机关事业单位档案管理工作规范化标准化推进探讨

机关事业单位属于政府部门建立的具有一定公益性质的单位，其宗旨是为社会服务。基于新的发展形势，机关事业单位的业务范围不断扩展，档案管理工作不管是体量还是规模都在不断加大，档案管理实践中的问题更加突出。因此，机关事业单位的档案管理水平要想实现不断提升，实现规范化、标准化是必然的发展趋势，只有规范化、标准化的发展，才能促进机关事业单位档案资料价值实现最大化。

一、机关事业单位档案管理的重要意义

档案管理工作的顺利开展是机关事业单位各项业务顺利开展的基础，也是机关事业单位实现人才深入挖掘的有效途径，以档案资料实现人才挖掘能积极促进职工工作积极性的提升。档案资料在机关事业单位工作实践中的应用，可以为全面了解职工业务能力提供依据，还可以档案资料来实现对职工工作实践的良好评价，并结合评价对职工岗位进行合理调整，进而实现机关事业单位人力资源的优化配置。在此基础上，单位职工工作热情得以提升，单位工作效率能实现全面提升。机关事业单位档案管理内容的不断丰富，使得传统档案管理模式不再适用，在此形势下，需要合理引入信息技术，利用先进的信息技术手段来实现档案管理效率的全面提升，最大程度缓解职工工作强度，促进档案管理工作环境的改善。此外，信息化手段的应用是实现档案管理规范化、标准化的有效途径。

二、提升公文制发质量，奠定标准化、规范化基础

机关事业单位各部门公文转化是形成机关事业单位档案资料的主要来源，公文制发质量对归档档案资料质量有直接决定作用，同时也关系着档案管理后期的规范化和标准化。因此，机关事业单位在公文制发时需要对规范化、标准化问题给予高度重视，这样才能为后期档案管理工作实现规范化、标准化奠定坚实基础。首先，在公文制发中必须要保障用纸质量，保证资料幅面尺寸实现规范、统一，并达到国家相关标准的要求；其次，需针对制发公文签发手续情况进行严格检查，对签发审批权限、公文标题是否满足标准要求进行核实，对主送及抄送单位是否准确进行核实，对落款是否与公文保持一致进行核实，对公文制发日期进行核实；再次，制发公文必须保障字迹清晰牢固，针对草拟公文、记录、报表等各类公文制发过程中需保障使用笔种、墨水、纸张不褪色，以此来实现字迹清晰，为档案资料长期保存奠定基础；最后，各类制发公文必须要符合相关规范要求，要严格按照公文拟制格式要求进行，不能在制发公文中出现不规范字或者简称滥用问题，以此为后期实现档案资料规范化、标准化奠定基础，为实现档案资料的现代化、信息化检索提供必要条件。

三、提升文书质量，促进档案管理规范化、标准化

机关事业单位档案管理的现代化建设中，规范化、标准化档案管理是非常重要的中间环节，从当前机关事业单位档案管理实践可以看出，虽然从工作任务角度看档案工作与文书处理存在较大差别，且都具有较强的独立性，但是文书和档案本身属于一个有机的整体，文书是档案建立的基础，档案则是文书的最终归宿。在文书工作开展过程中，合理考虑后期档案管理实际需求，那么后期的档案工作就可以为文书工作提供良好服务，同时也能提出相应的业务开展要求。在此基础上，能对档案工作的发展形成积极推动作用，反之，两者业务一旦出现脱节现象，必然会对文书档案质量产生较大影响。因此，在文书及档案工作实践中，要不断强化系统性思维，文书处理过程中要构建起规范化、标准化工作流程，以此来实现对业务的有效指导，从文书处理角度来实现档案管理入口关的严格把握，为机关事业单位档案管理工作实现标准化、规范化做好基础性工作。

四、以完善的制度保障档案管理规范化、标准化

在我国社会体制不断改革深化的过程中，机关事业单位对档案管理工作的规范化和标准化管理给予高度重视。为进一步促进机关事业单位档案管理工作的规范化、标准化进程，需要从以下几个方面着手。首先，机关事业单位要从单位内部成立档案管理领导小组及档案资料鉴定小组，机关单位负责人要对档案管理工作直接负责，对兼职和全职档案管理人员职责进行明确，同时加大档案管理的网络化发展；其次，针对机关事业单位的档案管理工作，要构建完善的规章制度，并全面推行岗位责任制度，针对档案管理工作开展中的规范化、标准化、档案技术等各项内容构建相应的考核办法，同时在事业单位的责任考核制度中纳入档案收集业务，以此对事业单位档案收集工作形成积极促进作用，实现机关事业单位档案资料从传统分散管理到集中管理的过渡。近年来，机关事业单位为了适应时代发展及社会体制的改革，在工作形式和内容方面都在不断实现创新，工作范围也在不断实现扩充和延伸，在此过程中产生了大量极具价值的档案资料。针对这部分档案资料，要以标准化、规范化档案管理要求进行详细分类、编号，并形成档案资料大纲。在档案资料分类过程中，要以统一管理为基准，结合实际工作内容对档案资料分类、标号业务开展中遇到的问题进行有效解决，对档案管理的规范化、标准化发展形成积极促进作用。

