刍议医院电子档案管理中的问题与完善

牛天鹤

（东莞市万江医院，广东 东莞 523039）

在信息数字化不断发展过程中，医院开展档案管理工作中实现了现代化，电子档案成为进行档案管理时的主要形式，也是管理重要发展趋势。通过运用这种档案管理方式，能够在一定程度上促进管理质量与管理效率的不断提高[1]。

1 医院档案管理基本特点

在医院中，档案管理具有明显封闭性特点，档案和医护人员、管理人员关系十分密切。档案在进行归档之后一般会具有封闭期，封闭期的形成可以避免信息发生泄露问题，也能使患者权利获得比较充分的保证。档案主要由多种类型报表、会议记录、管理文件等组成[2]。医院档案中会包含各项工作在实施时的记录，会将医院中的重要信息进行汇总，工作人员需经常查询与使用。

2 电子档案管理运用于医院中的重要意义

首先，减轻管理人员工作强度。医院在开展档案管理时，传统模式下，利用率比较低，立卷时难度比较大，并且查询时准确率也并不高，运用信息技术进行管理，能够使档案检索与档案查找工作在实施时程序更加简化，保证档案进行立卷与归档时的整体效果，也能使检索工作在实施过程中更为准确与高效。并且可以运用病案管理以及文书档案，提升档案管理整体效率[2]。其次，提升档案管理整体水平。针对档案价值进行分析与判断过程中，主要是针对其利用进行分析，要想保证档案利用率，就需给予文档卷宗整体质量充分重视。传统模式下，开展文书立卷工作时，对人员具有较高依赖性，并且立卷人在展开工作时，往往会建立在自身分析理解基础上，这对于立卷时标准性的实现比较不利[3]。通过电子档案管理的实现，能够使管理工作在实施过程中将更多时间与精力放在档案编制方面，促进档案管理整体水平的不断提升。

3 医院电子档案管理工作中存在的主要问题

3.1 未能形成大数据意识

电子档案管理与传统档案管理相比，体现出了明显的新型化，要想促进档案存储的效率提升，提高其应用效率，就需重视大数据理念的形成。但是多数医院未能给予大数据充分重视，运用大数据展开档案管理的思想意识较为薄弱，其中主要体现在这几方面：首先，部分医院开展档案管理时，通过运用大数据进行存储使管理效率获得了一定程度提升，但是管理人员在思想上比较固化，仍然运用传统模式展开管理工作，进而导致大数据作用与价值难以充分发挥出来[4]。其次，部分医院针对档案的资料进行处理时，比较重视人员分析，大数据未能获得合理应用，在大数据中，信息量虽然比较大多，但在价值密度上却不高，因此信息准确性难以获得充分保证[5]。同时，部分医院展开电子档案管理时，也存在云存储方面数据挖掘有所缺失的问题，只是单纯使用大数据，在此情况下，大数据在应用价值上难以获得充分发挥。

3.2 管理制度有所欠缺

档案在进行存储与应用过程中，需重视管理制度建设，发挥制度引导作用，保证档案存储效率与应用效率[6]。但是在开展电子档案管理时，部分医院对于制度建设并不是十分重视，运用大数据进行存储相关内容相对较少，管理人员难以获得有效引导。并且基于当前实施的管理制度分析，激励内容较少，管理人员运用电子档案管理模式的积极性并不高，这对于管理质量的提高会产生不良影响。

3.3 数据库开发整体力度缺失

就当前社会发展现状来讲，多数医院都比较重视电子档案管理，在开展电子档案管理过程中，要想使大数据存储获得有效应用，就需重视数据库建设，保证管理工作在实施过程中整体效率。但医院现有数据库存在较大漏洞与缺陷，其中主要体现在这几方面：首先，电子档案管理中运用的数据库在功能上不够全面，多数数据库仅能录入数据，对数据进行简单整理，数据挖掘与云存储等功能未能获得充分发挥，单纯运用人工分析数据，进而导致大数据在存储方面的得功能未能获得充分发挥。其次，录入大数据时，一般会运用手动录入方式，难以较保证信息在录入过程中整体准确性。最后，数据库处于运行状态时，其安全水平急需提升，在存在安全问题情况下，十分容易导致信息泄露。

3.4 安全管理力度有待提升

电子档案在使用时，要想将其完整性与完整性充分发挥出来，就需积极开展安全管理工作。一般来讲，电子文件可重复性比较高，可以对其进行编辑与修改，也能避免出现痕迹，对于一些针对原始文件进行鉴别的凭证信息较，更改问题发生的概率比较大，在此情况下，电子文件中原始凭证进行的辨别时复杂性会明显提升，整体难度比较大。同时在自然灾害影响与威胁作用下，电子档案十分容易受到破坏。

