大数据环境下高校档案信息化建设研究

档案不仅是对高校过往工作的有效记录，而且也能够为未来工作提供参考，其社会利用价值和收藏保存价值显著。尤其是当前高校工作繁杂多样，在活动实施中产生的数据信息类型增加，传统档案管理方式呈现出较大的局限性，导致对高校工作开展形成阻碍。尤其是纸质档案，不仅会占用较大的空间，而且容易出现丢失或者破坏等问题，严重威胁档案的安全性和保密性。信息化建设是现代化高校发展的必然趋势，在档案管理中也应该融合先进技术与设备，满足大数据时代的发展需求。运用信息化手段开展档案工作，能够真正减轻人员负担，从而在信息采集、保存和服务中提供便捷。因此，应该从当前高校档案工作现状入手，制定针对性信息化建设方案。

一、高校档案信息化建设的意义

档案信息化建设是时代发展的必然趋势，尤其是随着云计算技术、物联网技术和大数据技术的逐渐普及应用，数据量呈现出海量化的特征，传统纸质档案管理的模式逐步被淘汰。为了提高高校的综合竞争水平，必须以信息化建设为主要方向，转变档案工作模式。在高校办公自动化的实现过程中，应该以档案信息化建设为基础，使得信息的收集整理、归档、编目等更加便捷，为信息资源的共享及利用创造条件。通过电子文件的收发增进各部门的联系与沟通，防止信息孤岛效应对工作产生的负面影响。信息化建设使得档案工作更具开放性和动态性，消除了传统模式下的封闭性和静态性弊端，有利于服务领域的拓展与延伸，为使用者提供便捷。

二、高校档案信息化建设问题

对于档案信息化建设的重视程度较低，是限制工作有序开展的关键，往往会受到传统工作理念的影响，档案管理方法较为落后，严重影响工作效率的提高。在档案信息化建设规划方案的制定中存在形式化问题，无法实现对各项工作的有效指导，出现严重的资源浪费问题。在应用计算机开展工作时，往往局限于数据的录入和存储，未能实现计算机技术与大数据技术的深度融合。在高校档案信息化建设中的资金投入力度不足，也是影响工作开展的关键因素。信息化建设涉及的内容相对较多，其具有综合性和系统性的特点，因此需要大量的资金投入。高校在软硬件设备上的投入力度不足，无法为信息化管理提供可靠的基础设施保障。部分工作人员不具备专业性，因此在档案工作中缺乏专业知识与技能，导致管理水平和档案利用效率受到影响。

三、大数据环境下高校档案信息化建设策略

（一）完善设施条件。高校管理人员应该明确档案工作的重要意义，提高自身认识程度，发挥档案管理在高校管理中的价值。基础设施是开展信息化建设的关键，因此应该加大投入力度，为应对大数据环境下的新挑战做好准备。隐蔽性和涉密性是高校档案工作的基本特征，不仅仅具有信息检索和材料报备的作用，而且能够为高校决策提供依据。对于老化的设备进行更换，引进先进科学技术，实现对信息化管理系统的优化，增强其使用功能与安全性。增进各个部门之间的沟通交流，从而在全校范围内形成良好的工作风气。加强对档案工作的有效宣传，从而真正发掘档案资源的价值，为信息化建设注入强劲的动力。提供充足的资金保障，用于高性能计算机、扫描仪等设备的购置，实现纸质档案向电子档案的快速转化，提供档案管理的规范性与统一性。

（二）构建数据库系统。完善的数据库系统，能够对高校工作中产生的信息数据进行实时获取、存储与整理，为档案管理的数字化发展提供保障，体现数据的价值。在大数据时代，传统数据管理方式问题较多，只有通过优化数据库系统才能达到科学管理的目的，实现各类档案信息的对比分析，为日常工作提供可靠的参考依据。丰富管理系统的功能，包括了分类、元数据管理、档案号设置、流程定制、统计和检索等等。在数据库系统建设中应该对不同类型的档案进行针对性管理，保障部分档案的机密性，对相关模块权限加以规定，防止出现信息丢失和泄露等问题，切实增强信息的安全性。以数字校园平台为基础对当前数据库加以优化，实现对人员信息的统一管理，拓展在线浏览、身份管理和打印等功能。根据当前工作情况对数据库系统进行实时更新，保障档案管理的动态化。数据库系统的建设，能够真正简化工作流程，提高档案服务水平。

