浅谈人事档案管理信息化

信息化时代，互联网是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互联网代替传统模式，单位也在这方面投入很多人力、物力、财力。可在人事档案管理中，却未确定互联网的地位，人事档案管理还是采用传统的手工录入、数据统计模式。在信息化高速发展的当下，传统模式已经无法满足人事档案信息化管理。人事档案信息化管理能体现人事档案管理工作的专业价值，潜在优势，发展目标。

一、人事档案管理工作的现状

当前，很多单位人事档案的管理观念、管理模式相对落后，仍以简单机械的方式为主。人事档案管理人员电子信息化意识相对薄弱，业务开展未与时俱进。导致人事档案管理水平仍处于传统和纸质管理水平阶段。这既费人力，又费时间，而且容易出现误差。这些情况直接制约着现代单位人事档案信息化水平的提升。

二、人事档案管理信息化的优势

当前单位的人事档案管理工作越来越复杂，涉及的人事档案资料信息内容越来越多，而且部分档案信息内容较为琐碎，导致人事档案管理人员承受了较大的工作压力，依旧按照传统的工作模式开展人事档案管理，会导致档案管理工作的效率大幅度下降，而且可能出现各种管理难题。信息化技术的应用，可以解决上述难题，信息化技术的主要特点，是具有极强的运算能力、交互能力、执行能力以及数据信息共享能力，将其应用到人事档案管理中来。第一，可以降低工作人员的工作压力，可以更加轻松、快速地完成人事档案信息收集、整理、编辑、归档等一系列工作，将工作人员从繁琐的工作任务中解放出来。第二，能够通过运算、交互，帮助检查档案信息的正确性、规范性和全面性，甚至可以智能化改错，避免档案管理中一些低级问题出现。第三，延长档案保存时间。传统情况下，单位在保存人事档案资料时，大量的人事档案资料用纸质形式保存，存储难度大的同时，也会造成时间和空间的浪费。另外，纸质材料在保管方面难度较大，受自然存储环境和条件的影响较大，容易造成档案破损，尤其在严重的自然或人为事故发生时，宝贵的人事档案资料会受到严重破坏，给单位带来不可逆转的损失。人事档案信息化，则能够将人事档案数据进行有效保存与备份，既延长了人事档案的保存时间，又节约了空间，提高了适应不良环境的能力，让人事档案资料能够长久完好地保存和应用。另外，单位还可以运用电子扫描、光盘存储等技术手段，保存特殊数据，保证人事档案的持久使用。第四，人事档案信息化对于人事档案的存储、传输和利用更加高效，这能够使得人事档案管理的作用、价值得到最大化的发挥。单位依靠信息化技术可以实现档案信息的快速处理、交换、利用、共享。做到优化单位人事建设记录。全面、客观反映出单位干部的知识、素质、能力情况，为单位的干部人才资源战略规划提供参考依据，使单位干部人才的招聘、引进、培训等更加科学合理，满足单位对干部人才的需求。

三、人事档案管理信息化建设的具体措施

（一）建立人事档案信息化体系。为了充分发挥信息技术在人事档案管理中的应用价值，促进信息处理手段在人事档案管理实践中的推广应用，从根本上保证人事档案处理的效率。单位应加大对相关设备的投入，如电子计算机、路由器、复印机、扫描仪等。加强人事档案管理软件的开发，为信息管理平台的建立提供一定的支撑。为保证人事档案管理的安全性，应严格对人事档案室的钥匙进行管理，电子档案管理要做好计算机系统的安全管理。在软件系统建设中，要注意软件的采购、调试、维护等方面，要有专门的人员负责软件的管理和运行。专业体系建设的过程中，我们必须注意安全，尤其是在制度建设上要有完善的安全措施。有效利用信息技术安全手段保护档案的完整性，并做好系统的故障处理方案，以避免档案损失。

（二）建立人事档案信息化管理制度。建立严格的人事档案信息化管理制度，防止泄露和利于追究责任。利用人事档案电子信息化的特点，充分发挥人事档案在人才交流、查阅、宣传、应用等方面的重要作用，为单位的人才建设和管理发展提供有效的保障。信息化的发展趋势中蕴含着安全方面的风险和隐患，因此人事档案管理工作必须突出保密性这一重要原则。同时要在人事档案管理工作人员内部做好保密宣教工作，进行人事档案工作的职业道德建设，使人事档案人员能够全身心投入到确保档案数据安全、关键信息完整的工作中。

