基于流程引擎的智慧校园网上办事大厅建设实践与研究
——以学生请（销）假申请流程为例

范义山

（襄阳职业技术学院信息技术中心，湖北 襄阳 441050）

0 引言

高校传统的信息系统建设主要从管理者的角度来设计系统功能，如教学计划管理、教学任务安排、排课、成绩管理、评教管理、评先评优等，这些工作基本上都有信息系统支撑。但如果从服务者的角度看，实际上还有很多工作是没有信息系统支撑的，如学生请假、销假、学生离校登记、学生转专业申请、休学申请、复学申请、教师收入证明、教师在职证明等。因为没有信息系统支撑，导致需要大量的跑腿签字环节，大量地消耗了老师、学生和管理人员的时间和精力。同时因为没有信息系统支撑，也导致这些业务活动没有数据积累。

基于以上原因，高校的信息化建设重点逐步向服务类信息系统转变，部分高校开始探索建设以流程引擎为基础的网上办事大厅。本文以襄阳职业技术学院（以下简称“襄职院”）学生请（销）假申请流程为例，梳理该流程的线下流转过程，基于流程引擎构建该事项的线上流程，最后对使用效果进行了总结分析。

1 基于流程引擎的智慧校园网上办事大厅构建

以流程引擎为基础创建网上办事流程，需要先梳理线下的办事流程，根据线下流程中用到的表格设计线上的表单，基于流程引擎的可视化的工具创建线上流程，配置权限和消息通知等步骤。以下以襄职院学生请（销）假工作为例，来创建网上办事流程。

1.1 线下流程梳理

经与学生工作处沟通，学生请假销假流程如下：

（1）学生提出请假申请；

（2）一天以内的由班主任批准；一天以上三天以内的，先由班主任批准，再由学生科长批准；三天以上七天以内的，先由班主任批准，再由学生科长批准，最后由学工院长审批；七天以上的，先由班主任批准，再由学生科长批准，然后由学工院长审批，最后由院部书记审批。

请假分出校门和不出校门两种情况。以上流程完毕后，需要出校门的，出校门时需要校门口人员操作确认离校的操作。

（3）学生返校后由班主任执行销假操作。

1.2 表单设计

线上流程在流转过程中，需要接收用户的输入信息，需要设计表单来实现这一功能。流程引擎才用了可视化表单技术，开发者只需掌握Office排版技巧，即可快速设计所需的表单，实现了最低的学习曲线。系统实现了效率极高的解析引擎，将office表单自动转化为交互式的web页面，完全所见即所得，无须一行代码，即可实现全功能的表单设计。

图1为采用流程引擎设计的表单。在这个表单中，系统自动填充流程发起人信息；其次，会收集相关人员的基本信息，包括联系电话、班长姓名、班长电话、班主任姓名、班主任工号、是否需要出入校门、照片（用于出入校门核对）等信息；最后，是请假信息，包括请假类型、请假时间、预计离校时间、预计返校时间、请假原因、请假去向、目的地详细地址、证明材料等。

1.3 线上流程设计

线上流程在流转过程中，需要控制信息的流向，流程引擎通过类似MSVisio的拖曳式流程编辑工具进行流程编辑。流程编辑工具通过选择流程状态模型来控制流程的流向，流程状态模型包括人工交互节点、自动处理节点、外部页面节点、条件判断节点、并行开始节点、并行合并节点、状态迁移动作7个基本元素。流程设计采用完全基于Web的可视化设计技术，开发者访问部署在用户环境中的私有云服务，即可在浏览器环境中完成所有的开发工作。编辑环境除了构建流程模型图外，还可以对流程的上述7项基本元素进行各种属性配置。采用流程引擎设计的线上流程如图2所示。

1.4 权限配置

通过流程引擎可以很方便地配置每个步骤的执行人岗位、限定执行人、限定执行部门、限定业务类型、执行人黑名单等信息，已被授权的岗位或人员有权执行该步骤。

1.5 流程运行数据分析

图1 学生请（销）假表单

图2 学生请（销）假流程

该流程自2021年3月7日上线以来，截至2021年5月20日，共发起8 686条审批流程，累计办理26 806人次，在所有的服务事项中排名第二。按照服务一次1千米计算，共计让师生少跑腿26 806余千米，考虑到线下的签字不一定每次都能找到老师，实际上节省的跑腿千米数还要远高于这个数。同时线下的签字环节即使找到签字的老师了也可能还要排队等候，所以节省的时间也是相当可观的。另外，与排名第一的“学生假期离校登记”流程不同的是，“学生假期离校登记”只是在周末、小长假的时候使用，相对来说，“学生请（销）假”流程使用频率更高，发挥的作用更大。该流程上线运行后，学校各学院的学生科办公室前面以往排长队签字请假的现象再也没有了，用原来某学院学生科领导的话来说，原来每天都忙于签字审批，排队的太多，几乎要用上叫号机了。

图3 权限配置

基于流程引擎的智慧校园网上办事大厅自上线以来，已经有30项服务流程运行，共计服务29 242余人次，共计为师生服务89 826余次，按照服务一次1千米计算，共计让师生少跑腿89 826余千米。服务及办理次数排名前三的服务事项分别是：学生假期离校登记、学生请（销）假申请、教材征订申请，说明学校各项工作最主要的服务对象是学生。网上办事大厅的上线运行，极大提高了学校的信息化服务水平，延长了信息化服务时长，真正做到了让数据多跑路，让师生少跑路，受到师生的一致好评。

2 结语

流程引擎是个流程服务的基础，在流程开发阶段提供可视化、拖拽式、所见及所得的表单设计能力，零代码、可视化的流程设计能力及流程监控与管理能力。传统的信息系统缺少流程引擎，在支撑流程流转，业务审批方面还不是特别完善，特别需要专门的流程引擎工具。采用流程引擎的网上办事大厅可以极大降低流程类服务的开发难度，极大缩短开发时间，极大提高需求的响应能力，实现快速、低成本、可持续维护的流程服务开发机制，有效应对学校服务过程中大量且持续变化的个性化服务流程要求。

网上办事大厅是提升师生办事效率、提升师生幸福感的有效工具，具有非常高的推广价值。另外，网上办事大厅通过与微信企业号对接，可以实现适时的消息通知和移动端的办理，极大提升用户体验。通过与自助终端对接，可以打通办事服务最后一公里，实现线上线下的无缝对接。通过网上办事大厅的形式将所有流程服务类的事项集中展示，可以有效降低用户查找系统服务的难度。

图4 运行数据分析