高职院校人事档案信息化建设环境分析

何宗哲

摘 要：随着信息化时代的进步与发展，人们的档案意识逐渐增强，对人事档案信息的需求量也逐渐增加，人事档案信息化建设成为今后一段时间的工作重点。本文从广西交通职业技术学院信息化建设现状入手，运用文献研究法和案例研究法，对高职院校人事档案信息化建设环境进行分析，深入了解人事档案信息化建设的优势、劣势、机会和威胁，为推进档案信息化建设工作开展奠定基础。

关键词：人事档案;高职院校;信息化建设

2016年国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，明确提出到2020年“初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”的发展目标。人事档案作为档案的重要组成部分，近年来一直受到高度重视。自2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》以来，全国各地掀起人事数字档案扫描的浪潮，人事档案的规范化管理日渐受到重视。高职院校也不例外，人事档案信息化建设得到了较快的推动和发展，成为发展的新方向、新任务。为此，本文以广西交通职业技术学院为例，对人事档案信息化建设环境进行深入分析，为推进档案信息化建设工作开展奠定基础。

一、高职院校人事档案信息化建设基本情况

1.高职院校人事档案信息化建设基本情况

人事档案产生于人事管理活动，是国家档案的重要组成部分。高职院校的人事档案，在组织选拔人才、任用干部的过程中发挥了重要的信息参考作用。经过多年的发展，随着国家档案信息化建设步伐加快，信息化管理的优势日渐凸显，高职院校人事档案信息化管理也被提上日程。但是，由于高职院校管理的教职工人事档案数量大，而每千卷档案才配备一名专职档案工作人员，高职院校也没有统一的人事数字档案管理系统，很多高职院校目前都是依靠简单的excel进行档案基本信息的管理，并且提供的档案信息服务也远未达到教职工的期望值，档案专项资金在档案数字化建设面前犹如杯水车薪。人员与工作量之间的矛盾、信息供需矛盾、新旧管理模式矛盾等围绕着高职院校人事档案管理，使高职院校人事档案信息化建设进程较为缓慢。

2.广西交通职业技术学院信息化建设基本情况

广西交通职业技术学院是一所西部地区高职院校，学校人事处负责管理全校教职工人事档案。截至2020年12月31日，学校共管理教职工人事档案共950卷，其中在职教职工档案620卷，退休教职工档案201卷，已故职工档案99卷，其他档案30卷。学校自2012年建立了《广西交通职业技术学院人事档案信息数据库》，将每位教职工的出生年月、学历学位、参加工作时间、入党时间、职务等信息录入数据库进行管理和同步更新，初步实现了人事档案信息的数据化，档案利用效率大幅度提升。2015年至2020年，学校人事档案卷数约以每年60卷的速度递增，档案利用率也呈现大幅度提升。2016年利用率达208.95%，2017年利用率为126.86%，2020年利用率为146.11%。综合近6年的数据，学校人事档案平均每年利用次数约为924卷次，每年平均利用率达119.32%，为学校师资队伍建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律等提供了精准高效服务。目前，学校严格对标中共中央组织部对档案的整理要求，规范整理教职工人事档案，并逐步推进人事数字档案工程，逐渐实现人事档案信息化建设目标。

二、高职院校人事档案信息化建设的环境分析

通过对高职院校信息化建设中内部资源的优势和劣势、外部环境带来的机会和挑战进行全面分析，形成系统、深入地了解，以便对其提出正确的解决策略。

1. 优势

（1）提升人事档案信息服务质量

根据百度词条的定义，信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。由此推之，高职院校人事档案信息化，是指利用现代技术手段，将高职院校的纸质档案扫描为数字档案并将其存入计算机;同时，从人事档案中采集有利用价值的信息进行开发和利用等，实现人事档案信息利用价值最大化。

人事档案实现信息化建设后，能为高职院校师资队伍建设、人力资源配置、干部選拔任用等提供优质、高效的服务。人事档案相对人可以通过电脑查看相关的人事数字档案，快速搜索到需要查阅的信息，并通过打印机将需要的档案材料打印出来，整个查档过程高速、便捷，是纸质档案查档所无法比拟的。如广西交通职业技术学院虽然目前还没实现人事数字档案建设，但是基础的数据库已经建成，通过数据库可以快速查询到所需信息，为学校组织、人事、职称等工作提供便捷服务，服务质量也大幅度提升。可见，人事档案信息化建设对档案服务质量的影响是非常大的。

（2）实现数字化后有利于纸质档案的保护和保管

以往的人事档案利用，需要将整卷纸质档案拿出来翻阅甚至抽取，对档案材料会造成一定的损伤。将纸质档案扫描成数字档案后，一方面提高了档案查阅效率，另一方面还可以大大减少以往抽取档案材料过程中对纸质档案的损伤，极大保护了纸质档案的完整性。特别是近几年来人事档案受到高度重视，干部人事档案审核、职称评定、干部“凡提必审”等工作的开展，均需查阅人事档案。广西交通职业技术学院2015年人事档案查借阅次数为300卷次，2016年便达到了1266卷次，之后每年查阅次数都在500卷次以上。如此频繁的档案利用，必然对纸质档案造成磨损，而人事数字档案则较好地避免了这个问题。

（3）推动人事档案系统化管理

在国家政策的引导及社会需求的影响下，目前有部分单位已经实现了人事档案信息化建设，人事数字档案与人事信息管理系统同步运转，其带来的管理优势无形中带动了尚未完成人事档案信息化建设的高职院校。档案信息化已成为必然发展趋势，这也激励着高职院校不断调整管理思路，逐步推进人事档案信息化建设工作，推动人事档案系统化管理，为今后的信息联网奠定基础。广西交通职业技术学院目前有部分信息实行了人事档案系统管理，但该系统只是简单的信息录入及查询功能。由于人事数字档案的推行，新系统的设置必须符合人事数字档案管理要求，必须包含数字档案的存储功能。因此，为避免后期新旧系统更换造成数据迁移不相容的问题，广西交通职业技术学院的人事档案数据库仍以excel表格存储为主。这也是目前大部分高职院校的数据管理状态。