探讨海南企业档案管理工作优化策略

苏江红

（海南华盈投资控股有限公司，海南 海口 570000）

1 企业档案与档案管理工作概述

企业档案是企业发展历史的真实凭证，是企业生产实践参考的第一手资料。而档案管理工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，是一项兼具管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。科学、高效的企业档案管理可以在企业的生产经营活动中为各个部门提供必要的信息和凭证，客观全面地反映企业适应经济社会发展的情况，便于企业的管理层作出正确的发展决策，推动企业的快速发展。

2 海南企业档案管理面临的问题

1）企业对档案管理工作的重视程度不够。目前，不少海南企业的管理者对档案管理工作缺乏重视和关注，没有提供充足的资金支持，档案的保管条件较差，除湿器、灭火器、空调等设备老旧，库房温湿度没能控制在规定范围之内的情况时有发生。2）专业档案管理人才素质和工作积极性有待提高。海南不少企业缺乏专业的管理人才引进和培训，企业兼职档案管理人员居多，大多未经过系统的专业知识培训，业务素质有待提高。在实际工作中，不少档案管理人员人手配备不足，可能还需兼管办公室收发文等各项工作，加上档案管理人员岗位待遇偏低，往往导致档案管理人员工作积极性不高，出现人员频繁调动、档案管理混乱等情况，极大地影响企业各类资料充分发挥作用。3）档案信息化、标准化建设水平不高。不少海南企业档案管理工作还处于传统纸质档案管理中，利用计算机技术和信息化手段管理档案水平较低，信息资源开发利用滞后，服务方式灵活性不足，对档案信息资源的有效开发利用造成阻碍。另外，由于企业在档案管理信息化建设机制和管理机制上缺乏相关管理的标准和规范，导致企业档案管理信息化同其他管理环节和生产环节缺乏必要的联系，难以实现档案管理信息化建设同其他企业部门信息化管理环节的有机结合。

3 海南企业档案管理的创新策略

1）提高档案重视程度和宣传力度。在海南全面建设自贸港的背景下，海南的企业管理者应该积极转变管理观念，充分认识企业档案管理工作对企业发展的推动作用，对标全国甚至全世界先进的档案管理工作，加大对企业档案管理工作的资金投入和人才引进，进一步推动档案管理工作的数字化、信息化发展，确保企业档案资源的开发利用能够更好地适应企业的高速发展。另一方面，企业档案管理人员要主动增强宣传档案工作的意识。通过开设专题网站、创建微信公众号、企业微博号等新型宣传媒介搭建自我宣传的良好平台，展示档案与档案工作的价值和作用，让企业中更多的人了解档案、认识档案、重视档案。利用每年“6.9国际档案日”的契机，参考上海、苏州、杭州等城市举行专题“档案日”活动的组织形式，联合海南各企业举行档案法规宣讲、档案管理基础知识竞赛、档案中的故事等宣传活动，提高档案管理工作关注度。2）增强主动服务意识，充分发挥档案资源利用。海南的企业档案管理人员要充分认识到企业档案资源在推进企业科学管理中不可替代的作用。企业档案管理人员要增强主动服务意识，充分发挥档案信息资源的优势，释放出档案资源的能量。苏州丝绸档案是苏州市工商档案管理中心的镇馆之宝，入选《世界记忆亚太地区名录》，馆内档案人员充分认识到这些档案的重要价值，采用馆企合作的模式，成功开发出适应市场需求的丝绸新产品，让沉寂的丝绸档案焕发出新的生命活力。受此启发，海南企业的档案管理人员可结合自身企业经营特点，对富有海南传统特色的黎锦工艺档案、椰雕工艺档案、竹编工艺档案、儋州古法制盐工艺档案、遵谭古法制糖工艺档案等进行充分挖掘，开发出企业经济效益新的增长点。3）提升档案管理人员素质，加快推进企业档案信息化进程。随着互联网的广泛应用和普及，传统意义上的企业档案管理和利用工作已经适应不了时代发展需求，新兴的网络信息化、数字化技术给企业档案管理和利用工作的开展提供了一个高效的平台。利用信息化科学技术规范管理企业档案，是提高企业档案管理水平的一个重要途径。档案资料信息的信息化能够有效实现档案资料的共享，并通过计算机对档案资料的自动分类、处理，有效减轻档案管理人员工作负担。同时，档案查阅人员也可借助高效检索技术，利用相关的查阅平台获得有效的档案信息，助推工作的顺利开展。因此，海南的企业应充分利用海南建设自贸港过程中大数据基础建设的重要契机，依托海南大学、海南师范大学、海南生态软件园等基地，加强企业档案人员档案管理信息化专业知识、计算机技术、法律及管理科学等方面的培训，开拓视野，吸取先进经验，不断提高业务能力和创新能力。另一方面，由于标准规范和规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础和制度保障，所以海南企业应该建立健全档案管理信息化管理制度体系，要确保信息数据格式与数据库结构、档案管理信息系统、档案利用共享平台等衔接，严格要求企业各部门人员数据按照标准化格式进行采集和传递，加强标准化监督管理工作，并在基本信息化管理制度的基础上加强信息化管理制度体系的执行力，实现企业档案管理有法可依，有章可循，促进信息化档案管理的科学化。最后，相较于传统档案安全，企业档案的安全防范保障措施也要得到相应的加强。要加强网络安全保障体系的建设及人员管理，制定专职档案管理人员，明确职责。要加强对管理软件的完善，针对不断出现的网络系统漏洞进行必要的软件更新和升级，及时排查安全隐患注意档案在保存和传输中的保密与安全，要设置多重防火墙，采用加密技术对用户建立严格的认真查询系统，建立信息安全保密防护体系。4）设计并完善档案管理系统。该系统是以现代信息技术应用的普遍性为基础建成的，具体是将分散在不同载体、地理方位上的信息资源，采用数字化形式存储，将实现对企业综合档案高度有序的管理作为核心，为企业生产、管理与决策提供可靠的信息服务的大规模、分布式信息系统。电子档案管理系统的功能结构见图1。

图1 系统的功能结构图

系统设计时把分析阶段获得的需求转型成符合成本与质量要求，是从面向对象分析发展至面向对象设计的一个逐渐扩充模型的过程。本系统应用的方案为WWW技术和客户/服务器（C/S）结构相整合的一个集两层、三层结构的混合体。具体而言就是档案人员处理业务阶段基于两层结构将数据整合至主服务器内完成，而普通用户检索查询则经浏览器向WEB服务器发出请求，在主数据库中完成查询，把查询结果反馈给用户，供其使用。

4 结语

综上所述，海南企业的飞速发展离不开科学有效的企业档案管理工作。首先，企业管理者需要提高对档案管理工作的重视程度，在人力、物力及资金方面加大投入；其次，需要招收专业的档案管理人才，提高档案管理人员的素质，并鼓励档案管理人员勇于创新，紧跟时代步伐和市场发展动向，充分挖掘和发挥海南企业档案的资源价值；最后，要充分利用海南大数据基础建设平台，实现对企业档案管理工作的信息化和标准化水平的提高，推动建立并完善的信息化管理制度和档案信息化安全管理制度，为企业高效管理和长远发展提供重要保障。