数字化背景下的高职院校档案管理探析

赵海云

（广东省粤东技师学院，广东 汕头 515041）

在新时期下，高职院校为了获得更好地发展，在数字化校园建设方面的投入力度不断增加，但并未体现在档案管理方面，大量数字资源无法得到可靠、有效的保管，使得高职院校档案管理工作的难以发挥应有的作用。故此，为适应时代发展要求，高职院校必须重视对档案管理工作的研究，以确保档案管理服务质量的不断提高，进而为学校的发展打下重要基础。

1 高职院校档案管理工作现状

1.1 重视不足，观念落后

有效的档案管理工作对学校其他工作的开展具有重要的促进作用，如学校的人才评估中，就需要使用到相应的档案信息；部分毕业生因落户需要查询相关的学籍档案；校内重点工程项目建设同样也需要查找相关参考资料等。但是，学校部分领导对档案管理工作的重视并不足，并未从根本上认识到它的重要性。究其原因，档案管理工作在短期内所能给学校带来的收益是有限的，所以很多学校的领导会潜意识里忽略档案管理工作，故而，也就不会将其纳入数字化校园建设之中，使得档案的数字化建设一直处于为启动的状态。

1.2 管理体制不健全

档案管理工作的有序实施，需要有完善制度的保障，但是从实际工作情况来看，多数高职院校的管理体制并不健全，一方面是对整个档案管理工作的责任没有进行细化，工作流程不够明确，另一方面未能将考核奖惩措施予以有效落实，导致档案管理的开展情况并不是特别理想[1]。此外，在学校档案管理工作中，其他职能部门的参与度不够，使得档案工作受到一定影响。

1.3 服务技术手段落后

随着社会的进步与发展，信息化技术已渗透到社会各个领域之中，部分高职院校也在校园管理工作中引入了信息化设施，在这种情况下，数字化的档案管理已然成为这一工作的开展趋势。不过，目前大多数高职院校在档案管理工作中使用的信息化设施还比较有限，其中相当一部分还较为落后，只能用于一些比较简单的工作，如档案信息资源的录入等，还难以真正达到数字化的要求。在管理方式上，仍旧以传统模式为主，这样不仅工作效率低下，还会出现档案信息资源丢失或损坏、档案信息价值得不到发挥等问题，使得档案管理的作用无法充分体现。

1.4 缺少优秀的档案管理人才

在传统的档案管理工作中，档案管理人员只需懂得一定的专业知识即可，但在数字化背景下，高职院校档案管理工作发生了天翻地覆的变化，尤其是在工作方法上，已经不再是传统的纸质档案管理，而是逐渐实现了数字化、信息化与网络化，这对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求。然而，许多高职院校普遍存在缺少优秀的档案管理人才的问题，使得档案管理工作无法跟上时代的发展步伐。

2 数字化发展在高职院校档案管理中的作用

其一，与传统纸质档案相比，电子档案的实用性更强。在数字化发展下，高职院校档案管理工作将在数字信息化技术的支撑下，将传统纸质档案逐渐转变为数字化档案，之所以做出这样的转变，主要因为电子档案具有传递速度快、便于储存、使用寿命长等优点，这对提升档案管理的质量与效率具有积极作用。

其二，促进档案资源的共享。数字信息化技术除了可以更快、更好地收集整理相关档案信息，还能实现档案资源共享的目标，以提升档案资源的利用价值。在以往的档案管理工作中，使用者要想获取相应的档案信息，必须经过繁琐的流程，还无法保证最终是否可以如愿获取，而在数字信息化技术的有效应用下，使用者只需借助网络平台就可以很快检索到所需的档案信息，这样既方便了使用者，也减少了管理者的工作量，大幅提高了档案管理服务质量[2]。值得注意的是，在进行档案资源共享的过程中，管理人员必须要做好对私密性信息的安全监管工作。

其三，符合高职院校的发展需求。随着高职院校的不断发展，档案类别呈现多样化趋势，而档案内容也变得更为复杂，信息量大幅增加，倘若还是沿用以往的档案管理工作模式，必然会降低档案的使用价值，同时也会影响到高职院校的发展，而在档案管理中引入数字信息化技术，转变管理理念，正符合高职院校的发展需求。

3 数字化背景下加强高职院校档案管理的有效措施

3.1 强化对档案管理工作的认识

为提高档案管理水平，高职院校的领导层与档案管理工作人员必须要进一步强化对档案管理工作的认识，一方面需要认识到档案管理工作对学校发展具有的重要意义；另一方面，必须认识档案管理信息化建设的必要性，同时可以落实好相关责任，有序推进档案管理信息化建设工作的开展。在此期间，学校领导应当从根本上认识到这一工作的重要性，并在实际工作中发挥带头作用，以更好地改变档案管理思想封闭、缺乏创新的工作现状[3]。