（三）健全人事档案信息化管理的各项制度。首先，应当明确人事档案管理的内容，要求应尽量详细、翔实。同时还要以《档案法》以及其他的相关政策为基础，结合自身的实际工作情况，对人事档案管理在信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用等各个工作环节的标准，要制定详细而明确的规定，乃至档案的保管期限、保密、调阅、销毁等，都需要进行相应的工作标准、要求说明，为人事档案管理工作的实践提供指导。最后，应当建立明确的人事档案管理工作责权体系，将相关的工作职责、责任、权利等，细化到各个档案管理工作岗位，并制定相应的工作标准、考核指标，保证单位人事档案管理工作得以规范、有序和高效推进。

（四）应用信息化挖掘人事档案的价值。人事档案管理的职能不仅仅是“记录”，更是为了向人事管理、人力资源管理提供各类支撑服务，这是人事档案管理的根本价值所在。以往，对于人事档案的应用效率是较低的，对于人事档案信息的分析难以做到真正的客观、科学、全面，而在信息化技术条件下，我们则可以更加深入地挖掘档案价值。例如，借助于大数据和人工智能技术，我们可以快速对人事档案信息进行量化性的分析，更加科学、准确地反映出干部的知识、素质、能力，并将分析结果与单位自身的干部人才资源战略规划结合起来，为单位的人力资源管理提供参考依据，为人力资源管理工作的开展和干部人才资源的配置进行优化等。

（五）建立起人事档案管理与人力资源管理部门之间的横向合作。通过对信息化技术的应用，还应当着重加强人事档案管理与人力资源管理部门的横向合作，这是我们需要特别注意的。其一是因为人事档案的信息主要来源于人力资源管理部门；其二是人事档案的利用主要服务于人力资源管理部门。为此，我们应当基于信息化技术，建立起人事档案管理平台与人力资源管理办公平台之间的数据信息通道，便于人事档案信息的收集，一旦人力资源管理方面的信息有所变动和更新，便及时将相关信息传输到档案管理平台，防止信息遗漏。档案管理平台方面，将信息编撰、分析好之后，随时准备为人力资源管理提供利用。

（六）提升人事档案管理人员的业务能力和综合素质。人事档案信息化管理者需要有强烈的责任感和管理意识，要有敏锐的洞察力和时代感。同时要具备较高的信息素养，能灵活、恰当地使用计算机。熟悉人事档案管理，对人事档案管理有独到见解，熟悉人事档案的收集和整理流程。同时，单位应提高人事档案管理人员的业务素质，定期组织其参加各种专业培训，接受最新的档案知识和管理技能。建立健全培训机制，增强管理者终身学习意识。单位还可以邀请信息技术操作和应用方面的专家对单位人事档案管理人员进行示范指导，使其清楚地掌握和运用信息技术档案管理方法，掌握如何操作信息系统，并科学规范地处理。

（七）人事档案信息化安全保障体系的建立。安全保障体系是人事档案电子信息化的重要保障。我国人事档案信息不仅对权威性和保密性有较高的要求，而且对信息来源的真实性和存放的安全性也有着特殊的要求。计算机本身的不稳定性和网络不安全性给人事档案的电子信息化带来了挑战。档案信息一旦丢失或泄露，会造成不堪设想的后果。因此，实现人事档案信息化，首先，要建立独立的运行系统，保障其安全性和保密性。其次，要对不同部门、不同管理人员设置不同的浏览权限，做好基础管理。信息化的发展趋势中蕴含着安全方面的风险和隐患，因此人事档案管理工作必须突出保密性这一重要原则。要利用安全操作规范和保密工作原理，严格规范人事档案资料和信息的查阅、共享、整理和加工等关键环节与过程，消除非法的人事档案资料拷贝、复制的可能性和可行性。

四、结语

综上所述，人事档案管理工作是单位人事管理工作中的重要部分，应积极推动单位人事档案管理工作朝着信息化、标准化、规范化方面可持续发展。随着日新月异的社会发展，社会各项建设的现代化进程加速，这意味着关乎个人身份的人事档案管理工作需要时刻保持先进性，提高人事档案管理的现代化建设水平，使人事档案管理实现信息化，从而最大可能地体现人事档案资源的价值。人事档案管理工作务必突出真实性、综合性、安全性的信息化根本原则和思想，将信息化作为人事档案管理工作的基本方向和必然趋势，整合人事档案工作的内部要素和外部因素，构建人事档案管理的信息化平台，为人事档案更好地服务于人事各项工作提供信息、资源支撑的平台和保障。