网络时代完善事业单位档案管理工作的策略

网络时代，事业单位应高度重视档案管理工作模式的构建。加大先进技术设备的应用，积极构建数字化档案管理系统，将档案管理向无纸化方向发展。因此，河南省医疗器械检验所高度重视网络时代数字化档案工作，确保通过档案创新管理方式，进一步优化医疗档案管理工作，提升档案工作管理水平，为日后档案查找、记录提供便利。

一、网络时代事业单位档案数字化管理的意义

（一）推动档案管理工作高效率开展。“互联网+时代”，提升档案管理工作质量，可有效强化事业单位的内部管理，积极推动各项工作深入开展，加强各部门之间的工作协调，推进事业单位健康长远发展。网络时代，各项前沿技术迅猛发展，有效带动行业发展，积极加强数字化档案建设实践，以期改善传统档案丢失、存储方面的问题。在现代化科学技术支持下，事业单位通过安装数字化档案管理软件系统，大大提升档案整理、录入、归档、查询效率，优化了纸质档案存储空间，提升档案信息化管理水平，通过互联网平台实现在线传输，实现事业单位档案资源共享。河南省医疗器械检验所在医疗器械采购合同、租赁合同等档案资料管理上，档案管理成效显著。

（二）促进医疗器械检验所发展水平。事业单位在数字化时代，通过完善档案资料，有效实现对员工的分析和评价，优化调整人员内部结构，实现档案资源优化配置，增进各部门员工之间工作的协调性，调动职工群众工作的积极性，共同为事业单位发展贡献力量。

（三）顺应新时代发展形势。信息化时代，现代化信息技术快速发展，推动事业单位加快引进新型档案办公软件、硬件设备，逐渐打造一体化办公模式，在网络技术支持下，实现档案扫描、网络存储等功能，有效推动了事业单位发展进程。

二、事业单位档案管理现状以及面临的挑战

（一）档案管理工作现状。1.信息化程度不高。互联网背景下，部分事业单位档案管理工作模式相对落后，仍然继续沿用传统的纸质档案管理形式，耗时耗力，在档案存储和管理上花费大量的人力、物力资源，尤其在档案管理工作量不断增加的情况下，档案管理工作整体效率不高。信息化时代，数字化档案模式的构建对传统纸质档案管理方式产生巨大的冲击和影响，基于此，事业单位要想全面提升档案管理水平，必须加快推进信息化建设步伐。2.档案管理体系不健全。就事业单位档案管理工作中面临的困境来看，部分事业单位未设立专门的档案室，档案管理人员通常身兼数职，极易引发人为失误问题，一定程度上增加了档案管理工作难度，难以有效落实数字化档案建设进程。因此，建立健全事业单位档案管理体系，是新时期事业单位可持续发展的必经之路。3.忽视了档案管理工作的重要性。事业单位管理人员通常将工作重心放在日常的事务上，如财务管理方面，忽视了档案管理工作，各部门在档案管理工作中，缺乏协调性，整体呈现出专业化程度不高、标准化建设缓慢的趋势。

（二）挑战。具有一定的保密性。档案管理人员本身的工作属性较为特殊，在实际工作场景中，需要不断强化自身的专业素质，加强对档案内容的保密，避免档案资料泄露；相关档案管理人员必须将事业单位利益放在重要战略位置上，以身作则、恪尽职守、严于律己，端正工作态度，提升自身的职业素养。

（三）要求相关管理人员具备较高的专业素养。事业单位档案管理工作具有一定的特殊性，对相关档案管理人员自身专业素养要求较高，数字化档案建设实践过程中，相关档案管理人员必须提升对资料收集、资料整理、检索等方面的能力，确保档案材料的真实性、完整性，更好发挥档案价值。

（四）创新精神。网络化时代，事业单位档案管理人员必须具备一定的创新精神，具备创新性思维，在档案管理过程中，需要不断总结经验、积极学习档案相关的专业知识，增加自身的知识储备和积累，积极学习先进技术软件操作流程，提升自身硬件处理能力。

三、网络时代事业单位档案管理的策略

新时代，数字化档案快速发展，积极投入事业单位档案管理工作中，提高了事业单位办公自动化水平，在互联网支持下，为更好整合档案资源，促进事业单位优化内部人员结构，加快软件、硬件设备更新换代速度，实现档案无纸化的转换，以数字化的方式存储在电脑中，便于相关人员随时调用，省时省力，降低事业单位管理成本，促进工作效率的提升。事业单位，通过引入数字化档案处理技术，实现资源共享，方便档案归档和存储，有效解决了供货方医疗机械生产、经营资质证明复印件等档案损坏、丢失的问题，加强对进口医疗器械设备中文说明书等资料的保护，包括产品样本、维修手册等相关资料。基于此，加快推进事业单位档案信息化建设进程迫在眉睫。

