高校教学档案管理难点及规范化管理策略

教学档案能够为高校提供重要的信息资源，同时能够体现出教学成果，是高校教学评价效果的直接表现，为高校总结教学经验提供了一定的依据。此外，教学档案是高校应对上级检查的重要材料，因此高校教学档案具有较高的保存价值。这些档案能够直接体现出学校的发展状况，也能够帮助相关人员了解学校的历史并预测高校未来的发展前景。伴随着我国教学改革程度的不断加深，大部分高校教学档案管理存在各种各样的问题，这些问题都导致教学档案无法真实反映出高校教学发展的情况。因此，探究档案规范化管理的策略具有重要的意义。

一、高校教学档案的特点分析

高校教学档案丰富多样，其中包括来自高校内部各管理部门的文件材料、教师教学的材料、学生考试以及毕业论文相关材料等。高校的教学内容包含很多学科，在学科之间很可能存在交叉，再加上高校教学档案管理层级较多，各个层级分属不同的部门，因此导致高校的教学档案管理整体呈现出较为复杂的特征。此外，在传统的纸质档案基础上，逐渐增加的图文材料、课件、光盘、视频等，都导致高校教学档案管理类型与数量不断增加。以上这些特征都增加了高校教学档案管理的难度。

二、高校教学档案管理难点

（一）高校教学档案管理人员综合专业素质不高。近年来，随着高校的不断发展，相应引入了大量人才，使高校的教学档案数量逐渐增加。为了能够适应信息化社会的需求，传统的档案管理方法已经远远不够，给高校的档案管理工作增加了难度。目前高校的档案管理人员专业出身很少，这给高校教学档案管理前景带来了消极的影响。高校教学档案管理人员普遍存在综合业务素质较低的问题，主要表现在以下三个方面：

第一，高校由于评估等工作需要引进大量的人才，同时也会引进很多人才的家属，这些家属直接被安排进了行政岗位，并且大多没有经过培训就直接上岗。再加上这些家属自身水平以及综合素质较低等原因，使得他们很难在短时间内适应高校教学档案管理工作。

第二，在大多数高校中，往往存在教学档案管理人员由秘书兼任的情况。由于秘书来自教学、行政以及科研等方面的压力较大，因此他们对教学档案管理工作的熟悉程度较低。最终严重影响了高校教学档案管理工作，同时也会对自身教学水平产生不利的影响。

第三，教学档案管理人员缺少相应的专业培训。由于这些人员不具备系统的档案管理理论知识，完全依靠平时积累的经验来进行教学档案管理工作，长此以往，就会使教学档案工作管理质量受到严重的影响。随着高校的不断发展，对于教学档案管理人员的要求随之增加，如果这时高校不能够及时开展专业的培训，就会严重降低教学档案管理的质量。

（二）高校教学档案管理制度不够完善合理。尽管很多高校制定了档案管理规章制度，但是实际收获的效果不尽如人意。其中最主要的问题就是管理机制不健全。教学档案几乎没有系统完整地进行管理，大多只是规定了一些教学档案的归档内容，对归档时间、范围都没有明确规定。教学档案在查阅以及借阅时的登记也没有完善，对于借阅的时间管理存在差错，经常出现借阅后不予归还的情况，因此使得教学档案出现严重的流失现象。一直以来，高校在教学评估时都不惜增加更多的投入弥补教学档案材料方面的不足，但是对于教学档案归档的收集整理却往往忽视。这样对教学档案管理正常工作的开展具有较大的影响，同时直接影响了教学档案能够发挥的价值。

（三）信息化建设水平低。随着信息化时代的到来，电子文件的数量逐渐增加，传统的档案管理方法已经远远无法满足时代的需求。而办公自动化程度的逐渐增加，使得档案管理人员需要掌握更多的计算机、复印机等现代化的办公知识。但是目前很多学校在这方面的重视程度仍然较低，教学档案的管理还停留在人工管理以及纸质文档的管理层面上。目前高校教学档案的信息化建设主要存在两方面的问题：一方面，纸质档案转化为电子文档的问题；另一方面，利用计算机对档案进行查阅的问题。纸质档案与电子档案在很长一段时间是互相依存的，但是无法忽视的是教学档案的信息化会提高管理以及利用效率，为学校的发展以及教学质量的提升提供了更加便利的服务。

