事业单位文书档案管理优化途径探索

在新的形势下，由于科学技术的迅速发展与互联网的广泛运用，事业单位档案的信息量也随之增加，信息的内容越来越细分，变得更加繁杂与琐碎，现实情况对当今的文书管理工作提出了新的挑战。事业单位应积极探索文书档案管理的优化途径，解决当下存在的各种问题。

一、事业单位文书档案管理存在的问题

（一）工作人员专业素质不高。在新时期事业单位的文书档案管理中，存在着工作人员专业素质不高的问题，部分单位没有认识到文书档案管理工作的重要性，忽略了对员工专业素质方面的培养。当前，事业单位普遍设置了档案管理人员，但是，档案管理人员大多不是文书档案管理专业人员，他们的专业程度普遍不高，甚至还有一些是兼职人员，缺乏对档案信息进行深入理解与研究的能力，这与新时期的发展不相适应，大大降低了事业单位文书档案管理的效率和质量。他们中大部分人缺乏相关技能与知识，甚至对自己的工作职能不明确，没有严格执行对于档案的收集、整理以及装订工作，甚至部分员工身兼多职、人员变动频繁，严重阻碍了事业单位文书档案管理工作的顺利开展。

（二）档案管理理念相对落后。当前我国的事业单位将主要精力放在日常业务上，这使得事业单位整体没有形成档案管理的正确理念，相关工作人员在此种大环境下对自己的工作不认可、不重视，严重阻碍了事业单位的文书档案管理工作。

（三）档案管理方法相对陈旧。大部分事业单位还在使用传统的档案管理方法，该现象致使文书档案的管理工作受到阻碍，成本高、效率低，工作质量不能得到有效保障。从目前我国事业单位档案管理的现状看，存在着不够规范的问题，主要表现为组卷没有条理、案卷的标题不统一、档案编号不统一、没有设卷内的目录等。规范文书档案管理，对于进一步提升新一轮事业单位档案管理水平有重要的作用。

（四）档案管理制度不完善。档案管理制度不完善是目前事业单位存在的重要问题，他们没有结合自身情况切实完善单位的档案管理制度，并且在执行中还会出现形式主义泛滥的情况。

（五）对文书档案管理工作不够重视。由于文书档案的日常管理出成绩较慢，所以导致事业单位的主要领导对这项工作不太重视，关注与投入较少，忽略资料的搜集与移交，还有一些部门工作人员认为自己保管资料只是便于查询，严重影响了文书档案资料的完整性。

（六）档案管理信息化、现代化程度不高。从当前我国档案管理信息化、现代化的建设情况来看，部分事业单位不仅建立了办公自动化OA系统，而且配备了现代化的档案管理设备，为实现档案管理信息化、现代化提供了硬件设施和软件系统支持。但是，随着档案收集信息的范围不断扩展，部分事业单位仍然使用较为传统的工作方式，从而制约了档案管理信息化、现代化的发展。

二、事业单位文书档案管理的优化途径

（一）提升工作人员专业素质。对当前我国各事业单位的文书档案管理工作进行优化，应有目的地提升相关工作人员的素质，此举能在根本上保障其工作质量的提高，确保文书档案管理工作的科学性与合理性。因此，事业单位应加强对工作人员专业素质的培养，使其充分运用自身技能完成档案管理工作的各项事务。为了进一步提升文书档案管理水平，需做到如下几点：首先，要提高文书档案管理人员的专业水平。对于现有管理人员的岗位培训是当前急需加强的一项工作，鼓励他们参加单位组织的各项岗位培训，尤其是在电子档案的更新与管理方面，使自己的专业知识变得更加丰富。与此同时，要加强管理人员对于新技术的学习，更新自己的观念，使用档案管理的新方法，拓宽思路与扩大知识面，以适应新时期对于文书档案管理工作的新要求。事业单位还应该不定期开展对于相关工作人员的教育培训活动，在培训中针对管理工作中的各项难点、要点进行重点培训。同时建立健全培训机制，让文书档案管理工作人员实实在在提高专业技能。在此基础上，促使其将在培训中所学到的各种技巧灵活地运用在工作当中。其次，事业单位在对工作人员进行专业技能培训的同时，还要加强其职业责任感，增强文书档案管理工作者对自身工作重要性的认知，培养其成为爱岗敬业的典型，积极投身到档案管理工作当中去。最后，事业单位应针对档案管理工作人员建立相应的考核机制，定期对其工作成果进行考核，鼓励其干事创业。

