新时代高校人事档案存在的问题及优化措施

杨 红

（昌吉学院综合档案科，新疆 昌吉 831100）

健全高校人事档案资料对优化人员结构，提高人员管理具有重要的作用，但是从目前高校人事档案管理来看，存在人事档案收集不全面、档案资料不真实等现象，而这对保证档案收集质量，实现档案高效的运用极其不利。因此，展开对高校人事档案存在的问题及优化措施进行研究具有重要的意义。

1 高校人事档案存在问题分析

1.1 高校人事档案材料不准确，收集不完整

高校人事档案材料收集应保证全面性，才能根据人事档案材料来制定出科学的人员管理策略，达到优化高校人员结构的目的，但是从目前我国高校人事档案材料收集来看，存在档案材料收集不准确、收集不完整的现象，主要体现在以下几个方面：第一，人事档案资料收集不全面，对于人事履历资料的收集过程中，不重视继续教育学历资料的收集，一些在工作岗位上获得的学历没有及时进行提交归档；其次由于高校对人事档案工作重视程度不足，导致人事档案收集的内容、收集的时间等没有具体的标准，导致人事档案资料出现了不全面的现象。第二，人事档案材料中内容不真实。通常高校工作人员的工资、提拔、任免、晋升职务、职称评定、退休等都和学历、工作时间等有密切的关系，在这种情况下，人事档案资料是重要的参考。在利益导向下，为了保证自身的利益，出现了档案资料造假的现象，加之很多档案资料内容都是相关人员手工填写，导致主观操控意识较强，而这对保证档案材料的真实性极其不利。

1.2 人事档案收集、整理、归档等过程缺乏统一性

通过对高校人事档案管理工作进行实地观摩，发现高校人事档案管理工作主要包括人事档案收集、档案整理、档案更新、档案归档、档案查阅、档案审核等工作内容，这些工作内容是构成人事档案管理工作的基础，对提高人事档案管理工作质量具有重要的意义。但是从目前我国高校人事档案管理的程序中来看，存在缺乏统一标准、程序不统一的现象，主要表现在以下几点：第一，档案建立缺乏统一性，在收集好人事档案之后，没有规范、统一的标准来进行人事档案建立，导致档案建立仍然停留在整理收集、整理阶段，不具规范化，无法形成科学、有效的档案管理。此外一些人事档案并没有存放在学校，而在人才服务中心存放，高校人事档案管理中没有建立副本人事档案，导致部分人员的人事档案出现了不完整的现象。第二，人事档案建立过程中，缺乏实时管理，针对人事档案的变动，反应迟钝，没有及时地做出相应的档案调整，比如日常学习提升、岗位工资变动、职称变动等情况并没有在档案中体现出来。第三，档案借阅没有标准的流程。高校在具体的档案借阅过程中，往往通过口头传达的方式来进行借阅，借阅人没有进行借阅申请，也没有对借阅日期、借阅时间等相关内容进行登记，在这样不规范的借阅模式下，容易造成纸质人事档案出现丢失、损坏、篡改等现象，这对保证人事档案的存放质量产生了消极的影响。

1.3 档案材料分类不科学

人事档案在管理的过程中应做到科学分类，才能为高校人事工作提供客观的资料参考，但是在实际工作中，发现档案材料分类出现了不合理的问题，主要体现在以下几个方面：第一，档案材料结构不合理，人事档案材料应突出重点，能够通过人事档案材料明确人员学历、教学经验等本质性的问题，但是目前很多高校的人事档案管理中，档案资料分类中个人政治面貌、个人经历的收集内容较多，而且分类比较详细，而针对人员的业务能力、思想动向、科研成果、技术专长等资料的分类较少，导致档案材料可借鉴性、可参考性较差，无法根据现有的人事档案材料分类来找到有价值的人事档案信息。第二，人事档案材料分类中，近期材料较少，过往材料较多，而且材料内容没有经过审核，导致人事材料主观意识较为强烈，主要突出的是个人的优势，而对个人的劣势、缺点等并没有相关的论述和归类。第三，从人事档案内容来看，没有做好严格的分类，人事档案中包括内容较多，每个内容下都有很多详细的资料，应将这些内容进行详细的划分、归类，才能更好地进行档案查阅，但是在实际工作中，往往将不同的内容混为一谈，不仅不方便查阅，而且还容易出现档案管理混乱问题。

1.4 缺乏信息化建设

信息化时代背景下，高校人事档案管理应立足于时代发展，实现档案信息化管理，以此更好地应用于日常工作中，达到提高工作效率的目的，但是从目前高校人事档案管理中发现人事档案管理出现信息化建设滞后的现象，主要表现在以下几点：第一，观念落后，很难从固有的档案管理模式中解脱出来，加之缺乏档案信息化管理人员、财力、物力等支持，导致档案管理信息化很难实现。第二，高校人事档案多以纸质人事档案为主，没有对纸质档案进行电子档案转化，在这种情况下，只能采用传统的档案管理模式来进行人事档案管理。第三，档案收集滞后性，在档案收集的过程中，由于主要以纸质档案的收集为主，所以无法通过网络的形式进行档案的传递，导致档案收集出现了滞后性，无法借助网络、计算机实现高效的信息化管理。此外网络信息化要求信息共享，但是对于人事档案而言，具有私密性，在信息化模式下，进行档案信息传递，无法保证信息安全，高校方面也没有针对此设置相应的管控措施，这对保证高校人事档案信息化建设的实现极其不利。

