高职院校行政秘书管理工作研究

陈亚民

【摘要】高职院校行政秘书管理工作的重要性、繁琐性及综合性等特征，对行政秘书的职业素养和工作能力提出了很高的要求。要想充分发挥行政秘书管理工作的作用价值，需本着具体问题具体分析的原则，采取多措并举的方式，切实解决其工作中的问题。本文主要对高职院校行政秘书管理工作的职责、问题及改进对策进行阐述，希望对其工作质量与效率的持续改进起到积极参照作用。

【关键词】高职院校  行政秘书  管理工作

【中图分类号】G717.2   【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2021）15-0006-02

高職院校行政秘书在学校工作中扮演着领导助手的角色，起到上传下达、内务管理、会务组织和关系协调等多方面的作用。要想做合格的行政秘书，需紧跟时代发展步伐，在工作观念与手段等方面加强创新，确保行政秘书管理工作顺利展开，充分发挥岗位作用，以积极推动高职院校各项工作的开展。

一、行政秘书岗位职责概述

（一）工作内容

行政秘书是学院日常工作的管理者，师生和领导是其主要的工作服务对象，同时要做好与总务处、人事处及教务处等部门工作对接。行政秘书的岗位职责与工作内容如下：（1）会务管理。活动举办与会议召开时，做好会议的宣传报道、会议接待、会议场所布置、会议组织、会议纪要撰写等工作。（2）印章管理。学校文件、登记退学与休学学生用章申请，学生就业推荐表、学生在读证明及综测测评表等各项文件用印管理。（3）人事工作。做好教职工申报人员的材料收集整理，辅助初审职称申报条件，在领导的指示下，规范展开评审工作。（4）物料管理。负责申请、购买、增置及定时领用教学办公用品，维持教学与办公的正常秩序。同时为了满足正常上课所需，行政秘书需提前达到办公室，便于学生借用钥匙上课。统筹管理钥匙，便于社团与学生会的开会和彩排等活动顺利展开。（5）考务工作。收集归档分析表与试卷等材料，安排落实考试，英语AB级与普通话和计算机等级考试的报名通知。（6）学籍异动管理。掌握全院学生的转专业、退学及毕业等情况，做好各类手续办理工作。（7）完成领导交代的其他各项工作，辅助领导完成各项行政事务的处理，履行自身职责。

（二）工作特点

主要体现在以下几方面：（1）重要性。高职院校行政工作之间的衔接、上传下达、计划、安排等内容大多是由行政秘书来完成的。其起着润滑、连接、纽带的作用。（2）繁琐性。行政秘书的管理内容繁琐，涉及传达学校领导的指示、收集整理资料、组织安排活动及报账采买等。行政秘书每天都要面对大量的工作，而且很多时候是各种事物同一时间发生。（3）机动性。院校各部门、各岗位的工作职责划分明确，但行政秘书岗位职责的界限模糊，需要行政秘书完成大量琐碎的与临时指派的工作，工作的机动性与不固定性特征明显，哪里需要哪里去。（4）综合性。行政秘书所负责的工作多样化，对其自身的职业素养和业务能力要求较高，包括沟通能力、执行能力及扎实的专业知识等。（5）辅助性。秘书并非行政工作的主导，领导是工作主导，由于工作繁忙，无法做到全面顾及，而秘书需承担其协助领导的责任，辅助领导做好管理等工作。

二、行政秘书管理工作中的问题

（一）学校方面的问题

首先，行政秘书的待遇不理想。行政秘书的工作量与强度较大，但待遇并没有多劳多得的合理绩效计算，不利于秘书工作积极性的提升。秘书岗位未设立专门的编制，大部分为劳务派遣制或人事代理，与编内人员的待遇差别较大。其次，晋升空间局限。行政秘书对应的晋升岗位不多，行政工作人员的职称评定名额少，竞争压力较大。考核任务重，无法在任务中投入大量的精力。转岗与晋升的机遇不足，不利于工作人员潜能的激发和职业水平的提高。最后，领导不重视。高职院校对学术科研等工作较为重视，认为行政部门属于服务性质，不利于行政秘书工作问题的及时发现与纠正。除此之外，将培训、科研及教学等纳入行政秘书工作考核，直接弱化了行政秘书考核的合理性[1]。

（二）自身方面的问题

首先，高职院校行政秘书的工作状态懈怠。高职院校对行政秘书的辅助性岗位不重视，导致行政秘书的工作热情与效率低。其次，自我认知定位模糊。行政秘书对自身的认知定位不准确，对领导工作的辅助者与师生的服务者及学校日常工作的推进者的角色定位认识片面，直接影响工作状态，将不利于推进学校的正常运行。最后，工作计划制定不合理。虽然行政秘书的工作内容繁琐，但都需要认真与细致地对待。由于行政秘书的工作状态与习惯不理想，导致工作计划的制定不周全，工作缺乏预见性、系统性及完整性，将无法做到其工作总结与反思及纠正。

