浅析新时期高校二级学院科研秘书的素质与能力提升

陈蕾

摘  要：二级学院科研秘书是我国高校科研管理工作中的中坚力量，其服务质量的高低直接影响到高校科研事业的发展。在新时期，科研管理工作具备显著的专业性、技术性和综合性，给每位科研秘书都带来了新的挑战。因此，如何提升自己的专业知识、服务水平和各项素质与能力，以更好、更高效地做好科研管理工作，是每一位科研秘书都需要重视和认真思考的问题。

关键词：高校  科研秘书 能力提升 信息化 主观能动性

中图分类号：G647                            文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）06（a）-0091-03

Research on the Quality and Ability for Administrative Secretaries in Secondary Colleges in the New Period

CHEN Lei

（Zhanjiang University of Science and Technology， Zhanjiang， Guangdong Province， 524000 China）

Abstract： Administrative secretaries of secondary colleges are the backbone of scientific research management in China's universities， and the quality of their services directly affects the development of scientific research in universities. In the new period， scientific research management brings new challenges to every scientific research secretary due to its significant professional， technical and comprehensive nature. Therefore， how to improve their professional knowledge， service level and general quality and competence to do a better and more efficient job in research management， is an important issue that every research secretary needs to pay attention to and seriously consider.

Key Words： Colleges and universities; Administrative secretaries; Competence enhancement; Informatization; Subjective motivation

科学技术是第一生产力，也是推动人类社会进步的重要驱动力。随着全球化浪潮的推进，各个国家的科技与文化不断融合、发展，催生了丰富多彩的现代化文明成果，为人们的日常生活带来了极大的便利。因此，科技成果的转化与科学技术的发展受到了世界各国政府的高度重視[1]。在当今时代，高校和科研院所是发展科技工作的重要基地[2]。其中，高校不仅要承担大量的科研项目，而且还肩负着培养科技人才的任务。特别是近年来，随着国家对科研项目投入的逐渐加大，高校的科研管理工作逐渐受到了社会各界的广泛关注。在高校科研管理工作中，二级学院的行政秘书是科研管理工作顺利开展的基础力量。不同于传统行政秘书，科研秘书的服务对象主要是研究人员，在科研项目申报、项目管理、科研工作量考核等环节起着重要作用，同时还肩负着与高校（或研究机构）科研管理部门、审计处、财务处、保密处等的沟通工作[3]。为保障学院科研工作顺利、有序地开展，科研秘书在项目申报、项目实施、材料归档、成果奖励申报等各个环节都要具备扎实的基础知识和专业技能，同时也要具备良好的沟通能力和较强的执行力。

1  新时期高校科研秘书的职责和工作特点

新时期的科研管理工作具有明显的复杂性，科研秘书要能够应对时代赋予的全新挑战。以湛江科技学院为例，二级学院的科研秘书需要承担以下科研管理任务：（1）负责校科研管理相关部门（包括科技处、审计处、财务处等）、本院领导与本院科研师生间的信息传递与沟通;（2）科研项目过程管理（包括项目动员、项目申报、形式审查、建档立项、进度追踪、中期检查、年度考核、项目结题等）;（3）科研工作考核量化（包括科研项目、论文、著作、专利、研究报告、学术会议等成果情况的统计、认定和赋分）;（4）为本院科研师生建立数字化档案并及时追踪更新;（5）学术会议、论坛或相关活动的组织、策划、实施等;（6）保障学院正常运行的其他工作。近年来，随着人们对科研成果转化为社会效益认可度的提升，高校也越来越重视教师的科研活动，对于科研工作的管理也逐渐趋向于规范化、信息化、复杂化，对科研秘书的基本素质与专业技能提出了更严格的要求。

