企业电子文件管理与归档工作对策研究

电子公文流转和归档工作是智能协同办公系统建设的重要内容和基础性工作，企业借助信息化手段,探索构建文档一体化协同工作机制，依据电子档案管理模式归档的新思路，推进OA办公系统与数字档案管理系统元数据无缝对接，电子文件和著录信息依托OA办公系统传输接口自动生成，促进企业办公自动化有序发展。

一、企业文档一体化管理现状

近年来，随着信息化的大力发展，办公自动化平台和电子文件管理系统的深度应用，各项工作中产生的电子文件数量激增，信息容量越来越庞大。在企业OA办公自动化系统中，从电子公文的生成、流转到实时在线归档，实现数字档案管理系统电子档案与纸质档案一一对应，对档案管理“归档双轨制”的发展要求具有重要意义。因此，做好电子公文归档管理工作，不仅是电子文件整个生命周期的有效管理和利用，更是有效安全管控电子公文工作的需要。

二、电子文件归档管理面临的问题及原因

（一）OA系统与数字档案功能接口匹配不高。电子文件、数字档案分段建设影响文档一体化管理，企业电子公文系统需求调研、研究开发阶段，档案管理人员前期参与不够，建成的企业电子文件业务系统对归档管理考虑不充分，OA系统与数字档案系统功能接口高度匹配不高，电子档案著录信息不能完全从电子公文的元数据中获取，不但费时费力，而且占用更多的资源。

（二）电子公文与纸质文件档号编制不科学。在企业电子公文运转管理过程中，电子公文与纸质文件将长期并存，目前“归档双轨制”要求电子档案与纸质档案档号对应统一。根据企业具体情况，归档频率按年度归档或随办随归、实时归档，归档频率不同致使采取归档整理规则和档号策略不同。如果档案部门只归档单套电子公文或纸质公文，按保管期限划分的档号具有连续性和唯一性，而混合电子公文介于两者之间，必须建立双向索引关系和文件间的有机联系。

（三）电子公文与实体文件原始真实性难保障。电子文件归档是电子文件全生命周期管理的重要内容。在OA系统中，电子公文的唯一性、合法性、真实性和可追溯性很难确保，电子公文载体的可转换性、信息接受对象的开放性，容易造成电子公文信息在流转环节受到人为篡改、窃取、损毁。因此，应采取技术手段确保电子文件内容的原始性、真实性和完整性。

（四）电子公文元数据规范化管理有待加强。元数据是用于记录数据的产生、数据的定义和数据间关系的属性，揭示电子文件的形成、内容、排版、格式的有效记录。针对电子文件在整个生命周期中的流转性，加强电子文件格式和流程记录元数据的标准，从电子文件生成、流转开始，到归档分类、归档目录等全部信息纳入元数据管理中，从而保障电子公文真实有效。

三、企业电子文件归档管理工作措施和对策

电子文件鉴定归档是非常复杂的过程，对文件档案管理人员专业技术要求较高，应采用先进的管理方法和技术成果，研究解决电子公文具备纸质档案保真、保密特性，且便于科学保管和有效利用。

（一）推行文档一体化管理理念。1.转变传统的文件档案观念理念。档案管理延续百年的“集中统一”管理模式，面临文件档案管理数字化转型的严重挑战，档案工作应主动适应全生命周期文件管理的“大文件观”，转变传统的文件档案管理理念，兼顾立卷改革前的“以卷立档”思路，坚持现在“以件立档”的新规则，将文档一体化协同工作机制贯穿到文件档案管理全过程，保证电子公文从形成、流转到归档过程的闭环管理。2.精准科学划分整理归档管理责任。加强电子文件全过程管理，电子公文的管理比对传统纸质文件的管理更为复杂，科学划分归档责任，理顺电子文件管理体制，突出“双套制”归档责任，规定电子文件管理业务流程，明确电子文件处理、归档、移交、保管、利用等相关岗位管理职责，全面实行“归档双轨制”，统一集中保管。

