新公共服务视角下学校档案工作优化策略探析

2021-10-13 19:14姬文广
档案管理 2021年5期
关键词:档案服务优化

姬文广

摘  要:新公共服务理论强调公共利益和公众参与,对做好新形势下学校档案工作具有重要的借鉴意义。当前学校档案工作存在服务理念滞后、模式落后、意识淡薄等问题,要采取多种优化策略,健全档案服务体制,强化服务能力,提升服务效果,满足新形势下公众对学校档案工作的需求。

关键词:新公共服务;学校档案;优化;档案服务;服务体制

Abstract: The new public service theory emphasizes public interest and public participation, which has important reference significance for school archives work under the new situation. At present, there are some problems in the school archives work, such as the lagging service concept, the lagging mode, and the weak consciousness. We should take a variety of optimization strategies, improve the archives service system, strengthen the service ability, and improve the service effect, so as to meet the public demand for the school archives work under the new situation.Keywords: New public service; School archives; Optimization; Archives service; Service system

新公共服务理论是在对传统科层制、新公共管理理论的反思和批判的基础上形成的新的公共行政理论,其以民主社会的公民权理论、社区和市民社会理论为基础,主张高度关注公众利益,强调公民权利,重塑政府角色。随着教育体制改革的深化,公益性愈加凸显。[1]以新公共服务理论来审视学校档案工作,对适应时代发展变化、提高档案工作和公众满足感幸福感获得感具有重要意义。

1 新公共服务视角下学校档案工作存在的问题

1.1 理念滞后。新公共服务的核心理念是强调公共利益,认为政府要以实现公共利益为主要目标,提供切实满足公众需求的公共服务和公共资源,包括公共信息资源。即学校档案管理除了向本单位组织人事部门和教职工提供服务外,还应该突破组织的界限,为社会提供丰富的档案信息资源。但是在现实中,学校档案的服务对象过于单一,多局限于学校组织人事部门,无法在更宽的领域和更广的层面发挥学校档案在服务学校发展方面的作用,也让公众失去了非常好的了解学校历史沿革、发展成就、办学特点的渠道和机会。[2]

1.2 模式落后。新公共服务认为公共利益源于对共同价值准则的对话协商,所有的公民能够也必须参与其中,强调合作与共享共建共治。但在现实中,学校档案管理大多还处于静态管理模式,即管理主体主要是人事档案人员,无法吸纳更多的主体参与;且教职工入职后档案收集、整理工作基本结束,没有随着档案主体的发展变化补充新的档案资料。静态管理模式缺乏多元主体参与,导致档案管理水平和档案质量的相对低下。

1.3 意识淡薄。新公共服务强调更多的利益主体直接参与到公共事务的管理中,政府的角色定位是服务而不是掌舵。新角色要求行政人员具备新的技能,从管理、控制的传统技能提升为调节、磋商和解决冲突的新技能。但是在现实中,领导对档案管理工作不够重视,对档案工作所需的人、财、物和时间不能充分保障。大部分学校聘用的档案人员缺乏专业技能和培训,在客观上造成学校档案工作被边缘化、孤立化。

1.4 管理人才的匮乏。从目前情况看,学校档案管理人才比较匮乏,专业素质参差不齐,档案管理人员基本上都是“半路出家”,不利于档案管理工作的正常开展。与此同时,个别学校档案人员经常变化,特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁,新进人员需要很长的业务熟悉、适应过程,不利于档案工作的深入开展。

1.5 档案管理工作不规范。由于不少学校在档案工作开展时并未有规范化的要求,导致管理人员在档案管理工作中,未有规范化意识,部分归档分类不够合理,保管期限划分不够准确;有的注重文件的归档,对其他材料歸档重视不够,个别学校存在应归档材料未归档的现象。另外,大多数档案管理工作人员对档案信息系统的操作极不规范、不熟悉,信息系统常发生安全性问题。

1.6 信息数字化进程较为缓慢。一方面,大多数学校档案基础设施资金非常有限,部分学校档案设施设备相当落后,只具备有简单的编辑、传输文件等功能。另一方面,部分学校档案室虽然实现了内部数字化管理,但尚未与外界联网,更谈不上真正的档案管理数字化,学校档案数据库与学校发展具有一定的滞后性与不协调性,严重影响了学校档案信息化进程。[3]

2 新公共服务视角下学校档案工作主要任务分析

2.1 实现学校档案管理信息化。首先,在社会不断发展的大环境下,学校档案种类也随之增多,为此,档案人员需要积极树立档案信息化管理意识与基本理念。其次,计算机引领了信息化社会的发展,尤其是数字化、网络化的出现,更是给学校档案管理工作带来了极大便利,为此,在现代化技术的支撑下,必须实现学校档案管理模式的有效创新,提升学校档案信息化管理水平。

2.2 实现学校档案管理专业化。第一,是对学校档案管理业务流程与步骤进行明确划分,即不同的管理时间和管理层次进行规范,以实现学校档案管理标准化和规范化。第二,打造过硬的档案管理人才队伍。要实现档案管理规范化和标准化,必须依托于现代化技术,为此,专业的档案管理人才队伍培养必不可缺少。

