信息时代办公室档案管理工作创新探究

在信息化应用技术高速发展的今天，运用信息技术提高办公室档案管理是顺应时代、满足社会需求、降低成本、提高管理能力和管理效率的重要举措。现代化信息技术在档案管理中的特性如下：一是档案信息由原来的传统纸质形式向数字信息形式转变的必然性；二是现代化信息技术应用所具有的优越性；三是现代化信息技术的应用所具有的服务多样性。要想实现新时代管理档案的标准和要求，就要进行相关管理办法和技术的改进和创新，比如实现档案信息的数字化和电子化，实现档案流程管理的信息化，实现档案信息管理的安全性等，从而有效促进办公室档案的管理更全面、更安全、更有效。

一、现代化信息应用技术在档案资料管理中的不足

很明显，现代化信息技术对档案的管理、服务的流程、工作的效率等方面具有传统管理方式无法比拟的优势，但在某些方面也存在不足，需要在工作中不断改进和完善。

（一）现代化信息技术应用导致出现设计、规划方面的不足。随着现代信息化技术在办公室管理档案工作中的普遍应用，出现规划布局设计相对滞后的问题，档案管理工作的实质是实现对档案资源信息的管理，而生成想要的资料数据需要充足的存储空间，同时资金方面的支持非常重要。因此，在设计、实施统一的具有一定标准的方案时，要对以上问题进行充分考虑，避免因为规划设计问题而影响实施。

（二）现代化信息技术应用导致出现管理理念不足。传统档案的管理类似于收藏，其实际的应用功能和价值很难充分发挥。如今，现代化信息技术的应用使档案得到充分的使用和调动，并可以实现档案的规范统一管理。但是因为某些工作管理人员的服务管理意识欠缺，在工作实际中，忽视信息管理规定和制度，或只是流于形式，执行不认真、不彻底。

（三）现代化信息技术应用导致出现管理方法不足。在现代化信息技术应用背景下，档案相关管理方面的工作仍然存在欠缺，需要在未来的工作中不断完善和提高。部分档案管理部门，不能建立起科学、完善的管理制度，缺少对档案日常管理工作的详细规范，具体来说，档案日常管理制度及奖罚制度不够完善，各类档案资料管理混乱；档案编码不科学、不合理，在档案收集、整理时难做到统一协调，造成资料整理过程中的时间和人力耗费；从事管理工作的人员对计算机操作不熟练、不能快速准确应用管理软件等，这些都在一定程度上影响现代化信息技术的应用效果和工作效率。

二、信息时代相关档案管理的改革和创新

随着现代化信息技术在档案管理工作中的应用，传统的档案管理办法无法适应信息时代资料管理需求，必须探索、研究、制定与之相适应的管理办法及发展方略，只有如此，才能促进现代化档案管理的健康发展，才能符合行业要求，更好地为社会服务。

（一）信息时代档案管理的理念创新。档案管理进入信息时代，这不仅是社会发展的必然结果，也是档案管理为满足用户，为用户提供更科学、更便利服务的体现。创新办公室相关档案的管理理念是信息时代档案管理工作能够有效执行的前提和保障，创新档案的管理理念不单指关注实物档案的收藏，还要注重对档案的使用价值的开发和创造。现代信息化时代关于档案的管理工作，不能仅限于传统的档案管理内容，要根据信息化技术的特点创造性提出新理念和新策略，要创新服务内容、服务方式、服务技术，不断满足用户需求、提高服务质量。

（二）信息时代档案管理的服务创新。信息时代，改革传统管理方式，建立适应现代发展需求的新思想、新制度是保证工作质量、提高工作效率、满足用户需求的前提和保障。利用现代化信息技术建设服务型网络平台，为用户提供更及时、更便利、更准确地数字化信息服务。传统办公室的档案管理方法是依靠人工完成的，对档案的调用和查询等内容的服务流程复杂、处理时间长，工作质量和效率较低。如今，运用信息化技术建立网络统一服务应用平台，可实现全天候的档案信息服务，用户可以通过注册、登录服务平台完成查询、调用等服务需要，极大满足了现代社会人们对档案服务的应用需求。

