探讨新时期医院档案现代化管理策略

梁容辉

（东莞市万江医院，广东 东莞 523039）

医院档案是针对医院行政管理、医疗活动所产生的文件、图表、记录、档案、录像等多种资料载体，是医院极为宝贵的文献资料财富，医院档案管理现代化是指利用科学技术与手段，将线下资料转移至线上，减少医疗、行政资料管理难度与成本，进一步深化医疗数据的使用范畴，提高医疗数据的使用效率与整体质量，促使相关工作能够满足时代发展的基本需求。通过信息技术、大数据技术、智能技术，医院档案管理人员可以对医院档案数据进行统一的规划管理，改变医护人员对档案内容原有应用方法，为患者提供更加优质的治疗服务，从而促使医院医疗水平得到提升。

1 医院档案管理内涵

在科学技术的支持下，医疗事业整体发展迈入全新的阶段，医院医疗也开始迈高速发展阶段，而档案管理作为医院医疗活动与行政管理重要的组成部分，必须对其进行深度改革，使其能够更好地帮助医护人员向患者提供医疗服务。具体而言，医院医疗档案现代化管理主要包含以下几点内容：

1.1 信息收集与时化

在上文中我们曾经提及过，医院档案形成包括对医疗活动与医院行政管理信息收集、整理、统计三个重要环节，其中信息收集是最为基础且重要的环节，需要利用科学方法与信息技术对其进行优化，保障医院资料的完整性与真实性，为后期档案内容高效使用提供便捷[1]。因此，医院管理人员在对档案信息收集时，必须要注意对其进行时化。伴随着无纸化办公理念的普及，线上云端信息内容储存已经悄然走进我们的生活之中，改变了人们传统生活、工作方式都发生了巨大改变，数据采集方式也随之得到了发展，医院领导人员可以在尝试将每个科室电子设备连接在一起，对其产生的数据进行收集与统计，并将数据内容分阶段进行储存，部分患者信息可以适当地进行简化，保留关键内容，纳入信息档案报告之中，进一步弥补档案内容的缺失，提高档案时化应用率[2]。

1.2 信息收集标准化

医院档案信息收集现代化的基础就是能够使其拥有一条完善的标准，进一步提高医院档案应用效率，医院管理人员需要根据自身医疗单位实际需求，明确一套管理制度，包含医疗档案应用办法、档案工作制度、档案管理人员守则、机房管理标准等内容，并对现有的纸质文献资料进行优化管理。医院档案管理工作的重点在于工作人员对于档案信息的使用效率上，最好的处理方式就是将其利用到医疗服务之中，通过档案信息对患者恢复状态进行管理，降低可能会出现康复并发症出现的可能性[3]。

1.3 信息储存数据化

伴随着计算机技术与云技术的发展，医院档案管理工作也因此受到的一定程度的影响，档案内容储存逐渐形成数字化管理的趋势，在运用云计算的处理，对部分数据内容可以进行实时分析，从而降低医疗人员工作难度。医院医疗人员在参与医疗活动之中时，会要求患者进行大量的数据检查，每一项检查内容都具备一定的标准，若该患者数据标准与正常标准差异过大，患者体内很可能出现病灶，通过针对其他检查报告的比较，最终可以判断出患者具体的病因。根据这个原理，医院可以为患者提供基础数据分析服务，对患者所提供的数据检测报告进行分析，根据数据检测报告第一时间得出患者可能患有的疾病，从而降低医护人员工作难度吗，为医疗事业智能化发展作出宝贵的贡献[4]。当然，医疗数据报告只能作为最为简单的分析参考，不能直接左右医生对患者整体状态的判断，同时，在数据分析出现错误时，医生也需要对数据内容进行报备，使得档案分析系统能够快速成长，纠正自身存在的错误[5]。

1.4 信息使用无限制化

当下，每个医护人员都会拥有一台属于自己的智能手机，而智能手机作为移动终端设备的一种，可以对数据库进行远程访问，消除档案访问工作时间与空间限制。传统档案管理工作，需要医护人员到达指定档案室，记录自己的身份信息，而后对档案内容进行长时间排查、筛选，寻找到自己所需要的内容，这种档案方式不仅会耗费医护人员大量时间，在某种程度上还会存在一定的限制，使得档案管理工作无法发挥其真正的价值。而在现代化技术的帮助下，医护人员可以利用智能手机，通过特殊app软件登录到云端服务系统之中，消除时间与空间对于医护人员的工作限制，让医护人员在任何位置都可以随时分析患者以往的病情档案，提高医护人员的工作效率，为患者提供更加优质的服务内容[6]。