2  新时期高校科研秘书需具备的基本能力

面对新时期复杂的科研管理工作，作为二级学院的科研秘书，应具有以下4项基本能力，包括：沟通交流能力、信息凝练能力、组织管理能力、信息化办公能力。首先，良好的沟通能力不仅是人们日常生活中应具备的基本能力，也是保障各类科研信息上传下达的基础。然而，科研秘书要想与科研师生达成沟通无间，不仅需要对科研工作具备一定的了解和认识，还需要掌握一定的科研术语，同时也要熟悉科研管理相关文件和各项事务流程。因此，科研秘书要想具备良好的沟通能力，需要在日常的工作中不断学习、总结提高。近年来，科研工作者面临的工作任务日益繁重，他们不仅承担着教书育人的本职工作，还要兼顾着科研工作。信息化技术的发展为教学科研管理工作带来了便捷的交流方式，但同时也让大家感受到了信息爆炸的困扰，大家每天都处在海量信息的包围中。因此，为了提高科研工作者的工作效率及专注度，新时期的科研秘书需要具备良好的信息凝练能力，将科研信息简练、高效、准确地传达至科研师生，缓解信息堆积带来的困扰，保障科研师生的时间充分利用在研究工作上。此外，学术交流活动是促进学者交流、分享研究经验与成果、交换研究思路的重要渠道，也是提高科研人员业务水平、拓展研究思路的重要平台。对于大部分高校而言，学术活动的组织和筹备都离不开科研秘书的参与，而良好的组织协调与管理能力是保障相关活动顺利开展的基础。当前，科研秘书的工作任务普遍繁重，不仅要承担科研管理工作，有时还要承担学院的日常事务，甚至兼管教学方面的工作。因此，提高自身的办事效率是保障学院各项事务运行的关键。随着信息技术、网络技术、办公软件的不断完善和发展，依托信息化办公平台，提升个人的信息化办公能力将能极大地提升自己的工作效率。

3  新时期高校科研秘书面对的挑战

对于二级学院的科研管理工作，尽管学校会出台相关文件制度保障其顺利进行，但是，在具体的实施过程中，时常会因为一些突发性事务的出现而导致进度停滞。科研秘书不仅要服务于学院领导和学校科研部门，也要服务于科研师生，工作具有典型的服务属性，因此，往往会导致领导不重视、教师不理解，进而导致科研师生在工作上不配合、某些问题得不到有效解决，最终影响整体工作效率。总体上，在科研管理工作中，科研秘书需要面对的挑战主要有以下几点。

3.1 重视力度不够

在高校中，二级学院的科研秘书几乎都是由行政秘书兼任，造成大家在习惯上形成了一种错误的观念，即科研管理工作是日常行政工作的附属，平常只需要发发通知、收集材料，不需要特别的专业知识和业务能力。不管是学院的领导，还是科研教师，甚至一些科研秘书，对这一工作的认识都存在一定的误区。这种错误的认识不仅导致大家对科研管理工作的重视程度不够，也给科研管理工作的顺利开展带来了不利的影响。重视力度的不足还体现在缺乏相关文件明确科研秘书的职责，因此在出现错误时会由于各方责任不明确，影响工作的顺利开展。

3.2 教师配合度不高

部分教师对科研管理工作的错误认识导致其对科研秘书的工作不理解、不配合，对科研秘书下发的通知、文件关注不够，对需要填写的资料随意应付，对需要上报的材料不能按时、按规范上交。科研师生的不配合导致科研秘书往往需要花费大量的时间和精力对他们进行催促，这就更容易加深科研师生们对科研管理工作的误解。此外，这种不配合还体现在教师提交的材料中存在着大量内容及格式方面的错误，最终导致主管部门不受理，耽误工作进度，甚至会影响到整个学院的进度，最终影响学校对学院科研工作的年终考核。

3.3 科研秘书精力不够

近年来，许多高校的规模都在不断扩大，二级学院行政人员的工作量也随之增多，许多科研秘书同时还担任着行政工作和教学工作，甚至在兼任着辅导员或班主任[4]。因此，工作量大、工作内容繁琐是新时代科研秘书工作的一大典型特征。面对如此繁杂的工作任务，科研秘书作为基层工作人员，不仅要事事亲力亲为，还要协调处理领导与科研教师间的平衡关系，而且还要承受着各项工作时间节点的压力和家庭生活的压力，在这样的环境下，许多科研秘书都疲于应付，几乎无法寻得空余时间和精力来自主学习和提升自己，进而影响到个人的职业发展规划，导致许多科研秘书工作积极性低、缺乏工作热情。