（三）信息时代档案管理的制度创新。信息化技术的应用，大大提高了档案资料信息的处理量，随着数据资料的大幅增加，档案的管理难度也相应增加。档案管理部门应创新管理办法和管理体制，有效提高档案资料管理的质量和效率。具体包括：1.在现代化信息时代急需解决的问题是管理好、利用好这些信息，要想真正实现规范化的系统信息管理，要结合档案管理的实际工作建立健全现代档案管理制度和规范，不断完善考核绩效制度。2.在信息化时代实际档案管理工作中，要特别重视数字信息资料的管理，切实增强信息在存储和保管过程中的安全性。3.加强信息化档案管理“云计算”的技术应用，不但可以实现对信息档案资料的整理、分析、归纳、总结，有效降低数据计算运行的时间，减少管理人员的工作量，大幅提升档案信息管理的工作效率和工作质量。4.由于引入现代化的信息技术，相关档案信息也随之变得复杂多样，其中不仅包括文档资料、还包括大量的音频、图片、视频，这不仅增加了档案处理强度，同时处理难度也大幅增强。故此，要不断提高和完善系统平台的功能和性能，制定相应的系统维护管理办法。

（四）信息时代档案管理的模式创新。在传统的档案资料管理工作中，时常会因为文档错误、丢失、串码等原因造成档案查找困难的状况，不仅影响正常的档案管理工作，还会导致经济方面的损失。管理部门在对重要档案资料进行弥补、修复时需要耗费大量物力、人力、财力，会增加部门管理成本和工作量。故此，应建立和完善科学合理的现代化档案资料管理模式，充分利用计算机及先进的管理系统不断完善档案电子化的管理，有效避免此类状况的发生。

（五）信息时代加强档案资料私密性管理。随着信息化时代的时来，电子化档案模式以其先进的信息化、智能化、现代化受到人们的欢迎和喜爱。在信息化档案管理工作中，实现对档案资料存储保管的是网络虚拟空间，如果存储档案信息的硬件发生故障，就会造成数据信息的损坏或丢失，为有效避免发生这种风险，要加强档案数据私密性保护，目前最有效的解决办法是做好数据的备份和保管，以确保档案信息的安全、完整。使档案管理价值得到最大化发挥。

（六）信息时代档案管理人才的培养。信息化的应用实现了对档案智能化、数据化、自动化、现代化管理，现代化档案资料管理需要具有更高综合素质的人员来完成，是影响和决定单位档案整体管理水平和处理能力的重要因素。信息化时代的档案工作管理需要创新，而实现创新的关键是管理档案的人员。首先，管理档案人员要具备过硬的业务能力，因此，相关部门要注重专业人才的培养。信息时代的档案资料管理一方面要求工作人员具有良好的专业技能，同时也要求工作人员具有其他方面的业务知识，比如图书管理学和管理学类的知识等。随着信息技术的普遍应用，基本实现了电子化信息管理，由此，档案工作需要拥有一批可以熟练操作计算机、掌握系统软件应用的工作人员。单位在招聘时要提高对计算机应用能力的要求，同时，还要通过各种部门培训提高工作人员的业务能力和操作水平，更好地满足信息化时代档案管理工作需求。其次，现代信息档案的管理理念需要创新，档案管理人员要积极学习和引用先进、高效的管理方法和技术，要具备熟练应用计算机的能力，才能适应信息时代档案管理工作。最后，要建立完善的档案管理人才培养机制，通过有计划、有组织的人才培养，为档案管理工作不断输送业务能力强，思想觉悟高，工作勤恳努力的优秀人才，从而保证现代信息时代档案的管理工作高速有效。

三、结语

本论文通过对信息化档案管理创新工作的研究探讨，进一步阐述信息化档案管理是时代发展的必然选择，现代信息技术的应用，给传统的档案管理带来了前所未有的发展和挑战，只有对档案的管理工作进行改革和创新，才能满足信息时代档案的管理和应用需求。本论文从创新管理理念开始，对现代信息时代档案的管理模式、管理制度、网络建设、数据管理、人才培养、信息安全、服务提升等方面的管理创新加以阐述，希望对信息化时代的档案管理工作有所帮助，让档案现代信息化管理更好地为社会服务。