2 当下制约医院档案管理现代化发展主要成因

2.1 经费投入较少

部分医疗单位领导人员，对于医院档案管理现代化改革认知程度较低，持续削减档案管理设备投入，严重影响了现代化医疗档案就建设速度。除了部分三甲医院资金较为充裕以外，很多地区医院经费十分紧张，而档案管理建设作为一项基础性工作，对其投入经费难以在短时间内收获“成果”，这促使很多医院管理人员不愿意将资金投入到档案室发展改革之中，再加之现代化设备更新速度较快，医护人员对其使用程度不高，致使医院档案现代化建设处于较低水准[7]。

2.2 管理观念陈旧

部分医院在积极响应国家的号召后，的确投入的大量的资金建设档案室现代化改革工程，但是由于管理人员思想陈旧，工作人员综合素质较差，导致档案室管理工作存在“重投资、轻利用”的问题。当下，部分档案室管理人员与工作人员都是医院即将退休的医护人员担任，对于工作内容与工作形式早已根深蒂固在其脑中，而随着新设备、新理念的引进，部分即管理人员开始排斥全新的工作模式，及时有全新的工作方法也得到相关人员的支持。同时，部分医院管理人员认为，医院档案现代化建设只于档案室工作人员有关，忽略了对于医护人员的引导，没有得到基层医护人员的支持，缺乏对其档案使用的培训，致使医护人员无法积极、主动的融入档案管理之中。同时，在现代科技化背景下，医院档案建设需要一支专业化团队，该团队必须能够主导医院其他人员积极主动到管理活动之中，对医院医疗活动、行政活动进行深度改革，使其能够搭配档案建设一起发展，而多数医院缺乏相关技术指导，只是将档案建设工作看作是一场工作意义上的优化，没有认识到其对医院发展的重要性[8]。

3 在新时期背景下现代化医院档案建设有效建议

3.1 加大投入，提高整体影响力

为了能够促使医院管理人员认识到现代化档案管理的重要性，地方医疗管理部门需要加大扶持力度，引导医院将档案建设与医疗活动同样放在首要位置。医院除了需要引进全新的机房设备和传感设备、大型扫描设备、计算机设备以外，还需要采购灭火设备、除湿设备、防尘设备，同时还需要对原有的档案室进行改造。与传统档案室建设不同，传统档案室只需要人员看护档案柜架即可，而现代化档案室则需要拥有密闭的空间，室内温度、湿度、空气粉尘都需要得到控制，让信息储存设备能够拥有一个良好的工作环境，不会因为外因而导致死机。同时，医院管理人员还需要将各个科室计算机设备连接起来，每个科室都可以建立独立的档案内容额，而这些档案内容还可以在局域网内进行分享，打破“信息孤岛”的限制，使得现代化档案建设更具实践意义。此外，医院管理人员还需要与其他科技公司进行合作，维护线上档案运行系统，避免线上档案系统被不法分子所攻击，保障医院档案内容的安全。医院档案内容一般会包含患者大量的隐私内容，这些内容若遭到泄露将会严重影响到患者生活。

3.2 加强培训，提升相关人员素质

在投入大量资源后，医院现代化档案室基础建设得到保障，这时，医院管理人员需要对医护人员、档案室管理人员、档案室工作人员一起进行教育培训，使其能够充分的了解线上档案室系统的使用方法，避免出现错误操作问题，将档案室工作融入日常工作之中。为了能够建设专业化团队，医院管理人员可以联合专业技术团队或科技公司，从现代化档案管理设备与基础功能开始进行讲解，定期对医护人员进行教育培训，并对档案室管理人员、工作人员进行系统的考核，将考核内容纳入工资结算系统之中，对于部分宁玩不灵的人群，医院管理人员必须对其进行严肃处理，纠正其他人员错误思想，促使更多人员能够认识到现代化档案建设的重要性。从当前现状来看，档案室工作过人员年龄普遍偏大、学习能力也较为有限，档案室整体人员数量较少。医院管理人员可以尝试将现代化档案建设逐渐变为无人管理的智能模式，让机械设备自行运转，定期进行维护即可，而这种档案室工作方式，必须实施在所有人员对线上档案系统十分了解之后，方才能得到实施。

4 结束语

总而言之，在我国科学技术发展的前提下，医疗部门也开始督促各地方医院加快现代化，档案改革建设也会因此发生一定程度变化，而这是未来我国医疗事业发展的主要趋势，并时不是某个人、某个单位可以拒绝的。在不久未来，国家也会对医院档案内容进行集中管理，将每一个医院信息内容联合起来，为我国人民群众提供更好的医疗服务，进一步提高我国人民群众生活质量。因此，当下医院管理人员必须重视相关档案管理改革，从医疗设备引进到医护人员培训，都需要投入百分百的精力，促使现代化档案工作能够融入每一个医疗环节之中，对档案数据进行合理使用。