探究目前建筑工程资料管理中存在的问题与对策

仇新胜 齐志国

摘要：有效的收集、整理以及存储工程资料，对工程的顺利开展具有重要保障作用。应重视各部门间的协作，将部门间的力量结合起来，重视资料整理工作，进一步完善管理制度，引用更加先进的管理方法，保证工程资料的真实、可靠以及有效。故而本文将结合实践针对建筑工程资料整理时面临的一些常见问题展开探讨及分析，并提出了可行的改进对策，以供参考。

关键词：建筑工程;资料整理;工程管理

中图分类号：TU198文献标识码：A文章编号：2096-6903（2021）10-0063-03

0引言

随着时代的进步，建筑工程行业得到了前所未有的发展，同时形成了大量的工程档案，档案不仅是工程建设的一部分，更是工程建设实体形成的重要历史依据，为后续工程实施扩建、改建以及维护等工作的顺利开展提供数据支持。建筑工程档案资料管理工作量较大，涉及到的内容较为繁杂，直接影响着工程项目的开展效果，故而必须加强对该项工作的重视，通过有效的收集、整理、存储以及利用建筑工程资料，实现对整个工程信息的有效管理，发现其中存在的问题，并采取相关措施进行整改，从而为工程项目建设的有序进行奠定基础，进一步提升工程资料管理水平[1]。

1建筑工程资料管理的重要作用

为了保障各个施工环节的安全及施工质量，就必须重视工程资料的有效管理，所有工程都不例外。作为完善建筑工程管理不可缺少的环节，工程资料管理必须做到程序化、制度化、标准化以及规范化，是保障建筑工程顺利开展的重中之重，具有不可替代的意义。具体可表现为三个方面：首先，工程资料对于建筑工程的开发建设来说属于开发管理的一种有效路径，能够全面保障工程建设质量。因为在建筑施工过程中，需要不断查阅资料，探索施工中面临的问题，并详细记录整个问题的处理过程，这样才能为下次施工中遇到的困难提供参考资料，同时在资料上也可以充分反映出工程的建设质量;其次，作为工程项目管理不可缺少的一个环节，资料管理工作的开展，需要结合相关规定，收集完整、真实的工程资料，以此来保证工程进度的稳步推进，保证下一项工作的顺利开展。一般来说，只有在建筑工程中收集真实、齐全以及完善的工程资料，才能保证建筑工程的

作者简介：仇新胜（1985—），男，山西曲沃人，本科，工程师，研究方向：工程建设、安全管理、洗煤厂洗选工艺、铁路装运等。

完整性，为相关人员在后续工程进程中随时查阅施工资料或者检查工程内容提供便利，这不仅保证了工程的完整性，还为后续工作的开展保驾护航;最后，建筑工程管理水平可以通过建筑工程资料管理充分展现出来，因为在工程中全部资料都是相关人员在工程中对材料、技术等信息的管理和收集而来，与工程本身有同等不凡的作用，能够将工程实际情况充分展现出来。故而对于建筑工程项目而言，建筑工程资料管理至关重要，应做好资料管理工作，才可以为工程稳步、有效地开展奠定基础。不仅如此，基于建筑工程各个项目的差异性，建筑工程还有隐蔽性特点，在人员、资料、进度等各层面缺乏有效监管，这时工程资料在建筑工程开展中就可以起到监督指导作用，保证项目的良好开发，最大程度避免施工中的不足之处，引导工程项目向良好的方向迈进，全面推动建筑工程的圆满进行，为其后续的顺利开展发挥积极作用[2]。

2工程资料管理中面临的问题

2.1缺乏健全的建筑工程资料管理制度

第一，管理效率不高。众所周知，建筑工程资料具有较大的信息量，特别是在建筑业的迅猛发展下，工程资料愈加复杂，变动性也较大，需要及时跟进工程的施工进展不断整理与收集相关资料信息，但是若管理效率不高，必将造成大量资料的积压，不但会直接影响工程的施工进度，还会导致资料管理质量难以保证。第二，资料管理质量不高。工程资料涉及到的范围较为广泛，包括项目中各阶段形成的文件及数据，内容复杂、繁琐，需要实施有效的分类收集。一些企业在资料管理中过于重视收集资料数量，但对于资料的安全性、實用性却未能给予重视，没有实施专业的甄别鉴定，长此以往，必将影响资料的管理水平。除此之外，相关管理人员不重视对重要文件的保管，导致资料丢失，不仅影响工程后续建设，还会降低资料管理质量，使得整体工作效率不高，项目的经济效益更是无从保障。所以，必须制定明确、健全的管理制度，使资料管理工作能够有条不紊地进行，更加规范化、标准化，不然就会出现混乱现象，特别是在工程项目资料管理量较大时，管理效率难以有效提升，管理难度较大，对工程的开展十分不利[3]。