3.5 管理人员存在素质参差不齐问题

当前在医院中进行电子档案管理的工作人员，存在理论水平、专业素以及文化程度多方面参差不齐情况，并且人员具有较大流动性，配备随意性也比较大，管理人员多数由护理部门、行政部门或者是医技部门中转岗而来。专业人员比较少。并且工作人员在工作中存在专业知识老化、知识结构缺少合理性以及知识面比较窄的问题，他们在管理水平和管理理念上存在滞后性，与时代实际发展需求之间难以充分适应，进而管理工作在实施过程中，难以获得比较明显的效果。

4 医院电子档案管理工作中问题完善措施

4.1 转变传统管理意识

对于大数据来讲，其在应用时优势比较显著，这对档案管理顺利开展十分重要，因此医院在实施电子档案管理过程中，要想在水平上获得的提升，就需积极转变管理意识，实现管理改进与管理创新[7]。在此过程中，领导层需的积极改进自身落后观念，重视相关管理人员对大数据知识的学习，进一步明确掌握大数据知识的重要性与必要性，使管理人员在开展管理工作过程中可以获得充足理论与技术支持。同时需对大数据存储进行宣传与推广，保证相关工作人员可以灵活运用大数据进行存储，保证大数据进行存储时和应用时的整体效率，提升档案开展管理工作时的整体质量。

4.2 重视管理制度建设

医院在实施电子档案管理时，通过管理制度建设能够推动管理工作顺利进行。因此医院需加强相关制度建设，展开制度建设过程中，需与现有制度之间进行结合，与大数据之间展开融合，进而使管理人员在工作中可以获得有效指导。同时展开制度建设时，需注重激励内容设置，做到各项工作奖惩分明，并保证激励制度与惩罚制度可以处于统一平衡状态[8]。在此情况下，不仅能够对管理工作人员行为进行约束，也能增强人员运用信息技术的热情与主动性，进而使电子档案管理质量提升获得制度上的保证。

4.3 积极开发档案数据库

医院进行电子档案管理时，需给予大数据技术运用充分重视，加强档案数据库开发，在此过程中，医院需保证选择相关研发机构的专业性，详细分析电子档案管理，积极开展数据库开发，进而使电子档案管理在运用时的功能优势与性能优势可以获得充分保证，不仅涵盖一些比较简单的功能，也能对先进性能进行开发。同时，需保证数据库实际使用效率，对其进行定期维护与定期更新，并重视相关工作创新，使数据库可以在性能方面得到扩充，保证电子档案管理工作在开展时的整体水平。

4.4 加强监督力度与管理力度

医院在开展电子档案管理过程中，需重视构建内部监督机制，并且监督工作在实施时，需体现出独立性，针对电子档案整体管理情况进行定期检查，在发现出现问题时，需及时采取应对措施。对于电子档案来讲，发生丢失概率比较大，因此管理工作在实施时，需注重规范性体现，避免发生安全问题，强化内部监督工作，明确划分责任。同时医院需实现内部监督与外部监督之间的紧密配合，及时发现档案管理安全隐患，保证监督实际制定效力。

电子档案管理中，档案进行机密保管十分重要，这实际上对档案使用人员和档案管理人员都提出了比较明确的要求，需其在工作中可以将相关规章制度充分落实到位，并运用积极方式维护档案内容，促进电子档案管理在实施过程中保密水平与安全水平的提高。档案进行传输与处理时，为避免资料出现变更现象，就需制定的加密验证相关保证措施，防止出现恶意程序，使医院中的科研成果可以获得最大程度保证，也能确保医院在知识产权方面的安全性。在开展保密工作与利用工作时，需体现出多角度，实现全方位，综合考虑变化因素，针对档案密级进行合理调整，进而使档案可以与使用者需求之间相适应。

4.5 重视人员专业培训

要想电子档案管理工作人员在业务水平方面获得提升，就需重视相关工作人员培训工作，在展开培训工作过程中，可以邀请专家进行讲学，也可以将工作人员派遣出去，使其参与到学位班和学习班级中，并鼓励相关工作人员进行自学，在引导工作人员进行自学过程中，可以向其的推荐专业性网站或者是相关公众号，使工作人员可以对这部分内容形成更清晰、明确的认识。为保证人员自学效果，可以将其最终获得的学习情况与聘任和晋升之间结合在一起。同时需注重人才的引进，保证引进的人才具有良好专业知识与专业技能，进而提升其在工作中的质量与水平。

5 结束语

总之，在科技不断发展过程中，医院开展档案管理工作时，也需重视管理思想与管理方法的改革，使档案管理工作可以做到与时俱进，推动档案管理向着更好方向发展。就当前医院中运用的电子档案管理来讲，其在实施时仍存在一些问题，需基于问题提出对应解决措施，加强人才培养、培训，积极开展制度建设，强化整体监管力度等，进而使电子档案管理在实施时更具科学性。