开展机关档案数字化工作的实践与思考
——以致公党福建省委档案数字化实践为例

在档案数字化背景下，笔者所在的致公党福建省委档案室也加入了数字化的大军，并于2019年完成首批数字化档案移交进馆工作。本文以致公党福建省委档案室数字化工作为例，结合工作实践，对机关档案数字化工作提出一些设想。

一、机关档案数字化工作基本情况

致公党福建省委档案室成立于1992年，在福建省档案局的直接指导和我委机关领导的重视下，机关的档案工作逐步走向正轨，被省档案局评为“省一级档案室”。随着档案自动化管理程度的提高以及2000年国家档案行业标准《归档文件整理规则》的颁布，机关档案开始了立卷改革，从早期以“卷”为单位整理文件，改为以“件”为单位来整理文件，强调了档案管理的“精细化”和“深加工”，推动了档案信息化工作的进程。自2001年起，我委开始改卷立件，建立了档案数据管理系统，对档案资料目录按“件”进行电子化录入，开始实现对档案资料收集、整理和利用的一体化管理。近年来，随着国家档案局《数字档案室建设指南》以及《机关档案管理新规》的相继颁布，机关档案迎来了数字化改革。按照福建省档案局《关于开展依法接收和依法移交档案执法检查的通知》精神，我委机关档案室于2018年正式启动了档案数字化工作，对1986年至2007年永久文书档案卷内文件进行逐项扫描，实现档案目录、副本数字化。据统计，此次数字化工作，共对库存卷宗150卷，归档文件1568件进行逐项扫描，扫描数字化副本共计31505个画幅，生成PDF格式文件3993个，创建卷内目录150条，卷内文件目录2425条，归档文件目录1568条，数字化率达100%，并于2019年底顺利完成了我委首批数字化档案移交进馆工作。

二、机关档案数字化工作的运行和管理

档案数字化主要采用扫描仪或数码相机等设备，通过数据压缩、扫描等技术手段对纸质档案进行数字化加工，使其转化为可存储在各类电子载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。为了节约人力、物力，提高工作效率，目前，机关档案数字化大多采用档案业务外包，形成一种内外分工合作、统筹监管的模式。我委档案室在实践中，做到如下几点：一要做好外包服务机构资质的审查。我委档案室先后到各兄弟单位去学习取经，通过所在的档案协作组多次召开会议，对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察评估，同时邀请省档案局领导共同为档案数字化工作出谋献策，最终我委档案室采用政府采购的方式，确定了具有丰富经验和实力且具备国家秘密载体复制资质的数字化加工公司承担该项目，并审定了服务合同和保密协议。二要确保数字化加工过程中档案实体安全。为了保证档案实体的安全，我委为数字化加工提供独立、可封闭的办公场所，并配备满足安全管理需要的视频监控设备。在档案数字化加工过程中，档案人员经常对数字化加工场所进行巡查，定期检查视频监控系统，严禁外包人员把档案实体资料带离加工现场，做好场所安全设施及档案出库、入库的检查工作，防止档案实体受损、丢失，以最大限度保护档案实体安全。三要加强档案信息安全管理。我们对档案数字化加工用的计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，逐一进行检查、登记，用于档案数字化加工的设备和存储介质与网络物理隔离，严禁与其他设备和存储介质交叉使用，并封闭电脑USB接口和光驱接口；数字化加工完成后，档案室对数字化加工成果进行验收，并填写移交验收单，同时对加工所用设备硬盘等载体进行逐一清点，回收数据硬盘等载体，避免数据可能外泄的风险。

三、机关档案数字化工作在实践中存在的问题

随着档案数字化加工手段的不断专业化，业务外包已经成为各级机关档案数字化工作的重要方式和组成部分。由于档案数字化工作工期较长，短则一两个月，长则一两年，且涉及环节较多，因此在安全管理和服务质量上等方面也容易出现问题。

（一）档案外包机构服务质量难以把控。一是外包机构缺乏统一的制度规范和行业标准。目前国家在这方面尚未出台相关的标准及制度，也没有相应的协调机构进行统一管理，处于分散经营，比如成立外包机构需要哪些人员构成，需要哪些指标，没有统一的标准，容易造成外包人员素质参差不齐，因此在服务方面容易出现质量问题。二是档案数字化作为专业性较强的业务，外包后的数字化质量由外包公司控制，档案部门主要在验收阶段对质量进行检查，由于技术不够强且数量较大，一般不可能一一校验，只能抽样检查，很难做到外包质量的全面验收。