（四）高校对教学档案管理不够重视。一方面，高校的领导对教学档案的管理不重视。很多高校领导甚至没有将档案管理作为日常重要的工作内容，仅仅认为这是一项可有可无的工作，不考虑教学档案管理不足会为高校带来怎样的影响。正是因为高校领导这种不重视的态度，使得高校没有给予教学档案管理工作足够的人力以及财力。另一方面，目前有很多高校将自身的重心放在了科研项目、经费管理方面，对教学档案管理较为忽视，导致高校教学档案室的基础设施十分薄弱，档案管理的硬件条件较差，设备相对落后。高校教学人员将自身的精力集中在科研方面，对档案管理工作较为忽视，他们甚至认为教学档案管理的效果对自己的科研工作不会造成影响，这就导致出现了重科研、轻教学的风气。严重影响了教学档案的管理效果，无法满足高校对教学档案的需求，进而无法使教学档案的价值充分发挥出来。

三、高校教学档案规范化管理的策略

（一）加强教育以提高档案管理人员素质。高校教学档案的管理效果直接受到档案人员整体素质水平的影响，因此如果要想提高教学档案的管理质量，最重要的就是提高相关人员的整体素质，加强教育是最主要的方式之一。加强教育能够帮助教学档案管理人员提高专业知识，同时还能够不断提高自身的业务水平。一方面，教学档案管理部门应该重视相关人员的教育，可以采取定期开展培训班的方式来实现，保证最大程度提高档案管理人员的知识水平以及管理能力；另一方面，高校要努力提高教学档案管理人员的待遇，以便能够对档案管理人员起到激励的作用，让他们在工作中能够找到努力的方向，工作中的积极性会更高，同时还要增加在教学档案管理工作方面的投入，为档案管理工作提供保障。

（二）制定和完善高校教学档案管理制度。教育档案管理是高校教学管理的重要构成，因此应该结合高校的实际情况来制定各种规章制度。首先，高校要制定完善的教学档案管理目标，同时还要明确相关人员的职权范围，让他们建立起强烈的责任心。其次，高校要建立各个院系之间的档案管理责任制度，让教师能够分担各自的教学方案收集任务。在教师将自己的档案收集后，将材料上交给学校教学档案管理人员，由管理人员进行统一管理再存档。最后，学校要指派相关人员对教学档案管理进行定期检查，并建立相应的评比制度，让高校教师能够从心里重视教学档案管理工作，同时让教学档案管理有章可循。通过高校的定期检查能够及时发现教学档案的管理问题，并采用相应的措施予以解决，进而促进高校档案工作的发展。

（三）推进教学档案信息化建设。档案信息化建设是一个系统的过程，高校管理部门应该根据自身的实际情况建立相关的教学档案管理系统。一方面，加强档案部门的硬件基础设施，为教学档案管理提供充足的保障；另一方面，将档案管理系统与办公自动化系统进行有效结合，实现档案信息管理的共享。档案信息化管理是目前必然的趋势，能够帮助高校更好地了解教学档案信息，为社会提供服务。

（四）加强相关人员对教学档案管理的重视。要想保障高校教学档案工作顺利开展，领导以及相关档案管理人员必须提高自身的重视。高校领导要将教学档案管理工作加入日常的工作计划中，定期对教学档案管理人员的工作效果进行监督，让教学档案管理人员明确资料的形成、归档以及整理是最为重要的环节，转变原有的临时应对突击检查而被动应付的观念。让教学人员能够明白，教学档案的收集以及归档是他们需要承担的责任，进而才能够充分认识到教学档案管理工作的重要性，真正认识到教学档案在评估办学水平中发挥的重要作用，最终帮助自身提高教学质量。

四、结语

高校教学档案对开展规范教学活动具有重要的参考功能，同时也能够体现高校的办学质量，对促进高校科研工作的开展具有重要的意义。但是目前高校教育档案管理人员的专业素质并不高，管理制度也不完善，信息化建设水平较低。同时，相关部门对高校教学档案管理的重视程度并不够。因此应该加强教育以提高高校教学档案管理人员的素质，制定和完善高校教学档案管理制度，推进教学档案信息化建设，并且加强相关人员对教学档案管理的重视，实现高校教学档案规范化管理的目标。