3.2 引入高新数字化档案技术和手段

档案管理本身就是一项比较繁琐的工作，如今随着高职院校的快速发展，档案类别与数量与日俱增，使得该项工作的实际效益受到了严重影响。压缩衣，将高新数字化档案技术引入高职院校档案管理工作中是很有必要的，通过这些先进技术完成档案的收集、整理、存储以及检索等，不仅确保了工作的质量与效率，还节省了大量物力、人力与时间成本。可见，在数字化背景下，档案管理工作引入高新技术手段是必然结果，对提高这一工作的效果发挥着重要作用。

在使用数字信息化技术方面，除了可以用于档案信息的收集、整理与存储以外，还可以进行电子档案库的构建，并对其中部分内容进行公开，例如，可以对在校师生予以开放，师生可以凭借自己的账号登录查看相应的档案信息，同时在新生建档与后期完善档案信息的过程中，也可以让师生进行自主完善，然后经过档案管理人员审核之后进行统一保管，这样不仅能提升档案管理的效率，也可以保证档案信息的准确性与可靠性。此外，在实行信息化管理之后，也为毕业生存放与提取档案提供了便利。例如，可以通过条形码或二维码的形式对学生的毕业证予以标注，这样学生可以根据自己的需要，通过扫描条形码或二维码获取个人信息。必须注意的是，为了避免档案信息的泄露，应在信息入口设置密码。

3.3 构建完善的档案管理制度

在推进档案管理信息化建设中，高职院校应先构建档案管理工作体系，在该工作体系中，分管办公室的领导应承担起主要责任，学校各部门负责人作为本部分档案管理的责任人，并在各部门要专门安排一名兼职档案员，负责本部门档案资料的收集与整理，然后与档案室的工作人员做好对接。这样就能明确各部门在档案管理工作中的责任，同时也确定了基本的工作流程，避免出现分散管理的现象。其次，需要结合档案管理信息化建设的需求和高职院校档案管理工作现状，对相关的制度进行优化与完善，主要涉及档案的收集整理、鉴定、统计、保管等相关工作，有了制度保障的前提下，档案管理工作才能更加规范化、制度化与科学化，这对提升高职院校档案管理质量意义重大[4]。同时，在完善制度的过程中，也不能忽视责任追究制的构建，以明确相关人员的责任，促进实际工作的顺利开展。

3.4 加强档案信息资源建设

对档案管理工作而言，档案信息资源是开展这一工作的重要基础，若是没有丰富的档案信息资源，那么就难以推进档案信息化建设，更不能提高档案管理服务质量。故此，高职院校需要重视档案信息资源的建设，具体可以从以下几方面着手：第一，实行部门立卷，即学校的各个职能部门需要先进行部门内部的档案信息资源收集与整理，然后交由学校档案室集中统一管理，并且在归档时，需要电子档案与纸质档案同步进行。第二，扩大收集范围。在收集档案信息资源的时候，学校需要在原有的范围上进行扩大，以丰富档案信息资源，尤其是对重大活动或重点工程建设项目的档案信息资源收集中，应安排专人进行。第三，抓整合。在对档案管理工作予以不断优化与完善的过程中，将原本分散在学校各职能部门的档案信息资源进行统一保管，然后对所有档案信息资源进行合理归类与整理，以方便全校师生进行查阅。在此期间，高职院校需要加强基础设施建设，主要是根据档案管理信息化建设的需求，引进相应的信息设备与管理软件，这样既便于档案信息资源建设，也能优化检索系统，进而有效满足师生的查阅需求。

3.5 重视档案人才队伍建设

重视档案人才队伍建设也是档案信息化管理实现过程中一个不能忽视的问题。在数字化背景下，高职院校档案管理岗位的工作人员既要了解档案管理工作的相关知识与技能，也必须具有一定的计算机能力与创新能力，这对促进档案管理工作的开展十分关键[5]。因此，高职院校必须要结合具体工作情况，配备一定数量的专职与兼职档案管理人员，并且要对所有参与档案管理工作的人员进行培训。同时，还要定期开展经验交流分享会、专家指导座谈会等活动，对档案管理人员的业务能力予以培训，以促进专兼职档案人才的综合素质提高，更好地满足高职院校档案信息化建设的需要。

4 结束语

总之，高职院校档案管理工作的数字信息化是其发展的必然趋势，只有充分利用数字信息化技术的管理优势，才能更好地保存档案信息和挖掘其价值，并有利于实现资源共享的目标。故此，在数字化背景下，高职院校需要加大对相关高新技术的探索，以促进档案管理工作高效开展。