2.3 实现学校档案管理法治化。首先,从思想上树立法治理念,无论是档案管理的操作流程,还是档案管理工作的最终实现,都要坚持依法而治,循法而行,将档案管理法治化作为档案管理优劣的评判依据。其次,建立专、兼职相结合的人员队伍,挑选政治素质过硬、工作能力强、电脑操作水平高的人员作为专职档案管理员,不断提升档案管理水平与能力。[4]最后,要强化档案管理规范化建设,根据学校档案工作的具体要求,建立健全电子和纸质结合的档案保存“双归档”制度,实现依法建档、依法管档、依法用档。

3 新公共服务视角下学校档案管理的优化策略

3.1 檔案资源数字化。档案资源数字化是学校档案工作数字化转型的前提与基础,可从以下三个层面着手。

一是教学业务档案数字化。教学档案形成于学校各项教学业务活动,可以从整合教学档案资源、教学档案管理制度两个方面入手,实施教学业务档案数字化工作。

二是业务流程数据档案化。通过业务数据档案化过程,对学生管理、后勤、卫生保健、教育教学、家长工作、经费、安全等方面的重要数据进行归档固化,建立真实、完整的学校级电子档案(数据)资源体系,为充分发挥数据资产价值奠定基础。

三是历史档案数字化。这里的数字化绝不局限于对历史档案进行简单扫描与收录,而是基于一定的业务场景,根据具体业务需求,将以往积累的各类音视频资料,转化为数字信号资料进行存储、管理、使用,为教学、科研、文化建设提供更多影像资源服务。[5]

3.2 健全服务体制。首先,加强制度建设。要建立健全档案工作制度、内部规章制度、日常管理制度、奖惩制度等各项制度,尤其要注重将公众参与档案工作的条件、程序、要求以制度的形式固定下来,在促进档案工作规范化、程序化、条理化、制度化的同时提高公众的参与度。

其次,完善服务体系。学校要把档案工作规划纳入学校总体规划,确保档案工作和学校总体发展共同部署、共同落实、共同考核。完善档案工作网络,档案工作由学校档案工作部门集中统一负责,实行校长领导、办公室主任负责、各级档案资料产生部门分级负责的工作体系。学校档案工作部门要加强对各级档案资料产生部门和个人的业务指导,及时监督指导相关档案资料的收集。

再次,优化投入机制。学校要按照法律规定和学校经费预算安排,合理核定档案工作经费,将档案征集费用、抢救保护费用、安全保密费用、信息化管理费用以及档案设备运行维护费用等所需费用列入预算,确保档案工作投入规范有序、公开透明。

最后,拓宽服务渠道。学校档案工作要适应学校发展的需要和满足档案服务对象的需求,就必须持续拓宽档案服务范围,由单一的服务形式向多元化方向发展。围绕学校党建、教学、科研、人事、活动等方面和公众对学校档案的客观需求,通过编写文件汇编、档案工作成果选编,举办校史展览,在公众媒体发布等多种形式开放学校档案资源,以大众化、通俗化、公众喜闻乐见的方式满足其对学校档案信息的需求。[6]

3.3 强化服务能力。首先,学校领导和档案工作部门要认真履行好职责,指导档案资料形成部门建立科学的管理方法,监督审查档案违法案件,使档案工作融入到各项工作中。档案工作部门要将社会公众和广大师生作为服务对象,站在他们的角度思考和改进档案工作,加强沟通交流、倾听看法呼声、提高服务品质、形成良性互动,切实满足学校档案使用者的信息需求和服务需求。

其次,创新服务机制。档案工作人员在做好常规性、经常性档案工作的同时,要进一步拓展服务领域,创新服务机制,协调好学校各部门和社会公众各方面的利益。

3.4 提升服务效果。首先,强化服务意识。学校领导和档案工作人员要转变思想观念,彻底摒弃“档案工作是管理不是服务”的陈旧理念,进一步明确档案管理工作的服务对象,确保服务对象能够及时、迅速、全面地获取档案信息资源。

其次,提高人员素质。新公共服务视角下档案工作是网络状的,工作模式由单线程变为多元发散式。在网络状的工作模式和“互联网+”的大环境下,学校档案工作人员必须具备较强的沟通、调节、磋商和化解矛盾的新技能。一方面,学校要加强档案工作人员的培训,不断提高其政治理论素养、业务能力和专业水平;另一方面,学校可以通过购买服务的方式引入和聘请专业的档案管理团队,对档案工作进行专业指导和智力支持,进一步优化档案工作人员结构、层次和素质。

参考文献:

[1]张俊福.新形势下学校档案管理的现代化发展探析[J].黑龙江档案,2020(03):68.

[2]曾凌.新形势下学校档案管理信息化建设初探[J].兰台内外,2020(14):28-30.

[3]李淑娟.基于“互联网+”的学校档案管理优化路径[J].黑龙江档案,2020(02):103.

[4]赵琼.浅谈如何做好学校的档案管理工作[J].山西档案,2012(S1):134-136.

[5]张庆伟.学校教学档案管理浅论[J].档案管理,2011(06):95.

[6]何伟冰.关于优化学校档案管理工作的思考[J].教育导刊,2011(06):95.

(作者单位:郑州市教育局教学研究室 来稿日期:2021-05-15)

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