三、行政秘书做好管理工作的对策

（一）端正工作态度

行政秘书的工作性质复杂繁琐，极易影响工作状态和情绪。要求行政秘书在处理管理工作时，需具备良好的心态，客观看待岗位工作职责和任务，全身心地投入到岗位工作中来，实现工作质量与效率的稳中求进。行政秘书需积极学习自我调整心理状态与负面情绪的措施方法，加强自身工作心态的管理，热爱本质工作，力求工作做到细致与完美。行政秘书属于需要多方面协作配合才能高效完成的工作，要求各行政职务人员间做好团结凝聚，以尽快实现秘书工作绩效与学校的管理目标。同时还需从建立制度与端正秘书工作态度和处事方式等手段入手，切实强化行政秘书队伍的团结力。

（二）减少工作失误

行政秘书工作繁杂，但需确保各项工作的正确处理，这就要求行政秘书严谨对待各项工作，加强对细微与小错误的把控，发现问题及时处理。对于无法解决的问题，虚心向领导与上级部门反馈。缜密考虑会务等行政秘书工作的展开，尽量避免发生不必要的失误。制定多种可行的工作方案，遇到危机时，及时转换方案，确保工作任务保质保量的完成[2]。加强行政秘书工作的创造性展开，杜绝大锅饭心态，实现即说即做，及时转发与处理上级部门发送的通知，提高自身的执行力，得心应手地展开岗位工作。要想减少工作失误，就要求行政秘书具备规则意识。规则意识不是指固守成规与按部就班和一成不变。行政秘书需遵守职场规则、职业道德及职业操守，具备保密意识，维护学校部门的利益，在参与重要会议与领取行政机要文件时，掌握与灵活运用各种保密方法。保持严明的纪律，做到不该说的不说、不该听的不听、不该看的不看。一丝不苟的精神，不仅体现在具体的工作上，要清楚工作的轻重缓急，明白秘书无小事的道理，更体现在言行举止上，行政秘书要根据不同的工作对象与工作环境，采取恰当的行为方式。

（三）提高工作水平

行政秘书需具备终身学习与自身建设的意识，积极参与各项业务培训活动，确保工作的流畅性，改变以往形式化与机械化的工作模式。要求行政秘书具备锲而不舍的精神，在做好日常工作之余，不断提高自身的专业素养，以寻求自身的发展与高校的重视。注重自身多方面能力的提升，尤其是注重自身信息素养的强化，熟练运用OA系统处理工作业务，提高行政管理工作的有效性。高职院校应当完善人才引进与培训考核和激励等机制，不断优化行政秘书的队伍结构体系，全面提高其工作素养能力水平。

行政秘书管理工作，应当力求达到四个维度：（1）高度。行政秘书应当具备大局意识，想领导所想，急领导所急，大事要考虑，小事做到位，减少冗余的工作。（2）速度。行政秘书的工作千头万绪，甚至会身兼他职，所以更追求工作效率，在有效的时间完成各项工作，避免重复劳动[3]。（3）力度。注重工作效率与效果，减少出错的同时，在最短的时间内完成规定工作。高校行政秘书工作涉及到各部门，任何环节出现问题，都会影响最终成效。因此，要求行政秘书不仅要有速度，更需要有力度。（4）热度。始终维持高涨的工作热情，是做好岗位工作与推动自身不断进步的先决条件之一。高职院校的行政秘书工作相对特殊，要求其具备良好的心理调适能力，还需具有较大的工作内驱动力，这就需要领导加强关心与支持，采取奖励和肯定等措施，全面激发行政秘书的工作激情。

（四）持续改进师生服务质量

在精细化行政管理的過程中，对行政秘书的职业道德要求较高，需要行政秘书做到自尊自重与甘于平凡，同时具备较强的沟通表达能力、办事能力和独立应对的能力。具有较高的责任意识，能够独立处理各项事务，全程跟进工作状态，通过网络交流平台温馨提示教师，并积极配合教师完成各项工作。在日常工作中，可通过周表格的方式，规范有序地展开各项事务。时间管理方面强调轻重缓急与主次之要，先完成近期较急且重要的任务，做好周日志记录，有条不紊地展开各项工作。提高工作效率的同时，将更多的精力与时间投入到服务师生方面，做好与师生的沟通交流工作，尽全力帮助师生完成各项工作。尤其是在意见出现分歧时，应当用清晰的思路和理性的头脑及热情的服务态度进行解决，减少正面冲突，做到相互尊重与帮助。行政秘书同时要具备服务意识，要心怀宽容之心，学会换位思考，根据服务对象和工作内容的不足，创新各种服务方法和对策，以推动服务质量持续改进。

四、总结

加速行政秘书管理工作的转型升级，对实现行政秘书的自我价值与推动高职院校的现代化发展有着积极意义。但行政秘书的管理工作仍处于摸索性前进阶段，存在诸多的问题，有较大的完善空间，还需采取追求极致工作与正确处理事务及提高工作水平和精细工作管理等多措并举的方式，确保行政秘书能够保质保量地完成岗位工作，从而实现行政秘书岗位职责的高效落实与作用价值的充分发挥。

参考文献：

[1]黄加敏.新建高职院校系级行政秘书职业倦怠现象探析[J].2021（6）：155-156.

[2]刘曼姝.高职院校行政秘书工作的实践与思考[J].长江丛刊，2019（2）：190-191.

[3]郭姝君.高校二级学院行政秘书工作研究[J].科教导刊（下旬），2019（3）：21-22.