基层交通行政单位文书档案管理创新策略研究

王艳

摘要：在基层交通行政单位的日常工作中，对于文书档案管理的要求越来越高，只有保障各类档案的真实性和完整性，才能准确记录过往工作情况，同时为单位的未来发展提供支持。应该加快管理模式的创新及改革，使其适应新时期单位业务特点，提升管理工作效率及质量。本文将对基层交通行政单位文书档案管理现状进行分析，明确实践中遇到的问题及原因，探索基层交通行政单位文书档案管理创新策略。

关键词：基层交通行政单位;文书档案管理;创新策略

一、基层交通行政单位文书档案管理现状

基层交通行政单位对于传统人工操作方式的依赖程度较高，尤其是在文书档案管理中采用纸质化处理模式，会对整体工作效率产生影响，而且受到人为因素的干扰较大，容易出现数据遗漏和错误等，给单位的业务工作带来负面影响。人工检查的方式不仅会浪费大量的资源，而且无法为社会公众提供便捷的服务，影响了文书档案的内在价值。近年来，随着科学技术水平的提升，基层交通行政单位在文书档案管理中逐渐采用了信息化手段，旨在构建无纸化办公环境，以提供人性化服务，提高办事效率。

二、基层交通行政单位文书档案管理的问题

（一）重视程度不高。工作人员未能意识到文书档案管理工作创新的重要性，在工作中缺乏先进的理念作为指引，导致整体管理成效受到影响。尤其是在岗位设置方面，存在一身多职的情况，无法保障文书档案管理的专业性，容易在数据信息的采集、整理和保存中出现偏差。各个部门的工作职责不够明确，无法及时获取可靠的档案信息，影响了基层交通行政单位的长远发展。

（二）工作方式较为滞后。虽然提出了建设信息化系统的号召，但是在实践中仍旧采用人工处理的方式，导致实际工作效率和质量不高，无法与时代发展保持协同。在应用计算机和相关软件时存在形式化问题，未能真正认识到信息化工作模式的作用，因此会造成资源浪费的状况【1】。

（三）工作人员的素养不高。文书档案管理人员的综合素养不高，对于文书档案的管理方法缺乏认知，仅凭自身的工作经验实施管理，容易造成档案丢失或者泄露等情况，给单位造成严重损失。

三、基层交通行政单位文书档案管理创新策略

（一）提高创新意识。工作人员应该积极转变思想观念，跟随时代的潮流在工作中改革创新，能够运用先进理念作为指导，构建全新的文书档案管理机制。在单位内部积极开展宣传教育工作，使各个部门认识到文书档案的价值及作用，积极配合相关工作人员做好档案资料的采集、整理和归档工作，防止档案的真实性、完整性和时效性受到影响，在工作中实现全员参与，为文书档案管理创造良好的内部环境。要结合本单位的实际情况制定相应的管理措施，并且主动总结过往管理模式的弊端并予以创新，从固有思维中摆脱出来[2]。引入先进的精细化管理理念和标准化管理理念，确保每一个工作环节有条不紊的推进。加强政治理论学习，树立了“讲工作、讲团结、讲奉献”，“只为成功找方法，不为失败找理由”的个人工作信念，成为自己“基础工作做牢、创新工作突破”的动力，不仅自己能认真学习、深刻领会，而且还利用多种渠道和途径，经常向工作对象作宣传引导工作。

（二）加快制度创新。制度是实践工作开展的基本依据，因此也应该以制度创新为依托，强化对每一项管理工作的约束及控制效果，避免在文书档案管理中造成混乱性问题。在制度建设中应该始终遵循实事求是的基本原则，了解基层交通行政单位的业务内容、特点和未来发展需求等，真正落实以人为本的理念，确保制度体系能够为人才发展创造良好的保障【3】。建立符合工作岗位需求的奖惩制度，针对文书档案管理中表现优异的员工进行表扬，为单位内部其他人员树立典型榜样，可以提高整体积极性，增强单位内部凝聚力。如果员工态度消极，在工作中出现较多的失误，则应该提出相应的批评和惩罚，从而起到警示效果。

