浅析数字时代科研单位档案信息化建设

档案管理信息化是指改变传统档案实体作为中心的管理模式，转变为以档案信息为载体的社会服务。在信息化发展的今天，信息化的档案管理模式也已经成为档案管理的主流，信息化的管理手段不仅能使档案管理效率得到极大的提升，也让档案利用及服务更加精准。档案作为一种重要的知识资源，对科研院所意义重大，信息技术的运用已经成为当前发展的必要手段。因此，更应充分认识数字档案的重要价值，切实加快档案信息化建设进程。

一、科研单位档案信息化建设的重要性

科研单位的档案管理要紧跟时代潮流，适应国家发展的需要，推动档案信息化建设不断前进，其主要体现为三个方面：

（一）适应信息化发展需要，提高档案工作管理效率。信息化的管理手段使档案管理过程变得更加简单方便快捷，通过加强档案信息服务平台建设，会促进整个档案工作进一步提升，科研单位档案资源内容丰富，是科研单位的宝藏，存档之后的科研档案会被多次重复使用；同时，档案本身也需要不断进行日常维护，档案会出现存档变动。因此，在档案管理中融入信息化管理的手段是档案发展的必然趋势。从档案管理工作本身来讲，进行档案的信息化管理能改变传统的工作模式，使档案人员从繁琐的日常事务中解放出来，提高工作效率。

（二）提升从业人员素质，提高档案管理质量。档案事业不断发展前进，对档案管理各个流程的工作及档案管理者的从业水平也提出了新要求，传统的档案管理模式远远不能满足信息化时代的需求。科研单位档案涉及许多涉密内容，科技含量高，由此对档案人员的综合素质及管理水平提出了更高的要求。档案信息化管理能在档案存储、整理、传递以及利用过程中留下电子记录，保障数字档案资源的安全保存和有效利用，这样能大大减少档案管理过程中对档案原件的损耗、降低档案信息非法利用等风险，使科研单位档案管理的质量及效率大大提升。

（三）创新档案利用方式，实现档案信息长期存储。传统的档案管理，档案大多采取纸质保存形式，尽管纸质版的档案形式有着还原历史、来源清晰，动向可循等诸多优点，但随着信息化时代的来临，其查阅困难、费时费力、效率低下、保存不便等缺点显而易见。比如，纸质档案容易受到自然环境的影响，如果保存温度湿度达不到要求，就会导致纸质档案出现腐烂、霉变、虫蛀等现象，使档案资料受到损失。科研单位的档案资源是其发展过程中重要的知识积累，一旦破坏，会造成无法逆转的损失。信息化档案管理服务平台中，档案通过电子数据信息的方式进行存储及提供利用，不仅解决了上述的问题，使档案信息的利用效率提高，也进一步创新了档案的利用方式及服务方式，减少因复制、翻阅等行为对档案原件的损害，从而实现档案信息的长久保存。

二、科研单位档案信息化存在的问题

（一）档案信息化建设力度不够。目前，档案管理部门在许多科研单位中长期处于一个较为边缘化的服务部门，档案工作本身作为业务工作的后端工作，档案信息化建设模块未得到充分重视。尽管单位每年会投入一定的资源进行档案信息化建设，但更多的是提出档案信息化的工作要求，没有针对档案信息化工作如何与整个单位的组织机构职能、人力绩效挂钩，实现档案管理现代化欠比较具体深入的研究和思考。

（二）档案信息化管理人才缺失。相对于传统手工的档案管理，信息化背景下亟待转型升级的档案管理对管理人员从业经验、能力等各方面要求大大提升。但目前，在档案的实际工作中，信息化档案管理团队人员的整体素质有待进一步提升。档案信息化管理不仅需要有档案学专业知识背景的档案管理人员，还要求档案管理与时俱进，不断了解信息化时代档案管理的需求，拓展眼界和思维；另外，档案信息化管理的内容相对于传统档案管理，范围大大拓展，要求大大提高，涉及档案信息系统管理、档案存储、数据库建设、档案智能化利用等多个模块的业务工作，因此，信息化背景下不仅需要掌握档案专业知识的管理人员，更需要计算机、情报管理、知识管理等教育背景的复合型人才，只有这样，才能实现档案信息化各个工作模块的精细化管理，推进档案信息化管理工作向专业化的方向快速发展。

