新形势下数字档案馆建设的实践与思考

陈蔚辉

（福建省三明市明溪县档案馆，福建 三明 365200）

数字档案馆建设是实现档案资料数字化管理、统一化保存、集中化控制、有效化利用的有效举措。但是由于我国数字档案馆发展时间较短，所以在数字档案馆建设过程中仍存在一定的问题，需要不断加以完善、积累、探索，只有这样，才能确保数字档案馆建设更加符合当前时代发展需求。因此，在当前背景下对数字档案馆建设的优势、原则及实践展开探讨，具有非常重要的实际意义。

1 数字档案馆建设的优势

1.1 有助于提高档案资源影响力

数字档案馆不仅具备传统档案馆应有功能，如传播知识和文化，提供决策依据、法律凭证、历史经验等等，而且打破时空限制，更加广泛的发挥档案资源的作用，提高档案资源的影响力，增强公众对档案资源的认知，促进档案事业规范有序发展。

1.2 有助于提高档案资源利用效率

数字档案馆可以实现档案资源管控一体化，提高档案资源处理效率，对档案资源实行全生命周期管理，从档案资源的产生、整理、存储、利用等各个环节进行管控，以此来实现档案资源管理的现代化、科学化。通过对档案资源实行统一规范化处理，简化档案资源处理不必要的程度，可以提高档案资源科学管理水平，实现档案资源管理透明化，从而更加便于档案资源的管理及追踪，确保档案资源的完整性及真实性，而这对于档案资源利用效率的提高是大有裨益的。

1.3 有助于扩大档案资源服务范围

数字档案馆可以实现档案服务网络化，扩大档案资源服务范围，深化档案部门服务职能，使档案资源更多范围、更大规模传播，为更多个人、组织提供服务。一数字档案馆可以借助信息网络，打破空间、时间限制，促进的档案资源交流、互动，将分散、孤立的档案资源有效整合起来，构成系统化的档案体系，以此来降低档案收集困难，避免档案收集不全现象的出现；二数字档案馆可以打破时空限制，使档案资源不再仅仅服务于线下受众，而且能够服务于接触网络的所有受众，而这也使得档案资源的受众面显著扩大，极大地提高了档案资源的利用效率。

2 数字档案馆建设的原则

数字档案馆建设需要受制于信息化取向及发展目标，在实际建设过程中必须遵循以下几方面原则。一是协同性。协同性具体是指数字档案馆在对档案资源管理时需要管理流程、业务流程相交融，即在为利用者提供档案信息的同时，及时采用新的档案信息，而这就需要业务部与档案部有效配合，实现档案外务与内务相协调；二是广泛性。广泛性具体是指数字档案馆在搭建数据供应链过程中，不仅将供应对象局限于无形的档案资源，而是要扩大供应范围，将所有对未来发展有参考价值的资料、文件都纳入供应范畴；三是差异性。差异性具体是指数字档案馆在建设过程中，必须根据自身的定位、类型加以建设，切不可对其他成功的数字档案馆建设照抄照搬。这是因为不同类型，不同定位的数字档案馆在运行方式、管理制度等方面都具有较大差异，照抄照搬会使数字档案馆后期运行、管理稍显乏力，而这对于数字档案馆长期发展运行是极为不利的。

3 数字档案馆建设的实践

3.1 对数字档案馆加强研究了解

在新的技术背景、政策环境下，数字档案馆需求日益多元，而这也使得数字档案馆建设的重点任务与普及应用时期、试点探索时期发生了较大的转变，已由信息管理代替实体管理，由全文管理代替目录管理；由区域管理代替分散管理，由档案电子化代替档案数字化；由资源建设代替技术应用；由数据共享代替局域网应用。而这也使得数字档案馆建设不再仅仅是满足普通检索、数字加工、软件应用、系统开发，而是需要不断向前端延伸，与外部业务相协同，逐步向智慧智能、安全可信方向发展。通过借助现代信息技术，建设全流程、全要素信息管控的新型数字档案馆，以此来推动数字档案馆更好的发展创新。而要想实现这一目的，必须对数字档案馆加强研究认识，要用新的发展理念对数字档案馆的发展战略加以研究；要用大数据思维、互联网思维对数字档案馆的智能智慧服务、数据资源组织、目标战略规划加以指导；要创新人才培养机制，加强新型档案人才队伍建设，借助引进来、走出去战略，推进新型档案人才交流、合作。