（三）增进部门配合。文书档案管理不是某一个部门的任务，而是要各个部门之间共同参与，以便在相互配合中提升整体管理水平，提升文书档案的效用。为此，应该做好各部门负责人之间的密切联系，了解不同部门的工作内容和实际需求，以便为其提供更具针对性和个性化的服务，提升档案资源的利用率。文书档案管理人员应该主动做好交流沟通工作，及时收集相关资料和文件等，并且督促部门负责人能够及时上传关键文件，在归档工作中更加高效和便捷【4】。可以构建完善的网络沟通平台，实现数字化档案资源的快速共享，解决时间因素和空间因素对文书档案管理工作的限制，真正提升基层交通行政单位的运转效率。当前，执法队伍刚刚成立，新情况新问题层出不穷，综合执法将对自身提出更高的要求。面对严峻的挑战，学习的自觉性更加紧迫。在以后的工作中要扬长避短，改进缺点，全面做好自己的工作，为福建高速公路的蓬勃发展献出自己的一份绵薄之力。

（四）提升人员素养。应该逐步构建一支高素质的文书档案管理队伍，这也是创新改革中的关键点。尤其是要加大在人员培训中的保障力度，提供充足的财政支持，为人员培训创造良好的条件，使工作人员能够更加系统化的学习文书档案管理知识和技能，为无纸化办公打下坚实基础。通过案例讲解、交流学习和专题讲座等形式开展培训教育，增强工作人员的综合素养，适应新时期基层交通行政单位的工作特点及要求，能够不断提升自身的学习意识，顺应时代发展积极投入到岗位工作中，实现个人价值。此外，为了使当前文书档案管理队伍结构得到全面改善，还应该引入高素质的管理人才，增强单位的工作活力【5】。做好个人工作计划，踏实工作，平凡中求佳绩。在今后的工作中更加努力从每一件事情上进行总结，不断摸索，掌握方法，提高工作效率和工作质量。尤其档案的分类和管理，在做这些事情必须很细心，努力把工作做到零差错，截止到目前共完成文书档案归档331卷。

（五）构建信息化系统。信息化建设也是加快创新改革的有效路径，因此应该引入先进的办公设备和技术，提升本单位的整体信息化水平。在文书档案信息化管理系统建设中，应该由专业机构负责，确保各项操作模块及功能与基层交通行政单位的工作内容相契合，提高信息化系统利用率，真正为工作人员提供便捷，解决人工操作的局限性问题。注重对工作人员的培训，使其掌握信息化技术的使用方法，真正推进常态化发展，满足数字化和智能化建设的要求【6】。积极做好信息化系统的維护及管理，防止档案信息的安全性受到影响，维护本单位及公众的合法权益。

结语

基层交通行政单位在文书档案管理中取得了一定的成果，面临纸质化管理向数字化管理的挑战和机遇，必须提升本单位的创新水平，以充分体现文书档案的价值，加快基层交通行政单位的改革步伐。但是，由于重视程度不足、管理方式落后和人员素养不高等问题的存在，也使得文书档案管理成效受到影响。为此，应该通过提高创新意识、加快制度创新、增进部门配合、提升人员素养和构建信息化系统等途径，确保管理方式与社会发展保持协同，彰显文书档案管理工作的现实意义。

参考文献

[1]冯晓玲.基层文书档案管理工作探讨[J].行政事业资产与财务，2021（18）：111-112.

[2]冯晓玲.办公室文书档案收集与归档工作管理现状研究[J].办公室业务，2021（17）：10-11.

[3]李福裿.文书档案管理工作与文秘工作一体化建设路径[J].黑龙江档案，2021（04）：108-109.

[4]纪媛媛.信息时代文书档案管理工作现状及创新路径[J].黑龙江档案，2021（04）：262-263.

[5]郑慧丽.事业单位文书档案管理效率的提升策略分析[J].黑龙江档案，2021（04）：322-323.

[6]高丽.新形势下文书档案数字化管理的策略分析[J].兰台内外，2021（24）：35-36.