（二）档案数字化加工过程中泄密风险较大。首先，数字化外包范围难以准确划定，比如数字化过程中，需要档案密级与公开与否等问题，当前还没有详细的统一标准，划定方面存在随意性。其次，在数字化过程中所涉及的整理、编录、扫描、图像处理、数据挂接、校对、还原入库等各项环节，任何一个环节出现问题都可能引发档案泄密风险。在大数据时代，电子档案的复制也是造成档案信息泄密的主要原因。

（三）档案数字化成果管理程度不高。当前，档案数字化成果仅仅满足了档案文件即时查询、即时打印的功能，不能将档案变成数字化信息资源进行共享，使得数字化成果利用率较低。首先，软硬件设施未达要求。档案进行数字化管理对计算机等软硬件有着严格要求。许多机关档案室所用的档案管理软件，只能实现基本的编目和检索功能，不能实现档案管理系统文件目录与数字化副本的挂接和共享，在查阅数字化档案时，仍需在电脑硬盘上调取。同时，档案管理软件系统的滞后，也给日常档案管理造成不便。其次，管理人员缺乏专业素质。目前有的机关没有配备专职的档案员，或者虽然有专职的档案员，却不懂信息技术，或者懂技术的却不懂档案专业知识，如何加强对档案管理人员的素质培训，是实现档案数字化管理面临的一大问题。

四、做好机关档案数字化工作的建议

（一）做好数字化工作的前期调研，有效规避外包后存在的潜在问题。档案数字化是一项系统工程，涉及档案的整理、保管、鉴定、利用等多个环节，需要认真做好前期的调研和准备工作，进行统筹规划。首先，要针对本单位的档案现状进行调查。要对现存档案的库房管理现状、档案数量以及档案实体的完整性和规范性进行调查，如外观是否破损，分类编号是否准确，是否需要重新拆装、更换封皮等，从而界定本单位外包服务的范围以及估算加工过程中所需要的运作资金和成本。其次，要认真审核外包服务公司的背景情况。要对外包公司的背景、保密、档案整理年检等资质进行审核，对是否存在泄密等违法违约行为、安全事故等不良记录等进行调查了解，优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构；同时，主动向档案局等指导部门了解外包规范及移交进馆要求，保证数字化外包工作能达到预期效果。最后，要认真审查外包合同。要明确双方的义务和责任，针对外包项目的服务标准、验收标准以及违约处理等做出清楚的要求，并和外包公司签署保密协定，从而保证数字化业务外包工作的顺利进行以及档案实体和数据的安全。

（二）加强数字化实施过程中的监督管理，确保档案实体与信息安全。安全管理是档案数字化工作的生命线。首先，要做好涉密文件的保密。对于涉密档案的扫描、存储、授权访问，要正确处理好公开与保密之间的关系，在数字化加工前要做好涉密文件的抽密和解密工作，将涉密文件抽出单独编制目录，其中已经解密的文件目录调整放入非密文件目录中，并盖解密章后进行扫描。其次，要建立规范化的安全管理措施。如，数字化加工场所选择单位实地加工的模式，确保资料信息的安全，并对加工场所配备视频监控及门禁系统，无关人员不得入内，定期检查档案数字化加工现场门窗、电器等设施的安全，严禁外包人员把档案实体资料带出加工现场，确保数字化过程中实体档案的妥善安全。同时，用于档案数字化加工的设备和存储介质要与网络物理隔离，严禁交叉使用，并采用技术或物理手段对计算机的USB接口等外接接口实施禁用；数字化完成后，要对加工设备进行检查，凡存有信息的，进行硬盘转移或做清除信息的安全处理，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

（三）加强档案管理人员的技术培训，建立一支既熟悉档案业务知识，又掌握信息技术的复合型人才队伍。在当前档案数字化建设过程中，要加强对现有档案管理人员的业务培训，通过对档案管理人员开展计算机和网络技术等专业性培训，提高档案管理人员信息化管理水平，从而在实际工作中能够熟练运用档案管理软件，有效防范网络安全。同时档案管理人员要全面系统学习档案管理和有关法律法规知识，将信息技术与档案管理工作有效结合起来，提高档案信息的正确性和完整性，为档案数字化建设质量的全面提升奠定良好的基础。

（四）加强档案数据库平台的建设和管理，建立统一、高效、可共享的数据平台。将档案变成数字化信息资源进行共享，发挥档案的利用率，是档案数字化工作的根本目的。要充分运用现代信息技术手段，加强档案数据软件的开发和利用。如把本单位的档案数字化副本数据集中到同一后台，应用网络管理的形式，实现前端系统与后台数据的联接，提供档案线上著录、检索利用和统计等功能；在系统安全方面可以提供多重身份认证、用户权限等分类管理手段；数据安全方面则提供数据备份和应急恢复等方法。此外，要跟进档案管理软件的更新升级，促使数字化档案管理能够更加顺畅，更加便捷，从而真正达到数字化管理的目的。