基于治理视角的高校档案工作作用研究

陈瑾

摘 要：本文拟结合高校档案工作实际，将基础性的档案工作与高校治理过程中的新趋势、新需求相结合，分析当前档案工作面临的问题，剖析其在高校治理体系中的作用，最终推动高校治理体系在质量上和内涵上的提升。

关键词：高校治理;档案工作;作用

档案工作作为高校的一项基础性工作，直接影响高校治理进程。[1]作为高校治理体系的根基性存在，应该直面高校档案工作的突出问题，改变其被边缘化的现状，为高校治理体系的优化提供基础且关键的信息储备。

1 高校档案工作的现状及问题

1.1 受重视程度不够，运行体制不健全。高校档案部门作为独立于行政处室而存在的二级机构，在具体工作中，档案部门和各立卷部门之间条块分割、各自为政的现象比较严重，档案工作的开展被孤立、割裂。[2]一些高校并未真正建立档案管理制度和档案工作网络，档案管理制度并没有落到实处。

1.2 资源开发深度不够，管理和统筹手段落后。首先是档案信息资源开发力度不够、程度不深。对于高校档案信息资源的开发而言，一次加工形成的基础性、汇编性材料比较多，偏向文件、制度、会议材料汇编，而二次加工形成的概要性、介绍性的编研材料比较少，缺乏对檔案的深度挖掘。档案信息资源利用的手段和方法比较落后、水平不高。其次是一些高校的档案信息资源利用还停留在传统的手工管理阶段，部分单位仅开展了目录的数字化工作，且目录数据不全，档案著录不规范不完整，没有建立起健全的电子档案文件级、案卷级目录，电子档案的数量较少。

1.3 资金投入不足，信息化程度较低。一是资金投入不足，档案信息化进程受到制约。由于高校经费支出主要是以教学和科研为主，用于档案软硬件的资金不足，无法制定统一的档案信息化实施方案，造成档案信息资源只能在本馆存储及利用，不能够实现区域性馆藏资源的联网检索，严重影响了档案数字化进程，延缓了高校档案的信息化的脚步。二是信息技术维护不力。在档案工作信息化建设的过程中，资金投入不足，将导致档案信息资源库的运行不畅，难以保障档案信息资源的安全，如果部分配套设备没有及时地更新换代，档案存储环境比较恶劣，也会给档案利用工作带来不便。

1.4 档案利用模式单一，前瞻性与预见性不高。第一，主动提供利用的积极性与主动性不够。鉴于高校性质的特殊性，其档案利用工作主要是为教学科研服务，为行政管理服务，档案管理部门很少能以档案为主体，主动地去思考和开发档案利用模式。

第二，档案检索服务平台建设落后，档案检索服务体系尚未健全。好的检索平台可以快速便捷地为利用者提供所需信息，会加速档案利用率。但是多数高校的档案检索仍处于初级单机版的检索状态，有的甚至还没有检索服务平台，没有建立起档案信息检索的网络化管理平台，导致各种门类的档案检索处于相对独立的运行模式，影响各门类现有馆藏档案之间共享机制的形成。

2 档案工作在高校治理体系中发挥实效性的举措

2.1 完善档案工作机制体制。档案管理部门应依据有关法律法规，结合自身实际，制定相应的规章制度，规范档案工作的程序和流程，为有效管理档案提供基础。要进一步完善工作机制，打破高校各二级部门之间各自为政的档案工作现状，在总体规划的基础上，依法推行部门立卷制度，自上而下地健全档案信息资源，做到文件材料应收尽收、应归尽归，确保归档文件门类齐全、收集完整、整理规范。[3]

2.2 丰富健全档案信息资源。档案信息资源是高校治理过程中十分重要的资源，对于其整体信息资源体系的构建有着深远影响。[4]要切实加强对现存馆藏档案的研究开发，提高档案信息资源开发利用水平;要加大二次加工编研资料的研究力度，提高信息资源的挖掘深度，争取在编史修志、学术研究、展览展示等方面发挥档案的独特价值和作用，深化档案信息资源内涵。同时，提高抓取信息资源的数字化水平，加大技术手段的投入，快速建立起档案的文件级及案卷级目录。

2.3 加大档案专项资金投入，推进在高校治理中的信息化建设。智慧校园是现代高校治理体系的重要内容，智慧校园的建立离不开信息技术的应用。[5]档案部门承载的信息是智慧校园建设的重要资源。应该利用高校治理的契机，申请档案信息化专项资金，加大信息化的投入力度，做好档案的增量数字化和存量数字化工作。打破各门类档案馆藏单一、信息交流不畅的弊端，形成一个结构有序的档案信息库，以便及时提供利用，最终实现资源共享。

在信息化环境下，高校档案管理部门应该重新思考档案管理的新情况、新理论，引进档案专业人才和专门技术人才，做好档案配套设施的更新换代，制定适合高校的档案信息化工作标准，使档案信息从采集、存储到传输等全过程都有章可循。

2.4 创新档案利用服务模式，提高在高校治理中的信息利用效率。要创新档案利用模式，改变传统的以被动查找为主要途径的档案利用模式，提高信息整合程度，主动加强编研参考性资料的编辑出版工作。

作为档案管理部门，应该从档案资源本身出发，对档案的利用情况进行全方面、多角度的分析和研究，有针对性提供档案信息服务。以档案为主体去思考和挖掘档案信息利用工作，使得档案信息资源潜在的利用价值得以深层挖掘，从而实现档案工作的潜在价值。

要建立高技术含量的检索系统，提高检索效率和增强效果。要建立行之有效的档案检索服务平台，建立起完备的档案文件级、案卷级目录检索，加深现场检索、移动设备以及远程计算机客户端等多种新媒体技术形式的利用，实现搜索引擎的自主化智能化，检索利用的差异化个性化，第一时间把档案信息资源提供给需要的用户，有效推进档案信息资源在高校治理中的广泛利用。

*本文系中国高等教育学会档案工作分会基金项目“高校档案工作在高校治理体系建设中地位与作用研究”（批准编号：ZGD-ZC-2020-13）研究成果。