OA办公系统提高医院档案管理效能的有效性分析

于金英

（威海市妇幼保健院，山东 威海 264200）

办公系统是当前各行各业发展过程当中保证工作顺利的现代化科技基础，也是当前社会发展运作的良好保障，可以说各行各业的发展建设都离不开办公系统。因此在各行各业当中应用高效的办公系统，能够对相关行业起到非常重要的影响意义，同时还能够推动整个社会的经济发展和建设。近些年来随着计算机网络技术的不断发展OA办公系统的出现和应用也为现代化的社会生产工作提供了更加高效的办公方案，其中我国的医院医疗系统在对办公系统选择的过程当中也更加偏向OA系统的使用。在当前的国家市场经济体制下，进一步提升医院的医疗服务质量和服务效率，同时带动医疗机构的工作科学性稳步提升离不开OA系统的自动化办公它应用，不仅仅高效的为医院提供了良好的办公服务平台，同时还能够为医院的各项工作提供了更多的便利。

1 OA办公系统

随着信息化技术的发展，大部分医院已全面实行了办公自动化、无纸化，在这种背景下OA办公系统应运而生，OA办公系统在互联网技术的基础上，以单位计算机为核心，并辅助于各种现代化的办公设备，收集冗杂的办公信息，同时将其归纳、整理、分类，以利于工作人员更加快捷、有效的查询、使用。

OA实际上是办公自动化的系统简称，是当前计算机技术发展应用基础上发展出来的现代化现行办公管理方式，这样的自动化办公方式不仅仅范围更广，同时能够高效地实现信息的交流共享，其中包含计算机应用管理技术以及高新设备等业务的处理等等。OA办公系统采用全面而广泛的全覆盖模式，能够给当前的社会建设和发展带来更加新颖的建设机遇，同时促进现代化社会建设实现电子科技化。

OA自动化系统发展是以现代化信息技术办公公务为基础的，通过对工作过程当中各类内部信息的采集以及外部环境的信息处理，将内外信息进行高效的处理和整合提取工作信息中重要的信息进行集体整合归档，另外还会集中提取一些工作之外的一些不利于工作进行垃圾的集中处理。OA系统在自动化办公当中的数据处理优势，能够高效的带动现代化办公系统的处理数据准确性稳步提升。威自动化系统的工作应用第二个阶段，实际上是协助工作系统使用者通过电子网络技术，电子文档等等共享现代化自动技术来促进工作人员之间实现高效的信息共享和交流保障，在不受时间空间限制的条件下展开进一步的工作。

市场经济在当前发展下最强的发展建设优势就是开放性，而OA系统在当前发展过程当中得到了充分的应用，因为其服务范围逐渐由行政扩展到了各个系统的活动组织当中，所以不仅仅能够为使用者提供更加高效准确的交流反馈，同时还能够协调整个组织的内部工作效率。

相对于传统的办公方式，OA办公系统具有以下三方面的优势。第一，低成本，医院内所有文件均可以以电子形式传阅，实现了真正的无纸化，节约资源，有效降低了医院的支出。第二，高效性，相较于传统人工分发文件的方式，利用OA系统可以快速传递各种文件，避免人力资源的浪费，同时OA系统可以最大限度的保存各种文件，避免丢失。第三，易操作，OA办公系统操作简单，档案管理人员登录办公系统后即可进行各种档案整理、归纳、分类。

2 传统医院档案管理工作存在的弊端

2.1 管理工作人员专业素质低

在很多医院，没有专门从事档案管理的工作人员，很多都是由行政科室人员兼任，或者由临床退休人员担任，无论在精力上，还是在业务水平上都不能有效地进行档案管理工作，这样形成了非专业人员管理档案，造成档案管理工作的混乱，制约了医院档案管理水平的提高。

2.2 档案管理规章制度不健全

医院临床各个专业，各个部门，都有一套自己成熟的管理规章制度，但是很多医院在档案管理方面，规章制度不健全，甚至缺失，而且档案管理人员也不重视档案管理工作，导致医院很多科室重要的资料内容不能及时收集、整理、保管。

2.3 现代化水平低

目前，很多医院还是应用传统的手工方法管理档案，即使运用电脑，也仅仅限于对于一些简单数据的录入或者检索，这种传统的工作方式容易导致档案在管理过程中的破损、混乱，甚至丢失，影响档案的完整性、安全性和美观性。

3 OA办公系统可以有效提升医院档案管理的效能

3.1 量体裁衣，个体化定制

目前很多的OA办公软件都可以根据医院的自身需要进行修改，以更好地适应不同医院、不同科室的办公要求，医院档案管理部门，可以根据自身医院特点及工作需求，设计所需要的档案管理软件，这样可以确保档案管理人员快速掌握办公软件，熟练操作，应用自如的收集、整理各种医院档案文件，节省时间，提高效率。

3.2 简洁明了，方便实用

在医院档案管理的OA系统，可以根据不同内容、不同类别设置不同的菜单，将相近的内容归纳到同一菜单下，如可以设置医院动态、医院通告、科研信息、药物信息、医保信息、人员信息、党务信息等不同菜单，这样不论是对于档案管理者，还是对于使用者，都一目了然，快速便捷。