（二）创新档案管理理念。除了提升工作人员的素质外，事业单位还应创新档案管理理念。为了实现科学规范的档案管理，档案管理员应转变传统的档案管理理念。事业单位应从领导层开始加强对文书档案管理工作的重视程度，并且严格落实相关规定要求，确保各项管理措施落到实处。领导应树立榜样作用，源清则流清，源浊则流浊，只有领导拥有正确的档案管理理念，员工才能从根本上转变思想。除此以外，事业单位还应加大对文书档案管理工作的扶持力度，在人力、物力资源方面给予足够的支持，为文书档案管理工作的开展打下坚实的基础。

（三）改进档案管理方法。事业单位应加强计算机信息技术在文书档案管理中的应用，引入国内外的先进设备，建立起完善的信息化管理平台，促使文书档案信息在存储、管理、查询以及利用方面都能够平稳推进，促进档案管理的数字一体化发展。事业单位还应做好信息化管理设备的更新与维护工作，减少文书档案出现信息泄露等安全问题。

（四）健全档案管理制度。健全的档案管理制度能够保障文书档案管理工作的正常开展，有利于事业单位档案管理的现代化进程。首先，事业单位应在制度的具体建设当中，注意从单位自身的实际情况出发，了解文书档案管理工作的重点难点，确定其制度能够与事业单位整体发展相符合，且能够充分满足相关人员对于档案查询与使用的需要，使文书档案能够发挥其应有的作用。其次，事业单位应将文书档案管理工作进行严格的落实，并建立相应的监督制度，全方位监督文书档案管理工作的过程，约束工作人员的行为。在这一过程中，需要特别增强档案管理者的责任意识，使得他们能够在实际工作当中履职到位，增强工作的规范性。

（五）加快推进文书档案管理信息化和现代化建设。随着计算机技术与网络技术的迅猛发展，事业单位的文书档案管理工作也应朝着信息化与现代化的方向发展。将网络技术、计算机技术与文书档案各类信息资源的处理结合起来，从而促进文书档案管理工作的信息化。主要从以下两个方面入手：一是在文书档案的资料搜集、整理与资料录入过程当中，引入现代信息化手段，从而使档案资料实现信息化管理。二是要重视各种类型的纸质档案的数字化建设与信息数据库的建立工作，从而保障信息数字档案格式的规范与数据的安全性、可靠性，适应长期性的发展需要。虽然信息化建设已推进多年，但许多事业单位文书档案管理信息化建设依然存在分散化的问题。比如信息化管理平台只局限在档案室或少数几个部室间，未能实现整体布局、全面渗透。又如档案管理平台无法与其他管理子系统间无缝对接，或是由于接入标准不统一、存在信息壁垒等。要实现此目标，前提是构建系统化的信息化平台。这既需要使原始档案的数据化转换具备统一的标准，也要求打通过去分散存在的子系统间的信息壁垒。在此基础上，管理者还需充分发挥包括大数据、云计算、人工智能在内的前沿技术，深入挖掘文书档案潜藏的信息资源。唯有如此，才能促进事业单位档案管理整体水平全面提升。

三、结语

综上所述，探索事业单位文书档案管理的优化途径对于推进事业单位建设有着重要的作用。因此各事业单位应着重培养相关工作人员的素质，创新档案管理理念，并着手对档案管理的方法进行改进，完善事业单位档案管理的制度，为后续工作的开展提供有利条件。