（一）转变传统的档案管理意识。网络化时代，事业单位必须提升对档案管理工作的重视程度，加快转变传统的思想观念，管理人员要提高对数字化档案管理的认识，定期组织开展数字化档案工作培训，大力渗透数字化档案管理相关专业知识，不断提升档案管理人员的业务管理水平，确保全面打造一支专业素质过硬、信息化管理程度较高的档案管理人才队伍。同时，事业单位必须制定完善数字化档案管理制度，结合档案管理工作实际情况，积极推广和应用信息技术，确保事业单位生产经营与档案管理工作同步进行。另外，在数字化管理系统支持下，相关档案管理人员要加强对档案管理细节的把控，包括档案整理、录入、归档等环节，必须加强对相关人员操作行为的规范，避免出现档案遗失、泄露等情况，加强医疗器械所构建验收、使用、维修保养等资料的管理，以及对进口医疗器械设备商品海关检验证明文件复印件的保护，确保提升对大型医疗器械管理交接记录的保管，提高医疗器械所档案管理规范化水平。加强网络系统的维护，避免不法分子窃取、删除、篡改档案信息。

（二）提升档案信息管理水平。基于现代化科学技术不断发展，为提升数字化档案管理的安全性，事业单位可利用区块链的去中心化技术，加强对档案信息内容的安全性保护，通过设定固定的登录账号和密码，对系统登录人员进行认证，规范档案查询人员的行为，更加明确划分了档案管理、使用权限，进一步提升事业单位档案管理水平；同时，可以安装防火墙技术，实现对档案信息的加密保护，避免遭受黑客攻击，并且做好档案文档备份，提升档案资源利用效果，避免数据丢失，确保在数字化档案管理模式下，实现对档案信息数据的双重保护，不断提高事业单位档案信息化管理水平。

（三）完善档案数字化技术管理模式。数字化档案在信息查阅过程中，可能出现撤、改原始档案材料的现象，基于此，相关档案管理人员必须在无纸化转化过程中，加强对原始档案材料的整理和归纳，做好档案分类，编定档案编码，做好无纸化转换前的准备工作，确保为后续的系统录入工作提供便利条件。就医疗器械所来说，必须制定建档说明，安排专人保管，及时更新，在管理人员变动过程中，要督促档案管理人员做好移交手续，避免重要档案资料丢失，全面强化档案管理人员的管理意识，避免增加后续档案管理难度。另外，事业单位要结合自身行业特点，建立档案管理数据库，发挥数字化档案管理的重要价值，充分将数字化建设的安全、高效等优势作用体现在事业单位档案管理工作中。同时，建立数据库搜索引擎，全面提升事业单位档案管理工作效率，方便记录档案信息的出库、入库等环节。

（四）加快推进数字化档案建设步伐。事业单位要积极转变传统档案管理模式，顺应现代化档案管理工作模式，在档案无纸化转化过程中，档案管理人员仍然要按照纸质档案的规范进行录入，避免遗漏信息。事业单位必须紧跟时代发展形势，依托互联网加快档案资源整合，不断提升事业单位档案管理工作效率，切实将数字化档案管理制度落到实处，通过明确划分相关人员的工作职能，具体将责任落实到个人；同时，事业单位在档案管理人员聘用上，要加强考核，确保应聘人员具备档案管理能力，通过考核选拔出专业素质过硬、政治素养较高的现代化档案技术应用人才，从而提升事业单位数字化管理水平，简化档案管理程序，优化档案管理环节，积极推动事业单位在网络化时代的发展速度。另外，事业单位必须创新档案管理方式，善于运用大数据技术，提升对档案信息的分析能力、数据处理能力，充分利用大数据技术加强对影像资料档案的管理，运用大数据技术实现对档案信息资料的备份管理，并精准量化分析档案资料，做好分类存储，从而建立起综合性较强的档案信息资料库。相关人员要加强对原始信息服务系统的专研和开发，不断提升影像档案资料管理水平，更新产品合格证明，保管好计量检定证书以及与计量器械有关的证明文件，从而促进事业单位档案管理工作体系从根本上转变。

四、结语

综上所述，网络化时代，数字化档案的推广和实践应用，对传统纸质档案管理方式，产生一定的冲击和影响，基于计算机技术快速发展下，事业单位在档案管理工作中不断创新和改变，加快数字化硬件、软件设备的引进，在数字化档案信息管理系统支持下，有效实现档案无纸化转换，将事业单位档案管理工作推上新常态发展层面。