3.3 简化流程，节省时间

与传统的OA办公系统相同，档案管理OA系统也为每位员工设定唯一的用户名和密码，医院内每一位工作人员都有权限访问公开的档案内容，进行查询、打印等工作，但是没有权限进行修改、删除、涂抹等操作，这样既节省了时间，方便了职工，又保证了档案内容的完整性。

3.4 收集大数据，更好地服务医院

应用OA办公系统，可以更好地记录档案访问、调阅的次数，便于收集数据，为医院在重大决策的制定、科研成果的转化提供更多的数据支持，服务医院。

3.5 提升团队工作协调性

OA系统在使用过程当中可以高效地传递指令，让信息实现快速准确的共享，能够促进工作人员以及各科室之间的交流合作。OA系统将信息准确无误的传达给每一位工作人员的同时，执行监督工作，高效地对工作安排和工作任务进行跟踪监督，掌握各个部门工作情况的同时，督促工作人员积极的完成各项工作。OA系统的信息共享可以为每一位工作人员提供医疗信息方面的学术交流支持，让工作人员在工作之余，对于工作上的一些探讨和交流更加便利，不仅仅丰富工作人员的职业生活，同时还有助于营造出更加和谐的工作氛围，进而带动整个医院的工作建设。

4 医院信息化办公系统中OA办公系统的应用举例

4.1 业务工作流程管理平台应用

OA系统通过创建内部管理平台的方式在医院的办公系统当中确定了其重要性的地位，通过OA系统的定制化工作流程，在经过各个部门的审批工作，可以让各个科室的工作变得更加清晰明确，按照每个科室的责任，明确的对工作流程进行划分，使得各个部门能够随时随地了解到当下所急需的工作内容，可以大大提升工作效率。尤其是在当前发展当中，医院需要处理非常多复杂的业务，那么对于这些复杂的业务来说，制定更加科学规范的工作流程，将能够高效地提升医院的管理效率，带动医院的整体建设和发展。业务处理当中，使医院业务和OA系统高效的结合起来，在电子平台当中显示出系统的完整性和科学性，不断通过互联网技术对信息进行完善，可以让医院在信息化发展过程当中真正实现现代科技化建设，方便各个部门之间的信息交流和处理，从而实现随时随地的办公。业务工作处理当中应用自动化办公系统能够进一步带动医院管理的规范性，在降低医院培训成本的同时，让医院的工作制度变得更加完善，医院的工作人员在处理信息数据的调查和追踪时，能够更加方便。

4.2 内部邮件管理平台应用

OA系统在医院办公当中承担着内部邮件处理的重要责任，在医院文件和办公处理过程当中，能够高效地实现每一位员工的邮件收发和韵达工作，能够高效地完成整个流程当中的任务派发等工作。这种邮件的自动化处理模式，不仅仅避免了传统纸张的浪费，同时使得邮件的收发变得更加科学。信息化程度提高的同时降低邮件的收发成本，让邮件的传输效率变得更加高效，另外还可以高效的避免内部邮件的暴露，同时还能够及时的处理一些垃圾邮件，让内部信息的安全规范性更强。

4.3 公文管理平台应用

公文办公系统是自动化办公系统当中独有的管理平台，在文件收发传阅的过程当中，需要高效地进行模块化处理，能够高效的缩短时间，同时能够让工作人员的文件管理变得更加快捷。医护人员在对文件和文档进行归档时和查询处理时，可以通过这个系统实现流程化工作。OA管理系统当中通过对应的流转流程，对各个文档以及文件进行批注和修改，可以高效地对这些所规定的文件进行批注划分，同时还可以按照定时的方式来发送一些稿件，另外对稿件进行模拟审核签发等等也非常重要。将档案归档放入各个科室的管理人员手中，按照表单发放的流程，通过办公系统的自定义管理，不仅仅不受数量限制，还能够高效的提升办公文件处理的速率，提升各个科室之间的关联性，让工作人员实现文明办公、科学办公。OA系统完善的过程中增强系统补发和修复重发的能力，进一步带动文件管理的跟踪性，让公文签发程序变得更加安全规范。

4.4 主页新闻处理平台应用

医院办公系统当中使用OA办公系统，可以通过自动化的办公模式，结合医院不同的科室和要求，营造出更加多样化的和谐办公氛围，让医院的办公系统和办公环境变得更加活跃。信息板块设定当中需要结合医院所包含的不同科室进行不同业务和行政能力的调整，结合人事等等板块进行新闻信息处理，所有的用户都可以通过这个系统进行分享评论以及转发等等，让每一位医护人员都能够及时的随时随地的了解到医院的实时动态详情。

5 结论

医院档案管理工作繁琐复杂，而OA办公系统不仅简单，而且功能齐全，将二者结合起来，应用OA办公系统进行档案管理工作，可以最大程度的发挥OA办公系统的优点，提高档案管理工作的效能，提升医院档案管理工作的精确性，避免档案管理的杂乱无章，甚至档案的丢失，真正实现医患档案管理的标准化、简洁化、规范化、高效化、科学化。