（三）优化管理体系。一个运转高效的管理体系，能够确保档案工作有条不紊地实施，从而对档案的数据应用范围加以拓展。在数据分析中应该以大数据技术为依托，促进管理工作效率的提高，避免在档案工作中出现较大的盲目性。对档案信息系统当中的数据资料加以丰富，实现信息渠道的拓宽，为今后的应用提供帮助。在档案信息管理系统当中及时录入相关信息，比如人事档案中教职工的姓名、履历和职称等等。数据接口的设置也是管理体系构建中的关键，能够增进考勤系统和办公自动化系统的内在衔接，通过信息录入与统一管理提高高校各项工作效率。加强对档案资源的深度挖掘，明确各类信息数据之间的关系，为领导人员的决策提供可靠参考。

（四）加强网络维护。互联网具有一定的开放性特征，在档案信息化建设中会受到网络安全威胁。因此，应该加强网络系统的安全维护，确保高校档案不会出现丢失和泄露等问题，避免造成巨大的损失。应该加强相关法规建设，确保信息化管理指标及规范的统一性，提高档案信息的利用率，为高校的现代化建设奠定基础。对于重要的档案数据信息，应该进行及时备份，在对重要信息进行提取时借助于数据挖掘技术，防止由于网络攻击或者病毒等导致信息被窃取。加强先进网络安全防护技术的引进，包括了防火墙技术、数据加密技术和身份识别技术等等，能够实现对各类网络威胁的有效防御，保障档案数据信息不被破坏。加强对网络安全的宣传教育，使工作人员能够在工作中规范自己的操作行为，避免由于操作不当引起的安全问题。

（五）健全管理制度。在大数据环境下，之前的档案管理制度已经无法适应当前工作要求，因此应该不断调整，实现对档案管理工作的有效指导。制度是行动的基本保障，能够确保各个环节都有章可循，提升管理工作效率的同时，可以增强工作的规范性。信息化建设涉及的内容较多，一个完善的制度体系是落实各项工作要求的关键。在制度建设中除了应该遵循国家相关法律法规外，还应该结合高校的实际发展情况和信息化建设现状，对制度进行不断细化，增强制度的执行效果。制定完善的奖惩制度，对于工作中表现优异的职工进行精神和物质的双重奖励，为其他人员树立良好的榜样；而对于工作懈怠导致高校遭受损失的人员则应该进行适当处罚，使其明确自身工作职责。加强对档案信息化建设全过程的严格监管，确保资金得到有效利用，防止在此过程中出现暗箱操作等行为，切实保障高校的利益。

（六）提高人员素养。档案工作人员的能力与素养，是决定管理成效的直接因素，因此应该受到高校的高度关注。部分工作人员对于档案信息化建设的重视程度不高，在工作中难以运用先进技术及设备实施档案管理，不利于高校的长远发展。为此，应该根据当前档案工作特点及人员需求，制定针对性的专业培训计划，使其在专业知识与技能方面得到更新，确保各项工作高效化开展。对于大数据技术、网络信息技术和计算机技术等进行系统化学习，促进其职业素养的提高，能够在信息化建设当中贡献自己的力量。加强对档案工作人员的职业道德教育，确保在工作中严格遵循相关法律法规和规章制度。增进各部门人员的沟通交流，积极配合档案信息的采集和整理等，凸显档案资源的利用价值。建立一个完善的人才招聘机制，通过高水平人才的引进，为当前工作队伍注入充足的活力，改善人员结构，加大信息化建设力度。

四、结语

高校档案工作的信息化建设，是大数据时代发展的必然趋势，同时能够为办公自动化的实现奠定基础，促进档案服务领域的拓展。但是，受重视程度低、投入力度小和工作人员能力不高等问题的限制，会对信息化建设进程造成影响。为此，应该通过完善设施条件、构建数据库系统、优化管理体系、加强网络维护、健全管理制度和提高人员素养等途径，逐步实现信息化档案管理的常态化，为高校的未来发展创造良好的环境。