（二）实行规范统一的数据接口标准。OA系统与数字档案管理系统无缝对接和电子公文实时归档，必须实现电子公文的标准化和规范化。对OA系统、数字档案系统、电子签章系统、文档安全系统等应用软件采用的统一接口标准，相互高度融合协同工作，解决各系统显示格式、传输问题、电子签章、滤重问题、系统兼容性各相关问题。规范统一电子文档整理、分类方法，确保文档一体化协同工作顺利开展。依照相关法规和技术标准，规范电子档案（含纸质文档）的著录标引格式、条目、检索体系和数据库结构，实现标题、文号、密级、责任者、成文日期、页数、归档年度等元数据的精准捕获齐全，对电子目录按二级类目、保管期限、三级类目排序，标识归档状态和归档部门。

（三）电子文件归档内容和归档方式。1.电子文件归档内容。文件归档范围与电子档案保管期限表，是进行电子文件价值鉴定最重要和最直接的依据。电子文件归档范围应包括各种结构化和非结构化数据以及独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，相应的元数据与电子文件一并归档。归档的电子文件一般包括表单、正文、附件等电子文档。2.电子文件归档方式。在数字化办公平台的前提下，目前以在线归档方式为主，离线归档方式为辅。OA系统与数字档案系统实现对接的智能协同办公系统，可在线进行归档，将归档的电子文件通过OA接口推送至数字档案馆系统，在系统中完成准确性、完整性、可用性和安全性检验。对于不能实现在线归档的纸质文件，应在数字档案系统中建立文件著录信息，便于生成统一电子档号，根据实际工作情况离线上传或直接归档纸质文件。

（四）电子文件与纸质文件同用唯一档号。档号是“存取的标记”和“分类结果”的体现。纸质档案管理跟着电子档案管理模式归档的新思路，纸质文件与其对应的电子文件内容信息一致的同时，档号必须保持一一对应关系，按“件”为单位进行整理归档，纸质文件建立与其一一对应的档号标识关联标识。1.档号的生成规则。鉴于电子公文归档与纸质文件分别按即时归档和集中归档的现状，按公文标题事由标识分类关键码，然后对电子公文按“年度、组织机构（问题）、保管期限”分类，电子公文目录按保管期限排序，但混合电子公文的纸质部分也录入目录，编写关键码进行排序统一编档号，纸质公文跟随电子公文档案号对应编号，这样既保证了同一份纸质档案记录和电子档案文档的对应关系和连续性，又便于档案库房文件检索管理。2.文件载体类型标注。相同的文件无论有多少种载体类型都可以共用一个档号，在数据库中设“文件载体类型”字段，载体类型标注纸质、电子、混合类型，通过档号能够快速检索到相关文件的载体类型及排架号存放位置。因此，在数字档案管理系统中，无论有多少种载体类型，相同归档文件编制唯一档号。

（五）采取切实可行的文档信息保护措施。随着信息技术的进步，为保证电子文件来源、内容、元数据关联真实，积极推进电子文件归档环节的“四性检测”功能嵌入归档接口，减少人工干预。采取专门的技术措施，必须从入口、传输、使用三个方面采取安全措施。通过签章技术、加密传输、文档安全、标密系统、身份验证、防火墙技术等，防范对电子文件存储、传输过程中的非法访问和随意篡改，都具有很好的效果，确保电子公文的真实性、完整性和有效性。

四、结语

文档一体化协同工作机制是一个长期的工作，打破了文件和档案的界限，打破了业务工作和档案工作的界限，根据“增量电子化、存量数字化”的原则，推行电子公文的适时归档及在线管理，不仅是档案业务管理工作的重要环节，而且是电子文件管理的核心，有效促进电子文件归档工作规范化、标准化、科学化，推进文档一体化工作与企业发展保持同步。