2 高校人事档案优化措施

2.1 完善人事档案材料，定期更新广大教职工档案材料

高校人事档案材料的收集工作非常重要，应保证人事档案材料的全面性，对此应从以下几个方面进行人事档案材料工作的优化：第一，作为档案工作人员，应高度重视人事档案管理工作，提高责任意识，树立端正的工作态度，以此减少工作中因态度问题而导致人事档案材料收集不全面的问题。第二，干部人事档案材料归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，保证人事档案材料的全面性，并在具体的工作中，能够突出重点，比如反映干部自然情况和人事档案材料的德、能、勤、绩廉等方面的资料，包括个人经历、政治面貌、专业特长、日常表现等资料的收集，还应包括职称、学历、科研成绩、教学成绩等重点资料的收集，以此保证人事材料的完整性和实用性。第三，应进行动态化的教职工档案管理，在具体的工作中，广大教职工会出现学历、职称、职务、业绩等多方面的变动，对此应及时地更新和补充档案资料，以此保证人事档案资料的全面性。

2.2 建立和完善相应的档案管理机制，完善档案管理相关程序

通过以上分析，可以看出高校人事档案管理中，各项工作内容缺乏统一化管理，导致档案管理出现了很多问题，鉴于此，应从以下几个方面做出相应的整改：第一，应根据学校人员管理实际情况、按照人事档案相关文件规定来进行管理，使档案管理中各项工作制度化、规范化、科学化。第二，制定建档规则，一方面明确建档内容，提供具体的建档方向，使档案工作具体化、明确化，以此规范工作行为，保证人事档案建设的统一性。另一方面要保证建档信息的真实性，对档案信息进行审核，必要的情况还要展开相关的调查工作，以此保证档案材料的真实性，能够起到较好的应用价值。第三，制定严格的工作流程，对归档、借阅等档案工作环节设置严格的管理制度，尤其是借阅环节，要对借阅时间、借阅人员等进行详细的信息登记，以此减少人事档案信息的泄露。

2.3 加强高校人事档案专项审核

通过以上分析，发现高校人事档案存在资料不属实、弄虚作假、人事档案分类不科学、涂改、伪造年龄、身份、学历等现象。鉴于此，各单位结合实际，制定具体工作方案，细化审核范围、时间安排、方法步骤、保障措施等人事档案专项审核制度，来解决人事档案出现的问题。对此应对人事档案审核发现问题，要区分不同情况妥善处理。并从以下几点来进行优化：第一，档案材料不齐全、不规范的，要根据材料内容和性质的不同，分别采取收集、复制原件、完善手续等方式进行补充和规范第二，对材料的属实性进行审核，查看人事材料中所提供的学历、年龄等是否属实，一些学历是否有证书，年龄是否和身份证相互匹配等，以此保证人事档案信息的属实。第三，对审核过程中的补充材料、个人说明材料、组织认定和处理材料要认真鉴别、及时归档。第四，在审核中应突出重点，重视在“三龄两历一身份”的审核，在出生日期、参加工作时间、入党时间和党员身份、学历学位、工作经历、干部身份等，审核时要把握不同时期的政策依据，确保档案信息的真实性。第五，对档案中出现的干部身份信息不一致的，记载时间不一致、涂改、造假或不确定的问题要调查核实，集体研究，综合研判进行认定。

2.4 积极推进人事档案管理信息化建设

通过以上分析，可以看出高校人事档案信息化出现了滞后现象，对此应更新档案管理观念，采用信息化管理方式来对现有的人事档案进行管理；其次为了保障人事档案的应用性，应将纸质档案转换成电子档案，并建立搜索工具，以此形成档案信息数据库，为实现档案高效的应用提供有利条件。此外档案信息化管理系统应具有兼容性，既能够单独的使用档案，满足一般性的需求，也能够针对不同的使用情况，满足特殊性的需求。另外在具体的工作中，为了提高工作效率，可以通过网络的形式来进行信息核对，不仅提高工作效率，还能保证档案信息收集质量。

3 结束语

目前高校人事档案管理中存在档案材料不准确、档案工作程序缺乏统一性、档案分类不科学、缺乏信息化建设等问题，鉴于此应不断完善人事档案材料，定期更新广大职工档案材料，建立和完善相应的档案管理机制，并加强高校人事档案专项审核，积极推进人事档案管理信息化建设，以此形成科学的人事档案管理体系，为满足当前人事档案管理需求提供有利条件。