2.2资料管理人员综合素质不高

资料管理人员与建筑工程技术人员相比，还未制定明确的专业考核制度，故而在选拔资料管理人员的过程中，无法准确测评人员的综合素质水平。同时由于管理价值难以在其工作开展中发挥出来，不仅会对建筑工程资料管理效率造成影响，还会导致资料管理出现资料丢失、不全以及混乱等问题。例如，在开展项目准确阶段的资料管理工作时，未能将资料的引导作用发挥出来，使得工程项目难以顺利开展;在项目竣工过程中，需要对建筑工程项目作出总结，这时若管理人员素质不高，那么资料的总结作用也将无法落到实处。

2.3资料管理人员对收集资料的了解不全面

资料管理工作开展中，建筑工程资料收集尤为重要，在管理一些繁杂的资料信息时，一些管理人员未能全面了解建筑工程收集资料的具体需求，导致诸多问题存在于资料细节中，造成资料搜集不全面、不完整。例如，管理人员未能做到对收集资料的真实核查、没有认真书写资料内容以及缺少对数据信息的准确核对等，导致建筑工程资料的准确度无法得到保障[4]。

3建筑工程资料管理流程

3.1施工前的资料管理计划

工程开工前，首先施工要满足施工现场及规范要求的人员配备，且各管理人员必须持证上岗，人员的配备为施工资料的规范管理打下基础。

工程开工前，可由公司档案管理部根据国标、地标及相应规范标准，对项目管理人员进行施工资料交底，签订资料管理责任制，各责任人员对所编制的施工资料的真实性及完整性负责。

项目部根据工程实际情况，制定资料管理计划，也可以制定阶段性资料管理计划，计划中明确资料分工，分工要详细，避免在施工过程中出现分工不明确，各责任人互相推脱的情况。

3.2施工过程中的资料管理

施工过程中的资料管理，既要保证资料的进度与现场保持一致，又要保证施工资料的质量，施工资料与现场实际进度保持一致，真实地反映现场的实际情况，不能出现施工现场一个样，施工资料另外一个样，此为施工资料弄虚作假，是绝对不允许的[5];

3.2.1工程资料的滞后

很多工程普遍存在施工资料远远滞后施工进度的情况，对于此情况，建立一个健全有效的资料管理机制（监理单位参与）尤为重要，且监理单位在资料管理机制中起重要作用;为保证现场资料与工程实际进度保持一致，工程报验必须携带施工资料验收，验收通过后，核查施工资料，核查无误后，监理工程师当场在施工资料上签字，交于项目档案管理人员形成完整闭环的施工资料，这样做既保证了施工资料与现场保持高度一致，也保证了资料的完整性与真实性，避免了后期大量补施工资料，出现的各种资料不交圈，不闭环，不完整的情况;

在施工过程中，公司级管理人员要经常对项目部进行资料检查，检查资料的完整性与真实性，并与施工现场保持一致，形成项目级与公司级的双控资料管理，确保施工资料的质量;

建立资料考核机制，对于不履行自己职责的项目管理人员，制定奖罚机制，每月进行考核考评，计入年终考核，公司评级、评优不得推荐;项目资料员及时收集施工资料，做好三级目录，形成完整的资料体系，方便查阅检查，资料员也应经常去施工现场，了解施工现场实际情况，这样才能更好地管理资料，不至于查资料时缺什么资料都不清楚，也能在施工资料中，检查出资料的问题所在，更好地管理资料;对于施工管理资料、技术资料、物资资料、试验资料等施工资料，一定要提前准备，规范管理，其中施工物资资料，当天来的施工物资，必须随车携带施工物资的产品合格证、质量证明文件等资料供施工单位、监理单位验收，对于需要复试的施工物资，必须在监理单位人员的见证取样下送往相应的试验检测机构，复试合格后，才能用于现场施工，并及时完善施工物资料，交于项目资料员，形成完成的施工物资资料[6]。

3.2.2专业分包的资料管理

分包进场之前，必须配备相应足够的管理人员，且必须配备驻场资料员，进场前，专业分包单位提交资料管理计划表，并有相应责任人签字;定分包管理资料考核制度，计入到分包管理综合考核中;不定期、每周定期检查分包资料情况，汇总查出的资料问题，下发资料整改通知单，并限期整改，对不履行整改的分包，降低分包考核评价，也可以根据实际情况，进行分包施工资料管理罚款;培训总包及分包资料员及资料编制人员，不定期或定期进行资料培训学习，学习资料管理规程及相关技术规范，提高施工资料质量，提升资料管理水平。

