基层事业单位档案管理现代化实现路径

陈凤高

（山东省荣成市总工会，山东 荣成 264300）

档案运行管理对事业单位尤为重要，因为这些档案记录了内部从业人员的一些主要行为，是个人长处以及短处的主要体现，也是判断是否可以通过事业单位考核的重要依据。档案运行管理是事业单位员工的一项艰巨任务，由于档案比较多，整理起来比较困难，收集整理所需的周期也很长，因此这会对人力资源的时间资源造成浪费，所以将现代技术引入事业单位的管理过程当中势在必行。

1 事业单位的档案运行管理的现代化进程当中所面临的挑战

1）技术设备不足。事业单位在档案运行管理现代化过程中面临的难点之一是技术设备不充分，由于现代化过程中需要许多硬件设备的投入，所以配套设备必须十分完善。如果现代化的过程当中缺乏充足的硬件设备，或者由于硬件设备不够符合现代化技术的有关要求，就会呈现出档案内容失误、文件存储错乱或者一些其他更为复杂的有关问题。当前事业单位档案运行管理现代化最重要的挑战之一就是无法配备完整的技术装备，但配备完整的技术装备是档案运行管理实施的重要前提和保障。

2）管理人员操作不规范。在文件管理中，员工通常按照以往的日常习惯工作，对一些现代技术没有透彻地了解，无法充分利用现代技术操作需要清理的文件。管理工作人员随着阅历的慢慢累积，对于新鲜事物的理解以及接受能力比起年轻人要慢上许多，对于现代化操作技术所需要的设备相关的应用操作技能没能做到认知透彻，从而缺乏对于与现代化设备息息相关的工作经验，对于工作缺乏积极性，对重复性的工作也未呈现出足够的热情，这也就逐渐成为事业单位的档案运行管理现代化进程中所必须面对的重大挑战。

2 基层机构档案运行管理问题

1）文件管理系统不完善。基层事业单位的档案运行管理当中并没有形成十分完善的管理制度，也就存在着档案编号遗失、个人信息编号错乱、团体档案编号不一致等一系列的问题，这种现象也间接反映出档案运行管理系统的不完善。这是由于文件管理人员不注意整理，检查不认真，经常导致文件丢失以及文件混乱，也是以后档案运行管理所需要的额外注意的问题。如若没有完整的文件系统，就无法实现文件的高效管理，也无法确保文件管理的安全可靠。

2）文件回收工作效率低。对于许多事业单位来说，现代技术都逐渐在单位内部普及了，但对于部分工作人员而言，工作效率反而因此降低了，这是因为每个文件的收录过程中都必须仔细地检查以及反复的比较，以确保文件的完整性和可靠性。但是，由于管理人员对于这一过程的开展仍然在坚持纯手工的操作，这一方面是由于管理人员并不精通现代新技术，另一方面是管理人员仍觉得手动操作更为方便。由于管理人员存在这样的心态，就使得整理文件的整体工作效率因此大大降低。

3）员工积极性低。长期稳定化的工作内容很明显会使得员工的工作积极性大打折扣，且部分的档案运行管理从业人员对于档案的运行管理工作的重视程度相对不够。随着时间的推移，很多员工在这个职位上工作了十余年，这可能会致使他们出现疏忽大意等现象，这些问题的出现也客观体了员工整理档案的积极性相对较低，相对来说，这个问题相对于事业单位的档案运行管理有关工作之中，算是比较严重的且出现频率较高的问题。

3 基层的事业单位的有关档案运行管理的现代化要求

1）档案运行管理无纸化。在传统意义之上，档案一般是在纸质的资料库当中展示、管理以及保存的。随着计算机和互联网的发展和普及，信息技术和信息产品变得更加便捷，为基层机构的档案运行管理提供了新的存储和管理方式。不同类型的存储介质为文件管理提供了许多便利条件，管理人员可以根据管理任务的需要，选择更方便的排序和存储方式，这意味着文件管理任务是在计算机上执行的，可以开设便于文件管理的网络平台，利用信息平台进行文件管理，从而大大提高文件管理的质量和效率。

2）档案运行管理数字化。除了无纸化特征，档案的运行管理现代化当中呈现的另外一个特点就是档案运行管理整体呈现数字化特征。采用数字化的压缩打包技术能够直接将纸质档案当中的文本、图像等类型的数据转换成为数字化存储方式的电子文档，再利用信息压缩技术将电子文档转换为利用很小的存储空间即可完成保存的数字电子文件。档案运行管理的数字化方向转型，不仅可以有效地降低档案运行的管理成本，还可以大大的提高档案运行管理的科学性、便捷性以及合理性，防止纸质文件出现损坏、丢失或更新恢复不及时。档案运行管理员也可以随时检索档案、补充、修改和录入档案，保证档案的完整性和准确性，明显延长档案的保存期限，强有力提高档案运行管理水平。

4 基层事业单位对于实现档案运行管理的现代化的有关实现路径

1）建立完整的档案运行管理系统。缺乏严格健全的管理制度是基层档案运行管理现代化过程中管理效率低下、管理混乱等现象出现的主要原因。尤其是对于妇幼保健以及计划生育部门所而言涉及的人员众多，工作量庞大，面对的数据内容也较为复杂繁琐，不同专业之间存在数据重叠，容易使得责任重叠，影响归档管理的效果。因此，相对完善的基层组织机构的档案运行管理制度的设置，可以有效地提高相关的单位档案运行管理的效率以及质量。

