信息化时代的机关文书档案管理论述

霍春萍

（黑龙江省宝泉岭农场，黑龙江 鹤岗 154211）

众所周知，文书工作尤其是机关文书不仅具有记录功能，而且还具有一定的机密性，在网络信息高速发展的背景下，信息化为机关文书档案管理工作带来了新的理念和方法，能够切实为文书工作提供便利，与此同时，对于机关文书工作而言，也无疑是一次前所未有的挑战，例如办公系统的升级，电脑受到病毒的侵害等多种情况都会影响和破坏机关文书，鉴于此，探究更为有效的管理方法至关重要，以期能够为机关单位文书档案管理工作的开展作出贡献。

1 机关文书档案管理信息化作用

1）提高机关文书档案管理效率。近年来，我国各项工作都突飞猛进，改革开放步伐也稳步向前，与此同时，机关工作内容也逐渐增多，工作涉及的广度和深度不断增加，致使文书种类不断增加，文书数量与日俱增，文书中所保存的信息，存留的工作痕迹数不胜数，在机关单位中，文书工作的重要性也随之提升，传统的文书档案管理工作方法，已然无法满足当前文书工作需要，采用信息化的工作方式，能够让档案管理工作删繁就简提高工作效率，降低工作人员负担。

2）提高机关文书档案管理工作水平。信息化的应用，不仅能够帮助文书档案管理工作提高效率，也能够有效改善文书档案工作的水平，信息化的关键性标签就是速度与能力。传统文书档案工作主要以纸质文书档案为主，在保存和二次应用时都存在一定困难与阻碍，甚至会出现档案失真，档案丢失的情况，而信息化下的档案管理工作，则能够以网络为传输手段，改善人工传递速度慢、文件丢失的情况，还能够提高文件的安全性，进而提高我国机关单位档案管理工作的整体水平。

3）提高文书档案在实际工作中的应用性。信息化的应用，让文书档案的保存、传输、查找都变得简单且高效，对机关工作有着重要性的影响。可以说文书档案中承载着机关单位工作的工作思路和工作成绩，在日常工作中，需要经常查阅之前的文书档案，例如上级传来的红头文件，例如部门直接的交流文件，通过查阅过去的文书档案，能够给予现在的工作以启示和指导，信息化的应用，能够大大提升文书档案查阅的便捷性，也能让文书档案在不同部门不同人员中流动，提升文书档案的应用性。

2 文书档案工作中存在的问题

1）对文书档案工作认识不清。从目前情况分析，机关单位中文书档案管理工作无法直接转化为经济效益，对于单位考核而言作用也微乎其微，因此机关单位普遍从领导层到中层再到普通工作人员对文书档案工作都不够重视。

2）文书档案管理人员专业性不足。现阶段，我国机关单位中从事文书档案管理的人员可以分为两类，一是单位人员兼任，二是招聘的专职文字综合岗位人员，但是无论是哪一种人员，都鲜少有档案管理专业的人，因此机关单位中的文书档案管理人员仅能胜任纸质文书的管理，难以使用现代化信息设备进行工作，即使机关单位花费重金购买信息化设备，也会让明珠蒙尘，让信息化设备形同虚设，导致单位中的文书档案工作仅停留在收发保存和查找阶段，与此同时，兼任的文书档案人员也无法将全部精力投入到文书档案工作。除此以外，因为这项工作受到的重视程度较低，因此在人员配备上也明显不足，一个部门仅有一个文书档案工作人员的情况比比皆是，一人基本难以承担全部的文书档案工作，如若一人有事请假，则请假期间的文书档案工作就无人负责。总体来说，在信息化文书档案管理中受到专业性限制难以满足工作要求。

3）规范化程度较低。近年来，随着信息科技在办公场所的应用，我国各地机关单位的办公也逐渐朝着自动化信息化方向发展，与此同时，文书档案管理也与时俱进，工作水平也逐渐提高，但因为办公平台不断改变，许多问题也随之而来，例如保存在不同平台的电子文件，在查询时则会耗费许多时间和精力，同时也会因为平台的改变导致数据丢失等等问题。除此以外，在无纸化办公大范围推行后，各机关单位的工作方式也都随之改变，尤其是办文、办会两种情况，都大幅度减少了纸质文书的应用，取而代之的是电子版文书档案，通过网络进行办公，而电子文件无论是在保管还是在存档方面都有着更高的要求。

除此以外，在机关单位中，不规范的文书立卷、归档情况十分常见，例如，在归档环节，会经常出现原稿或者是修改稿二缺一的情况，亦或是不复印，直接用原稿进行归档，久而久之，出现字迹模糊不清的情况，降低档案价值，此外，还出现档案中存在铅笔标注字迹，纸张规格不符合要求、装订漏页等问题，影响档案规范性和完整性，归档不及时情况也时有发生，同时，相近公文重复归档也是一大问题。

4）文书档案管理工作资金投入不足。信息化下的文书档案工作，必然需要现代化信息化的软件和硬件办公设备，如电脑、以及电脑上需要安装的软件以及支持电脑运行的网络，还有存储文书档案的硬盘等等，因为文书档案工作长期以来都处于被轻视和被忽视的情况下，以及多数机关单位对信息化技术认识不足，没有看到信息化办公所带来的好处，导致在文书档案管理工作中投入的资金不足，影响信息化文书档案工作的开展。