3.3竣工结束后的资料组卷和归档移交

资料组卷及档案移交是资料员的重要工作，区域的不同，组卷及归档的要求也就不相同，甚至移交各方的施工资料各不相同，这就很考验资料员的管理水平，所以，资料员要首先熟悉移交各方的资料及资料标准是什么，这样才能更好地深入工作;资料员前期可以充分学习资料归档各方的标准，对于重大施工节点完成后，形成完整成套的资料，提前按照各方归档标准分类归档，每过一个施工节点，完成归档一个节点，这样节奏有序地逐渐持续到竣工结束，最后完成竣工归档，这样可以大大节约最后的归档工作量，也不容易出错，有充分的时间去管理资料[7]。

4提高建筑工程资料管理规范性的有效措施探析

4.1提高重视度和相关工作人员的职业素养

要想有效增强建筑工程资料管理的规范性，建筑企业应当提高对资料管理的重视度，并相应提升相关工作人员的职业素养。首先，企业應当建立健全工程资料管理体系，在内部形成系统化的资料管理体系可直接提高工作严谨性;其次，企业应当有针对性地对资料管理人员进行业务培训或开展思想政治教育，以此促进提升其职业素养，让员工保持对资料管理的正确认知，从而在根本上提高工作的规范性，也从根本上杜绝思想不端、行为不正。

4.2创新完善管理机制

创新完善管理机制可以说是增加资料管理重视度的有效措施，建筑企业应当根据资料管理工作的形式和内容健全管理机制，包括对资料管理工作建立新的标准和章程，对管理工作行为进行约束，以及增设将奖惩制度等。明确各个环节的工作内容和细化责任归属，可以保障有效贯彻落实规章条例，确保建筑工程资料管理的规范性，工作中出现问题也能够有章可依、有规可循实现责任追究。此外，监督机制的完善也不容忽视，增强监督性可以提高相关工作人员的警觉性，降低工作失误的发生率[8]。

4.3应用先进的科学技术

当前社会发展进程中各种先进学科技术层出不穷，比如大数据分析技术、云计算技术、智能线上办公系统等，建筑企业资料管理工作的开展应当积极应用先进科技，让科技的先进性带动提高管理规范性。企业可以搭建专属于建筑工程资料管理的智能办公系统，从项目实施前的准备阶段开始将所有搜集的资料信息都录入进去，与项目相关的工作人员提供专属资料查阅账号，利用这种线上、线下结合办公的形式减少复杂性，从而促进提高规范性。

5结语

对于建筑工程项目的实施和建筑企业的发展而言，建筑工程资料管理规范性的提高至关重要。建筑工程资料管理工作中问题的产生是多方面原因造成的，所以问题的解决就需要从多方面着手，提高重视度和相关工作人员的职业素养，创新完善资料管理机制，应用先进的科学技术等措施，可有效促进提高资料管理的规范性，保障建筑工程项目实施和建筑企业发展的稳定。事实上，无论是建筑企业还是其他企业，其发展进程中对于资料的保存与管理都十分重要，良好地存储发展中的信息，可以让企业保持自我充实，并且资料还能成为企业发展的历史见证。

参考文献

[1]黄艳.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究[J].住宅与房地产，2019（9）：116.

[2]孙加顺.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市周刊，2020（49）：66.

[3]汪俊桥.BIM技术在建筑項目施工阶段的应用[J].城市住宅，2020，27⑺：253+256.

[4]郭维宝.信息化在建筑施工资料管理过程中的应用[J].造纸装备及材料，2020，49（2）：130.

[5]乔玉炎.浅谈信息化在建筑施工资料管理过程中的应用[J].四川水泥，2018（8）：222.

[6]黄海彦.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].建材与装饰，2018（51）：149-150.

[7]马静枝.建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施[J].居舍，2020（26）：146-147+122.

[8]杜垠萱.刍议建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施[J].江西建材，2016（18）：269+272.

Explore the Existing Problems and Countermeasures in Current Construction Engineering Data Management

QIUXinsheng，QI Zhiguo

（Shanxi China Coal HualiTongda Coal Transportation and Sales Co.，Ltd.，Jinzhong Shanxi 031300）

Abstract：The effective collection，sorting and storage of project data has an important role in guaranteeing the smooth development of the project. We should attach importance to the cooperation between various departments，combine the forces between departments，pay attention to the work of data collation，further improve the management system，and make more references. Advanced management methods ensure the truthfulness，reliability and effectiveness of engineering materials. Therefore，this article will combine practice to discuss and analyze some common problems faced in the compilation of construction engineering data，and propose feasible improvement countermeasures for reference.

Keywords：construction engineering;data sorting;project management