首先，必须严格的建立完善的档案运行管理的责任制度。在制度层面，明确档案运行管理人员的工作职责，避免重复工作的出现使得人员相互推诿、逃避责任等问题出现，从而确保所有员工按规定明确职责。通过进行管理系统，可以采取员工责任制来规范员工的有关执业行为。例如，在职工服务中心，如与人力资源部门有协作工作内容时，两部门保持相关档案的协作沟通机制就很重要，两个部门之间必须共同努力进行文档组织和整理。档案运行管理系统能够通过明确员工在建立以及整理档案过程中的任务以及责任，提高档案的运行管理的效率以及质量。其次，建立和健全档案运行管理的绩效考核体系，这是指对于员工的工作状态以及工作成效及时进行监督，在档案运行管理的任务过程中对工作效率高、工作质量高的员工给予一定性的奖励，再根据员工的有关工作态度，对于未完成绩效考核的有关员工进行一些处罚。再次，建立健全档案分类管理制度可以利用计算机的便利性，根据特定标准对文件进行分类和管理，例如长期有效性、短期影响、通用性和重要性等特征完成文件搜索、文件恢复、文件管理等工作内容。最后，通过建立了完整的档案数据收集和管理系统，需要基层事业单位的档案运行管理部门严格要求各业务部门定期收集、整理和上报本部门档案，加强对各部门档案资料收集工作的监督的同时，及时对上报数据进行录入、整理和存储，保证档案的完整性和有效性，提高档案的利用效率和质量。

2）深化档案运行管理标准建设。现代档案运行管理需要的是集中化和整合运营。特别是在无纸化电子文件数据录入和管理以标准格式进行管理之后。因此，为了提高档案运行管理数据收集、分类、录入和管理的工作效率，使档案分类操作更加方便，档案运行管理操作应以规范、规范的格式进行。因此，对于基层事业单位在档案运行管理的现代化进程之中，要深化档案运行的管理标准建设，制定与本单位的实际以及档案运行管理所需要相适应的工作标准，从而制定出相应的规范化要求。

档案运行管理标准的制定，需要结合互联网在档案运行管理中的作用，结合互联网和计算机传输和存储的多样化特征，以及单位内部的信息化管理系统有关特征，从而对档案的类型进行准确的分类。此外，随着工作环境的变化，通过加强和针对本单位工作需要的档案运行管理系统及相关软件的开发，使得相关工作能够规范和有效地开展。

3）加强档案运行管理人员队伍建设。档案运行管理的现代化在建设的期间，档案运行管理有关的工作方式与传统的档案运行管理而言有着很大的不同，档案运行管理人员必须充分意识到这些变化并主动改变和主动改变现有的工作方法和工作理念，及时做出新的适应当前状况的工作研究，从而提高档案运行管理的管理质量。

专业培训主要包括文件管理相关软件和信息平台的操作和应用、相关文件传输过程中的信息安全技术、大数据的有效利用和文件管理平台的维护。完善员工信息的现代化条件之下的档案运行管理的专业性以及效率，能够有效保证档案运行管理的质量。档案运行管理人员必须转变工作观念和工作态度，从传统的被动接受数据处理转变为主动收集和管理数据，以响应档案运行管理的需要。

4）各档案组织部门应当配备齐全的技术操作设备。档案运行的管理部门要充分实现现代化的技术操作，就需要构建一套相对完整的技术操作有关设备。在无纸化操作的过程中，技术操作设备发挥着重要作用，因为它是无纸化操作的开展基础，这也是基层单位对于实现档案运行管理的现代化的唯一可行性途径。对于基层事业单位，需要购买高质量的设备组合，以尽快摆脱纸质工作局限性，积极参与到现代化工作进程之中。这样做一方面可以起到有效保护档案信息的作用，另一方面可以通过让员工尽快掌握现代技术，实现基层机构档案现代化。

5）软硬件配置环境的改进。根据档案运行管理系统的基本特点，各部门可以通过网络平台快速、安全地传送到档案运行管理中心，档案运行管理人员可以统一整理、存储、识别文档内容，确保信息的及时性、真实性和准确性。同时还应该选择具有良好兼容性和稳定性的管理硬件及软件，档案部门有关人员必须使用相同的管理软件，实现档案运行管理的标准化，从而提高电子档案的质量。

6）注意维护档案信息安全。在推进档案运行管理现代化的同时，也要重视档案安全。基层事业单位的档案大多含有国家机密，事业单位档案运行管理与个人或企业大有不同，大多与国家的信息安全事件有关，面向事业单位开展的档案运行管理应充分注重信息安全的维护。

5 结束语

基层机构档案运行管理需要现代技术的全面应用，一方面，为员工节省了时间，另一方面，确保了档案的完整性和可靠性，现代科技的融入能够实现对个人信息的有效保护，也能够使得必要时调用文件的流程得以简化。这就要求各事业单位及相关部门要重视对现代技术人才的培养，从而促进现代技术的顺利实施。