面不适应我们现在的以电子数据为主的计算机时代和数据时代，在纸质文件时代，受限于档案存储空间和档案管理人员，根据重要性，只归档在将来可能用到的文件，达到档案的存储和利用的平衡，可能有些档案不会被利用到，也有些可能被利用的文件没有归档，但是，在大数据时代，人们的一举一动都会成为有用的数据，数据不局限于文件，包括文件、行为等，而且存储的便利性和较低的成本，可以存储更多的数据，便于为人们做决策。大数据时代，现在我们档案工作人员所做的工作电脑和机器人都能自动完成，如果不变革就会被淘汰。在当今时代，我们越来越多的工作和行为在电脑或手机上实现，我们档案工作中自动归档、自动备份和保管、自动提供利用在电脑上根据设定好的条件都可以实现。如果我们档案管理人员不能适应这个时代主动变革，就会被时代抛弃，我们现在的工作将会被电脑和机器人所替代。大数据时代，将数据掌握到手，才会作出最正确的决策。大数据时代同样也是我们档案工作者的机遇，在大数据时代，数据的产生越来越多，给我们档案管理者提供的数据管理手段越来越智能。我们档案机构经过多年积累的档案数据将会是最宝贵的资源，届时档案人员将不仅仅是档案的保管员，同时也是数据的管理者和分析师。

3 大数据时代，档案工作应该怎么变革

3.1 重新定义档案工作内容。

档案工作内容应从管理档案实体向管理档案内容转变。一切档案工作围绕档案内容开展，档案的收集根据内容收集，档案的保管根据内容分类保管，档案的提供利用根据内容提供，档案的统计根据内容统计。当然，这些工作需要计算机的辅助，更多的是通过大数据技术来实现。

3.2 重新定义归档范围。

全面对档案内容的生成者进行分析，尽量全面地记录生成者的一切相关数据。档案内容的生成者可能是一个人，可能是一个组织，可能是一个机器，可能是一个生物等等，对生成者的行为、特点、运行规律等等进行分析，对相关数据进行记录并归档。归档范围应以档案数据生成者为单位，一个单位一个归档范围。

3.3 重新定义档案工作流程。

档案工作流程不是从档案收集开始，而是从分析数据生成者开始，确定归档范围;利用自动采集设备和技术，从被动接收档案到主动收集档案，对档案内容按类型、重要性等标注并分类，对档案内容进行整理，按利用者需要提供档案数据。

3.4 重新定义档案工作者角色。

当前，档案不受重视有很多因素，有档案属于辅助工作、档案工作技术性不强、对档案从业人员要求不高等等。但是在大数据时代，档案工作的专业性更强，对档案工作者素质及能力的要求更高。档案人员从档案保管员向档案数据师转变。档案工作人员也是档案数据生成者分析师，也是档案数据整理师，还是档案数据分析师。

4 大数据时代，档案工作面临的挑战和机会

在大数据时代，数据作为决策的基础资源有着天生的重要作用。档案数据作为最重要的数据要抓住机遇，档案工作者要勇敢接受挑战，将档案事业发扬光大。在大数据时代，档案工作的开展还会对现行档案理论进行挑战和完善，也会面临很多坚持原有观念的档案工作者的质疑和阻力。但是任何新的事物和观念都是在质疑中成长和完善的。在大数据时代，对档案工作者的能力要求越来越高，档案工作者都应具有相应的计算机、数据分析、数据管理、建模等能力。档案工作将会更专业，有些不符合要求的从业者可能会被淘汰。在大数据时代，档案工作更多依赖计算机和互联网技术，档案保密形势越来越严峻。档案保密工作的潜在威胁可能来自世界各地方方面面，在档案工作的各个环节做各项档案工作的同时，都应该考虑保密。

结语：大数据时代，将以每一个单位或组织机构作为一个全宗，对每一个全宗的特点进行分析，例如对一个项目从建设、运行、改造、报废等作为一个生命周期，对生命周期中的每一个阶段相关数据自动收集和归档，对归档数据进行分析，更能保证装置的效率和稳定运行。

参考文献

[1] 李焕.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2018（13）.