3 文书档案管理工作改进措施

1）从上到下重视文书档案管理工作。不可否认，在机关单位中领导是有决策权的，领导是下级工作人员的楷模，领导对待文书档案管理的态度，直接决定单位所有人员的态度，因此，想要让机关单位重视文书档案管理工作，首先就要从领导层面入手。调查显示，各单位领导不重视文书档案管理工作，究其根本是没有认识到文书档案管理工作对于自身对于下属甚至是对于整个机关单位工作的重要性，因此，必须让机关单位从上至下都达成共识，提高对文书档案管理工作的重视程度。具体而言，可以从宣传方面着手，加大宣传力度，对领导和工作人员进行思想转变，作为文书档案工作人员，更要重视自身工作，常向领导汇报，让领导了解文书档案工作的重要性，获得领导的支持。通常情况下，机关单位领导主要是负责部门管理和大事项的决策工作，不可否认，在多数领导眼中文书档案工作并不重要，也无法让上级和群众根据文书档案看到自己的工作成绩，因此想要让领导重视文书档案工作切实存在一定困难，需要文书档案工作人员长期的与领导进行沟通，潜移默化地影响领导，在不断的沟通中让领导逐渐了解文书档案工作的意义，只有让领导动容，才能让领导重视，切不可操之过急，适得其反。

2）提高文书档案袋管理人员的专业程度。在信息化时代，流行这样一句话：“专业的事情交给专业的人做”，文书档案管理工作亦是如此，信息化背景下，文书档案管理工作已然成为一项具有较高专业性的工作，常人难以胜任，因此需要在机关单位中培养或引进专业人员，只有从事文书档案工作的人员具备专业知识，掌握现代化的设备操作技能，才能采用科学与便捷的方式开展文书档案管理工作，才能保证和提高机关单位文书档案工过的质量和效率。需要注意的是，在选定文书档案工作人员后，要定期对其进行考核，保证其专业知识和专业能力的先进性。古语有云：“勤能补拙”，在选用文书档案工作人员时，应该在注重专业素质的同时，更加注重人员的职业素养，首先，要具备较高的爱岗敬业精神，有一定的工作责任感，其次，要有较高的职业道德，能够在工作期间全身心地投入工作，因为信息化文书档案工作多在电脑上进行，相对而言较为枯燥，若是意志不坚定，则会溜号分心甚至发生玩手机的情况，影响工作进行。机关单位中的文书档案也会涉及带有机密性的文件，因此，要求从事文书档案工作的人员具有较高的保密意识，如此方能做好文书档案工作，促使其朝着信息化方向不断发展。除此以外，还要采取一定的方法督促文书档案工作人员不断学习，以认真负责的态度工作，实践证明，最为有效的方法就是制定考察制度，一是定期对文书档案人员进行定期考试，检查其是否具备工作能力与专业素养，二是对该人员进行培训，可以定期组织其到专业组织进行学习，为其充电，保证工作人员在知识和技能方面的先进性，才能保证机关单位在文书档案工作中的信息化。

3）加强档案信息化建设，提升工作效率。对于机关单位而言，机会每天都会产生纸质文书档案，而纸质文书的管理与分类都是一项十分繁杂且繁重的工作，但若是借助计算机进行工作，则必然能够事半功倍。在网络科技飞速发展的大环境下，信息化、数字化是文书档案工作发展的必然趋势，因此机关单位要注重加强档案信息化建设工作，引进先进的应用设备，加强现代网络信息技术的使用，让文书档案工作信息化、数字化、自动化，让单位的文书档案形成一个整体，实现信息资源共享。具体而言，在纸质版档案应用过后应先对其进行建档立卡，将其储存在网络当中，再对其进行关联，将与之有关的档案进行关联，再将其存放在档案室，此种方式，不仅能为档案的安全上”两把锁”提高档案的安全性，而且也能让档案的查找更加便捷，在电脑中按照存储类目和序号就可以快速找到，提升工作效率。

4）加强文书档案管理工作的规范性。机关单位中，长期以来所使用的传统的文书档案管理制度俨然无法满足信息化背景下工作的要求，失去工作效力，在信息化下，机关单位也随之制定与之相符合的工作制度，其中涉及的部门和人员也更加繁多，同时，近年来机关单位人员的部门划分更加清晰和明确，为新制度和制定和实施带来阻碍。与此同时，人们对传统的管理模式更加熟悉也较为习惯，受此影响，文书工作人员在工作中也会不自觉关注纸质文书的管理与存档，因此，当单位领导对文书档案中的内容进行修改后，在电子版档案中没有留下痕迹，导致机关单位中电子档案没有进行相应的处理，由此可见，在制定新制度过程中，要从思想上进行改变，让所有人员严格执行工作制度，让文书档案管理工作能够朝着更加规范化的方向发展。

4 结语

综上所述，对于机关单位而言，信息化的文书档案是至关重要的，一方面能够提高工作效率，另一方面能够提升工作水平，也能够降低工作人员负担，最大程度上发挥文书档案的作用，保留机关单位工作痕迹，为后续的工作提供参考与依据。与此同时，文书档案管理水平也体现着机关单位整体的管理水平，作为机关单位的一部分，文书档案管理能够体现机关单位的工作态度，能够看出机关单位在以往工作中取得的成就和存在的不足。机关单位应该从上到下重视此项工作，选用具备专业素养的档案管理人员，使用最为先进的信息化技术，让文书档案能够发挥最大的作用，对机关单位工作的开展作出更大贡献。