“互联网+”时代背景下大数据对企业档案管理工作的影响和思考

虞意

摘要：自改革开放以来，在“互联网+”时代的背景下，大数据技术得到了高速发展，数据存储和数据分析已经具有非常强大的功能。目前企业的档案数量越来越庞大，档案的结构类型越来越复杂，档案的需求也越来越多样，这都是企业档案管理工作者面临的现实挑战。大多数企业已经开始采取行动，利用大数据技术对企业的档案管理工作进行重新布局。由此如何利用大数据技术对企业档案管理工作进行创新性研究具有非常重要的意义。

关键词：“互联网+”;大数据;企业;档案;管理;影响

引言

大数据时代是社会科技信息发展的产物，数据信息呈爆炸状增长，在这样的大背景下加强档案管理刻不容缓。因此，相关部门和工作人员应该重视档案的重要性，开拓思维、改革创新档案管理的相关制度和体系，从内而外改善传统档案管理存在的弊端，为其长远发展打下坚实的基础。

1大数据的定义与特征

大数据的概念是由全球著名的信息存储设备公司EMC最先提出来的。大数据其实就是庞大数据的集合体，也就是通过分析和挖掘这些庞大的数据来获得更大的价值。根据研究显示，大数据的特征一般可以归纳为4V：第一个V是规模（Volume），是指数据量非常庞大且在持续增长;第二个V是快速（Velocity），是指处理速度快，反应时间短;第三个V是多样（Variety），是指数据种类繁多;第四个V是（Value），即指（数据价值密度低）大数据区别于传统的结构化数据类型，其并不对数据进行采样，而是保留全部数据和所有信息。随着对大数据研究的不断深入，大数据的特征又被发展至第五个V（Veracity）、第六个6V+1C（Vender和Complexity），即从数据的收集、处理和分析等多个方面总结大数据的特点。

2“互联网+”时代背景下大数据对企业档案管理工作的影响

2.1分析受限，难创效益

大数据从本质上来说，就是各类数据的汇集;而档案从本质上说是在大数据汇总、统计、分析的基础上得来的有价值的信息，能为企业带来价值和变相地产生效益。然而档案部门所保管的上述“大数据”基本上都是一些难以鉴定的数据堆积，统计、分析受到了时间、事件和经办人员的限制，难以实现真正意义上的数据分析和数据挖掘，档案的价值也就难以体现;因为数据的挖掘和分析不仅仅是经验主义和意识形态的想当然，更多是结合当时的历史事件所做的信息判断，将其通过一定的语言组织，形成可以为企业决策所用的有价值的档案信息，可以为企业创造效益，进而提升档案部门的服务功能和影响力。

2.2对企业档案管理流程的影响

①对档案收集的影响传统的数据库已经逐渐落后，对于数据的深度分析还是需要引入大数据管理系统，这对于解决档案的收集问题是非常必要的。如果档案工作者在大数据时代背景下，基于硬件优势，利用可视化技术可以将大数据的信息特征以一种直观的方式表达出来，这将成为档案收集工作发展的新方向。②对档案存储的影响目前企业档案信息的主要来源是接收的电子文件，为了能够实现电子文件的自动化分类，企业档案管理系统和其他相关业务信息系统必须建立紧密的联系，大数据技术最终可以确保档案存储数据的实效性和准确性。③对档案利用的影响数字时代要求我们在进行档案信息查询时能够实现快速且准确的目标，大数据技术能够及时提取到非常有价值的信息，能够从庞大的文件资料中分析出数据的价值，从而为企业提供更加人性化和智能化的信息服务，由此进一步提高企业的决策水平和生产效率。

3“互联网+”时代背景下大数据对企业档案管理工作的创新

3.1依托技术手段，构建档案信息化建设共享平台

当今时代是一个信息大爆炸的时代，谁能抓住海量信息背后的规律，谁就能掌握这个时代的脉搏。应将大数据技术应用于档案信息化共享平台建设。大数据具有高速、类型多样、存储量大等特性。对于档案业务收集、保管直至利用等流程都产生巨大作用。例如，在收集环节，档案馆无需参照归档范围对归档的文件进行判定，大数据技术的分析功能可以自动对文件材料进行筛选;保管环节，面对冗繁的馆藏信息资源，大数据相对于云平台的存储功能，还有数据挖掘、分析等功能，可以对海量的档案信息资源进行逻辑处理，协助档案馆馆员提高查全率和查准率。

3.2对企业档案管理工作业务流程进行优化

在大数据时代，企业档案数量庞大，企业档案形式也越来越多样，传统的企业档案管理工作的业务流程已经不适应现在海量信息管理的要求，这就需要企业对原有的档案管理工作流程进行优化。随着大数据和信息技术的不断发展，企业仅仅利用原始数据资源是远远不够的，需要深度挖掘数据资源，从而建立企业需要的信息结构，这也正是档案价值的体现。

3.3打造数据中心，加强动态监控

首先，要实现“纸质档案+电子档案”统一管理模式，将纸质档案进行扫描拍照，将纸质档案上所有数据录入登记表，将出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历及干部身份“三龄两历一身份”原始信息进行真实录入，建立档案信息数据中心。结合实际，建立各种管理流程，让电子流程实时汇总档案状态，各类业务档案智能分类，简化借阅手续，实现档案借阅共享。要以“互联网+档案”的思路创造性地推动企业档案管理工作，依托档案数字化管理工具，打造档案协同管理云平台，利用建模和云计算信息技术对人员结构、岗位分类、学历职称、单位编制、薪酬职位等信息进行数据统计分析，构建档案数据管理动态中心，实现企业档案管理数字化。最大限度地将各类档案的数据分析有机地融合到企业管理全过程，渗透到业务各领域，并且加大各类信息技术的应用与研发，对各种业务档案实施动态监控和综合利用，提升各类档案数据信息的应用价值，充分发挥档案管理对企业发展的管理效应。“互联网+档案管理”管理模式是打造数据中心、实施动态监控的出发点，也是立足点，需要紧跟企业的发展需求，抓住机遇，迎接挑战，适时提升数据中心的实践设计，满足企业发展战略部署、顶层设计的重新审视和总结。

3.4引进和培养数据分析人才

数据分析是大数据能够成为档案最主要的途径之一，大数据虽然不会说话，但是数据分析会说话，会暴露管理和生产中存在的问题。例如好的统计分析，可以帮助企业的决策者了解什么时段什么样的人在什么情况下产生的质量问题多，产生的废品多;比如人员的学历、专业及成本、效益分析，可以帮助企业在日后人才的引进方向和数量提供参考。但是对于企业的档案人员而言，并非专业出身，档案的基础管理和业务能力相对较弱，对于数据的整理和分类较为熟悉，但是对于数据的统计分析能力却不擅长，然而数据分析之于企业的职能部门，之于企业管理层面都有着决策的重要作用，因此档案部门在做好日常整理工作的同时，更要做好和指导好各部门的数据统计和分析的能力，实现跨部门的数据统筹分析，解决分析受限，效益难创的局面。

结束语

综上所述，档案管理是保证企业正常运行的重要前提，在“互联网+”大数据时代下，档案管理所面临的挑战很多，只有直面这些挑战并切实解决问题才能在市场中占据有利地位。因此，只有真正认识到档案管理的重要性，并从内到外加强档案管理工作，才能在未来发展中持续保持优势。

参考文献

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