3.2 做好总体规划和顶层设计

数字档案馆建设一项牵涉较广，具有较强实践性的工作，必须在对业务需求充分了解的基础上，将网络信息技术应用到实际业务问题的解决当中，构建一条依靠信息技术带动实践创新、业务创新的数字档案馆建设之路。同时要依照数字档案馆各方面发展现状，做好总体规划和顶层设计，对建设内容进行合理的构想设计，既要“着眼未来”，又要“脚踏实地”。条件一般的档案馆，要依照《数字档案馆建设指南》（简称指南），构建好数字档案馆基础性内容，然后根据数字档案馆后续发展情况，按计划循序渐进的提高数字档案馆建设水平，最终达成理想的数字档案馆建设目标；条件较好的档案馆，可以在《指南》的基础上，秉持适度超前的发展理念，结合数字档案馆智慧化、智能化发展趋势，提出更高水平的数字档案馆建设方案。

3.3 推动智慧档案馆建设

首先，智慧档案馆是在智慧城市理念下提出的，智慧城市是城市化和信息化的有机融合，也是城市数字化后的更高发展形态。随着智慧社会的不断发展，互联网+成为社会发展的新业态。而作为封存传统、保留记忆的档案馆，在智慧社会的背景下，必须秉持需求及服务、数据即档案的原则，逐步向智慧档案馆推进，只有这样，才能更好地满足智慧社会发展需求。

其次，作为数字档案馆发展的新形态，智慧档案馆建设日益受到业界重视，开展了许多针对智慧档案馆建设的研究，实践方面各地也陆续开展了智慧档案建设的探索。智慧档案馆归根结底就是对数字档案馆的发展提升，因此智慧档案馆建设必须给基于数字档案馆的基础上，秉持泛在服务、整体协同、智慧处理、信息感知的基本原则，对基于移动互联网的信息服务平台、基于数据挖掘技术的知识管理平台、基于与计算的数据处理平台、基于物联网的档案感知平台加以完善，以此来实现档案设备、数据、人员、业务全过程智慧化管理。当前随着政策、技术的日益成熟，智慧档案馆建设时机已然到来，在此过程中必须对智慧档案馆建设做好政策引导、整体规划、技术规范、试点运营，以此来有效保障智慧档案馆建设质量。

3.4 遵循三点基本建设原则

在数字档案馆建设过程中，必须遵循以下三点基本建设原则。一要实现单位效益最大化，在建设之前广泛听取各界意见，认真做好预算分析，将有效资金合理运用，切实提高数字档案馆建设效果；二是要秉持公平公正的原则，使所有公司平等参与到建设竞标当中，不存在任何忽视性、倾向性，而是根据竞标公司给出的方案合理加以选择；四是坚持透明公开的原则，无论是采购需求编制，还是数字档案馆建设编制，都对外进行公示，广泛听取业内人士意见，不断加以完善改正。

3.5 建设高素质的复合型人才队伍

数字档案馆建设不仅需要高效的软件、先进的技术作为支撑，更需要技术人员进行实际操作，而这就需要许多了解档案管理知识，具有较高计算机素养的人才加入到数字档案馆建设当中。因此，档案馆必须加大投入、加大力度，加强档案管理人才队伍建设，建设一支高素质的复合型档案管理人才队伍。在实际落实过程中，档案馆可以从以下三方面着手；一要对原有的档案管理人员加强培训，传授他们数字档案管理理念及方法，并将数字档案管理纳入日常工作当中，构建学习型档案管理队伍，使其更好地满足数字档案管理需求；二要加强人才引入，引入信息化应用及信息技术人才，以此来为数字档案馆运行、服务奠定人才基础，确保数字档案馆健康有序发展；三是从各个部门抽调一部分综合素质高、业务能力强的工作人员，对数字档案馆建设的各个环节、流程加强研究，以此来确保数字档案馆更好的建设、运行。

3.6 逐步提高数字档案馆国产化软硬件比例的迫切性

由于西方国家的技术先进性和国家间利益冲突，进口电子元器件可能会在设计、制造、封装、测试等环节被人为植入后门，如IP核可能被嵌入后门、掩膜制版及高端封装也可植入后门。这些后门可窃取我国装备的数据甚至摧毁设备，并可能进一步通过网络传播病毒和木马，严重影响我国的信息安全。在数字档案馆信息安全建设中如果不能实现软件和硬件的自主可控，则会始终处于受制于人、被动挨打的局面，而且始终会存在严重的安全漏洞。

4 结语

综上所述，随着信息技术的不断成熟，数字档案馆得到了迅速发展，数字档案馆不仅具有传统档案馆应有功能，而且可以扩大档案资源影响力，更广泛的发挥档案资源作用。因此，各大档案馆必须顺应时代趋势，对数字档案馆加强建设，通过对数字档案馆深入研究了解、做好整体规划和顶层设计、推动智慧档案馆建设等举措，切实提高数字档案馆建设质量，更好地推动档案事业发展。