3.4 缺乏正规系统培训

科研管理岗位服务的是各专业领域的高学历科研人员，该工作具有很强的专业性，这就要求科研秘书在科研方面也需要具备一定的专业知识储备和熟练的业务技能[5]。目前，许多科研秘书所学专业与服务岗位不符，甚至也从未参与过科研工作和管理工作，同时缺乏系统的业务培训和必要的规章制度学习计划。导致部分科研秘书对自己的工作职责没有清楚的认识，对各项事务的开展流程缺乏深入的了解。此外，对于部分学院领导和科研师生，同样缺乏对科研管理工作的正确认识，导致其重视程度不够，甚至错误地将自己的工作推卸给他人完成。这些不利因素极大地影响了科研管理工作的顺利推进。因此，从学校到学院，分层次、全方位地开展系统的科研管理培训工作勢在必行。

4  新时期高校科研秘书的素质提升

湛江科技学院于2021年2月经教育部批准转设，学校发展自此迈入新的阶段，教学、科研等方面工作即将揭开新的篇章。为完善科研部门的管理工作，推进学校科研事业的蓬勃发展，学校对科研秘书的工作提出了新的要求和更高的挑战。

4.1 要具备较强的学习能力

科研工作内容繁杂、专业性强，科研秘书需要对研究人员的研究领域、研究内容和研究进展有一定的了解，只有这样才能在日常的科研管理工作中进行有效的沟通与服务。因此，科研秘书需要具备较强的学习能力，不仅要学习并领会最新的科研管理政策和相关规章制度，也要学习与科研部门及科研教师之间沟通的技巧，还要学习与科研相关的专业知识，在日常工作中不断总结、积累，在实践中切实提升科研管理效率。

4.2 要具备敏锐的主观能动性

任何岗位的工作人员都要有较高的主观能动性，科研管理工作同样如此。高校科研秘书工作具有系统性、复杂性的特点，是技术性较强的岗位[6]，在日常的工作中不能拘泥于已有规章制度的框架内，要思路灵活、善于变通。不仅要能发现现行制度和工作流程中的问题与不足，思考解决陈规陋习的对策;也要积极主动地拓展自己的知识领域，提高与上级部门和科研人员沟通的能力;还要加强与不同部门之间的协作，互通有无，相互促进，共同提高;同时也应培养自己的创新意识，化被动为主动，与时俱进，积极探索利用信息技术和其他现代科技成果开展创造性的管理工作，不断提升科研管理效率。

5  结语

近年来，国家在加大科研投入的同时，也在大力倡导为科研人员“松绑”减压，因此，高效的科研管理模式将发挥至关重要的作用。科研秘书作为高校科研管理的中坚力量，将在这一过程中发挥日益突出的作用。在现代科技飞速发展的今天，科研秘书要对自己的工作岗位和职责范围有清晰的认识。在科研管理工作中加强自主学习能力，努力提高自身的业务水平和服务意识，在实践中不断地培养、提升自己的创新能力，为学院、学校的科研事业发展做出自己应有的贡献。

参考文献

[1] 杨帆.高校科研成果转化促进地方经济发展路径研究[J].文化创新比较研究，2021，5（7）：158-160.

[2] 丁黎明，陈启莲，贺达江，等.发展观视域下我国科研政策变化对地方高校科研的机遇与挑战[J].科技资讯，2021，19（6）：217-219.

[3] 徐军.高校二级学院科研秘书岗位服务及改进措施研究[J].现代交际，2021（3）：161-163.

[4] 黄晓波.新建本科院校二级学院管理模式的制约因素与优化策略[J].教育与职业，2016（3）：28-30.

[5] 黎海红.科研管理行政秘书的能力培养[J].黑龙江科学，2019，10（5）：134-135.

[6] 冯一潇.浅析科研院所秘书工作[J].科技风，2019 （15）：223，232.