（三）档案信息化基础配套设施亟待完善。档案信息化管理将信息化手段与档案管理工作相结合，一方面提高了档案管理水平，但同时也要求相关软硬件配套设施齐全。如笔者单位在档案信息存储方面，需进行档案信息存储的体系建设；档案长期保存方面，需围绕档案信息安全存储问题建设档案安全存储的长效机制，进行档案信息安全的相关设施建设；同时，科研院所档案大部分是涉密档案，在应用信息载体对这些档案信息进行存储时，也要考虑做好相应的保密防护措施，以保障数字档案资源的安全保存和有效利用。

三、科研单位开展档案信息化建设的策略

科研单位要使档案信息化建设取得进展，应在充分利用当前信息化手段做好基础档案工作的基础上，进一步提高政治站位，以高度的政治自觉、法治自觉和事业自觉，将现有档案管理工作与信息化建设有机结合起来，把档案信息化建设工作作为单位长足发展的一项重要而紧迫的任务来抓好抓实。笔者根据自己所在水利水电勘测设计研究院现状及多年从事档案工作的经验，从以下三个方面提出建设策略：

（一）高度重视，做好档案信息化建设顶层规划。水利工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程，是水利工程建设每个阶段中各项计划、决策的重要凭证和依据。由此更应当得以重视，将档案信息化建设融入科研院所整个信息化建设的过程中，让档案更好地服务于科研单位生产科研管理的全过程，使档案管理适应数字时代背景下科研院所的工作需要。进一步加强对档案信息化建设的顶层设计和规划，将档案信息化建设工作作为科研院所同步发展的一项重要战略任务。应在充分认识现代化背景下科研院所档案管理面临新形势的基础上，结合现有的工作实际，对档案信息化建设的路径进行详细部署，明确每一步工作任务及工作重点，并将档案信息化建设纳入考核，使得档案信息化建设工作在管理上得到更广泛的资源支持。

（二）加强培训，积极推进档案信息化人力资源建设。科研院所应结合档案信息化建设工作的需要，及时配备档案管理人员及信息化管理人员，要针对档案信息化建设各个业务模块的工作，针对性引进和配备其他相关专业的人才，使整个档案信息化管理工作的任务分工更加精细化；同时，对上岗人员进行全方位培训，培训不仅包括档案理论知识，也要有信息化方面的操作技术，通过理论及实践结合的方式，全面提高档案信息化管理人员的业务水平。

（三）真抓实干，全面推进档案信息化基础设施建设。档案信息化建设工作不是一蹴而就的，要想档案信息化建设工作顺利推进，必须要打好基础，做好档案信息化建设的相关配套设施建设。首先，科研院所应明确档案信息化工作所处的阶段，做好信息化建设方案的构想及顶层策划，明确所需的人力、物力资源。其次，重视档案的基础业务工作。档案信息化管理系统的构建，实质上是将丰富的档案资源通过信息化的方式进行管理，从而搭建一个档案资源库。因此，在信息化平台构建的过程中要加强档案的收集、整理、存储等基础工作，为科研院所信息化档案管理系统提供更优质丰富的资源基础；还需要将原有的纸质档案进行数字化处理和汇总，不仅可以达到有效保护历史档案的作用，同时保障了信息化档案系统资源的全面性及完整性，提升档案管理及利用效率；此外，还要提供档案信息化配套的软件、硬件支持。在确保实现档案资源全方位整合和有效利用的基础上，还要严格遵守科研院所内部保密要求及档案行业的标准及法律法规，采取多种现代化手段，实现档案信息的长期安全存储。

四、结语

档案信息化建设是一项系统性的工作，要使档案信息化建设工作得以有力推进，科研院所必须在制订完善的档案信息化建设规划的同时，充分引进人才，进行档案信息化人员的专业培训，加强信息化基础设施建设，不断优化与改进档案管理模式，全面提升档案管理水平，使档案管理工作为整个单位的长足发展提供有力的支持。