五、立卷归档体现“以我为主”原则

机关事业单位档案管理规范化、标准化发展过程中，公文的重复性以及无序的立卷组合是面临的最大难题之一。而档案管理工作的规范化、标准化发展最终目的是实现档案资料价值的最大化，实现案卷的完整化，促进档案信息检索的便捷化。该目标的实现过程中“以我为主”是核心所在，在档案管理的立卷归档过程中，“以我为主”是基本原则，也就是说，在针对本单位归档工作的过程中，要以本单位文件为主，这一原则是推动档案管理实现规范化、标准化的重要基准。在实际档案管理实践中，要注重以下几个问题的把握：首先，要针对文件立卷归档的时效性进行合理把握，立卷归档必须要以完成现行文件阶段任务为标准，对没有完成任务的情况，坚决杜绝立卷归档，以此来避免档案管理中出现混乱现象；其次，针对档案管理的立卷归档工作实现明确分工。以“以我为主”的基本原则对立卷归档工作进行指导，并尽快明确工作重点，归档中要对文件和资料进行明确区分，从内容、形式、作用等几个方面存在相似之处的文件资料要重点进行区分，具体问题具体分析，以此避免在档案管理中出现重复和冗余的问题，全面提升档案资料的利用效率；最后，基于“以我为主”的基本原则下，还需要针对卷宗的完整性进行有效维护。归档工作开展过程中不仅要对工作重点进行全面掌握，同时还需要理清工作的顺序和主次，从入口端严格把握卷宗，合理筛除不应归档的文件，同时也要尽可能避免出现文件散失的问题。在立卷过程中，需要将同类型文件材料之间的内在联系归纳到统一卷内，这样才能将统一问题的处理过程进行清晰反映，使得档案价值实现最大化，让立卷归档后的档案资料在保证完整性的前提下，不会体现出庞杂的问题，这样才能实现档案管理的规范化和标准化发展。

六、提升案卷质量是档案规范化、标准化的保障

档案材料收集的完整性会直接影响档案资料的价值，而档案的规范化、标准化同时会受到立卷以及案卷装订质量的影响。鉴于此，需要从以下几个方面入手来提升档案资料的规范化和标准化：第一，要对立卷方法给予重视，以此来为档案标准化实现便捷分类检索提供支撑；第二，要对案卷装订质量给予重视，以此来促进档案资料实现规范化管理；第三，要保证档案文件的分类清晰、资料齐全完整，互相之间保持联系；第四，要明确文件提名，便于后期查找；第五，要保证卷内文件实现条理、清晰排列，要明确保管期限，并实现档案保密登记的清晰划分，及时针对破损文件进行修补，保持案卷装订整齐。

七、以信息化开发促进档案管理的规范化、标准化

在当今社会发展的各个环节中，信息技术实现了广泛渗透，档案管理也在信息资源的推动下逐渐向着网络化方向发展，档案管理的最终目的是为档案使用者提供服务，提升档案资料的社会利用率，档案信息化能够将档案资料的价值充分发挥出来。在现代机关事业单位的档案管理工作实践中，应该充分发挥数字化档案的优势，促进档案信息与新技术接轨，针对档案信息进行二次、三次开发，利用计算机技术构建高效、便捷的档案信息检索体系，为使用者提供更加系统、准确的档案信息服务，这样才能满足社会群体、专业人员对档案信息的多元化需求。

八、结语

综上所述，机关事业单位的档案管理工作是机关事业单位发展中不可或缺的一个核心环节，档案资料的规范化、标准化发展是新时代对档案管理工作提出的新要求，也是促进机关事业单位档案信息价值最大化的关键。在机关事业单位的档案管理实践中，要从文书源头实现档案的规范化，提升文书、立卷归档等各个环节的管理质量，并借助信息技术力量构建起完善、高效、便捷的检索体系，这样才能实现机关事业单位档案信息价值的最大化。