浅谈城建档案信息化的重要意义

郭秀英 王刚

摘 要：随着城市建设的迅猛发展，城建档案在城市建设和国民经济发展中的作用越来越大，大力开发和利用城建的潜在信息最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，这是我们每个档案工作者面临的新课题。

关键词：城建档案;信息化;城市建设

一、开发城建档案信息化的必要性

档案作为国家重要资源的组成部分，它将成为国家的信息资源管理系统，档案信息化是社会发展的必然趋势。城市建设档案来自城市建筑、用地、规划、市政公用设施工程，人防军事工程等各个方面。内容包括：地下各类管线、人防设施、地上的各种建筑物、构筑物和各种公共设施等。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。它是社会信息资源的组成部分，自身潜在的价值要通过开发才能显示出来，通过信息交流，达到信息共享，才能实现其效益。

城建档案馆是保管和存贮城建档案的基地。多少年来，档案馆服务于社会存在着被动、消极。这已远远不能适应城市现代化管理的需要。要想改变，只有被动变主动，消极变积极，将原始的，分散的，有保存价值的档案进行系统的综合、分析加工，通过各种渠道充分发挥城建档案的巨大潜能，及时为社会各界提供高质量的信息服务。

城建档案是城市建设的基础信息资源，有较强的针对性和实效性。城建档案信息为科学地进行城市规划和城市建设提供技术参数，理论依据，从而把握决策的方向性，正确性，有效地维护国家的经济利益。同时城建档案是最有真实，最原始的历史记录。只有科学地开发其内在信息，才能在市场经济社会中发挥巨大的潜力，为社会各界提供具有法律依据、可靠凭证和现实参考价值的信息资源，有较强的针对性和实效性。城建档案信息为科学地进行城市规划和城市建设提供技术参数，理论依据，从而把握决策的方向性，正确性，有效地维护国家经济利益。同时城建档案是最有真实、最原始的历史记录。只有科学地开发其内在信息，才能在市场经济社会中发挥巨大的潜力，为社会各界提供具有法律依据可靠凭证和现实参考价值的信息资源

二、城建档案信息化建设的内容

1、办公自动化，利用计算机技术对城建档案管理日常工作进行局域联网，随着计算机技术的深入普及城市建设档案馆已完成了馆内的计算机网络建设。日常工作中任务指令，阶段工作总结、数字统计汇集等业务管理信息均被制作成电子文件通过特定服务器在馆内业务岗位间迅速传递和交流，增强了部门之间的工作透明度，净化了办公室环境，工作效率也明显提高。

2、文档一体化，城建档案信息管理的突出特征是按照统一标准对文件制定发布和档案图纸的收集鉴定、分类、组卷、编目等工作进行计算机管理。例如，按照计算机著录项的要求规范移交档案、图纸的规格及案卷编目的内容利用计算机管理程序的文件过滤和批量处理功能来实现档案鉴定以及案卷著录和编制索引从而达到文档处理的一体化，目前广泛使用的windows操作系统的word、wps2000办公室软件完成了可以承担起文档处理一体的应用操作任务。文档处理一体化还必须对城建电子文件的管理，它记录的是城市规划建设及其管理工作的历史内容，在文件、图形、声像等处理方面具有较强的专业性，这就要求其应用软件的信息处理技术乃至多媒体文件预览功能，必须兼容各种载体形式的文档，尤其要观察对今后大量产生的城建电子文件的使用问题，城市建设电子文件目前涉及较多的是城市规化、地理勘测、工程制图、建设信息发布等方面的内容。这些城市规划和建设管理工作必不可少的信息媒介，已成为城建档案管理者研究文档处理一体化的重要内容。

3、服务现代化。档案管理在开发信息资源的最终目的是为社会所利用、而城建档案信息资源的生命力在于实现快捷准确和权威地查找案卷，在不触动档案原件就可以完整预览案卷的内容、保持生命力就必须为社会服务过程中不断注入新信息，为城市建设和运行管理提供有力的信息支持。

三、城建档案信息化的基本条件

1、开发城建档案信息化资源的物质条件—丰富馆藏结构。建立种类齐全，结构合理，質量优化的馆藏体系是开发城建档案资源的重要条件，当前，众多城建档案馆普遍存在着馆藏的总体结构和馆藏质量的优质化，难以真正发挥城建档案的价值。俗话说“巧妇难为无米之炊”。只有扩大收集范围，丰富收集内容，改善馆藏结构，才能拥有完整、系统的城建档案资源，为开发城建档案信息化资源创造物质条件。

2、开发城建档案信息化资源的前提条件—强化城建档案管理工作。开发城建档案信息的过程是对城建档案承载的信息进行采集、加工，存贮和输出的过程，是把城建档案承载的信息由分散转为系统，由无序转有序，由静态转为动态的过程。因此在城建档案的基础管理工作方面应该做好以下几点：

（1）、必须重视城建档案的收集整理工作。

（2）、必须加强城建档案标准化文件的制定工作。

（3）、必须建立、健全简明实用的城建档案检索工具。

（4）、必须注重做好城建档案的编研工作。要开通各种渠道切实做好城建档案的再次加工，为开发城建档案信息化资源创造前提条件。

（5）、开发城建档案信息资源的技术条件—推进城建档案现代化管理。随着社会的发展和进步，人类已进入信息时代，社会各界对城建档案信息的要求越来越高，传统的手工操作已远远不能适应当今经济社会迅速发展的趋势。要达到信息储量大，载体缩小，信息成果准确，可靠性强，方便利用，传播速度快的功能，就必须运用以计算机为主要内容的现代化管理手段。所以开发城建档案信息资源，将人们驾驭信息的能力提高到一个新的水平。

（6）、开发城建档案信息化资源的关健条件—培养高素质，一专多能的复合性档案管理人才，开发城建档案信息，需要资源、基础业务建设技术保障等诸多方面的条件，但最关键的条件就是人才条件。人才是能动的决定性的因素。在整个信息开发过程中无论是设计、组织，现代化手段的运用还是信息的收集，加工和传输都要依靠专业人才来完成。因此，加强开发人才的培训，优化知识结构，为做好城建档案信息开发工作，档案管理人员必须具备：①良好的职业道德，高度的责任心敬业精神;②娴熟的专业能力;③广博的知识;④善于捕捉和吸收新知识，新理论，不断完善自己的知识结构，特别是要具备掌握和运用现代化手段的能力;⑤开拓创新精神。要善于调查、咨询、及时了解社会的动态，要具备勇于探索，积累和归纳的能力;⑥灵活的经济头脑。要树立市场观念，信息观念和效率观念。

总之，城建档案信息化是一项庞大的系统工程，任重而道远。科学合理地开发城建档案信息化资源必将对社会的发展、人类的进步、经济的腾飞起到极其重要的推动作用。

参考文献：

[1] 孙妍.试论城建档案信息化建设的意义与存在的问题[J].黑龙江档案. 2019（02）.

[2] 吴智元.城建档案管理信息化建设的必要性及意义解析[J].档案管理. 2015（11）.