新形势下供电企业办公室综合管理工作的思考与分析

周 欣

（中油电能供电公司党委办公室，大庆 163453）

引 言

办公室作为供电企业经营管理的核心，在供电企业的整个经营过程中起着至关重要的作用。同时，办公室作为内部沟通的主要渠道，早已成为企业经营管理活动和决策执行的关键部门。所以，供电企业在自身的经营发展过程中都要确保办公管理的高效率，这样才能进一步提升整个企业的经营效率。但在当前国家电改背景的新形势下，大部分供电企业的办公管理模式发生了许多变化，导致办公体系的管理效果难以全面发挥。所以，针对供电企业办公室综合管理系统的现状进行深入的分析是十分必要的。

一、新形势下办公室管理的特点

供电企业的办公室工作由于企业性质，其工作内容比较复杂，还需要了解电力行业相关知识，对工作人员素质要求较高，不仅需要了解公司内部规章制度、行业法律法规，还需要和企业其他职能部门以及上下级单位处理好日常业务沟通协调。日常工作包含安排值班、组织审核会议、整理会议材料、月度催办总结，以及日常接待工作等。管理人员要具备以下几个特点：①全面协调能力突出。供电企业办公室最重要的特点就是要协调各职能部门顺利开展工作，站在公司决策层面领导各部门和下属单位为公司履职尽责，是企业与外界联系的纽带，也是彰显公司水平的窗口。②方针政策把握准确。作为供电企业办公室的工作人员，必须时刻关注国家宏观政策和电力行业的发展趋势，以便为企业生产管理和经营决策提供必要的参考。③服务意识要强。办公室存在的意义主要是为上级领导、机关各部门和下级单位提供服务的，因此办公室工作人员的服务意识和服务理念一定要强。④应急能力强，心理素质过硬。由于办公室管理业务涉及方方面面，且内容复杂，上级一些时间紧迫的业务往往都需要办公室沟通协调。因此，大部分工作是处于被动状态，这就需要工作人员有较强的处理突发事件的能力，短时间内完成好上级交办的工作任务。

二、现阶段办公室工作存在的问题及分析

（一）企业办公综合管理的理念已经过时

目前，许多企业仍将综合办公室视为一个简单的服务部门，无法理解企业办公室在协调内部关系、与外界沟通、获取最新发展信息等方面的关键作用。恰恰是思想意识的落后限制了企业办公室综合管理水平的提升。办公室的职能被弱化为被动地完成上级交办的各种任务，没有清晰的岗位职责，工作效率明显下降。这种工作方式不仅造成内部工作程序的复杂，同时也直接影响企业的整体运营效率和外部形象。

（二）企业办公室综合管理人员缺乏主观能动性

很多供电企业的办公室主任只是履行“职责”，或是在领导催促下开展工作，对基层员工和来访客人敷衍了事。这就说明办公室综合管理人员的沟通能力不足，缺乏主观能动性，更谈不上协调各企业之间的业务往来。所以，办公室管理人员如果存在消极态度或责任心不强，就会严重影响企业运作效率，影响内部团结协作。

（三）办公室职责、业务界定不清晰

一是办公室管理目标不明确。企业综合办公不仅是完成工作调度、文件打印、业务档案管理等看似没有技术性的工作，而且是为企业收集可利用的信息，帮助企业做出有利的决策。管理目标不明确会导致规章制度混乱，并影响整个企业的综合管理。二是服务对象不明确。一些企业办公室只把领导作为服务对象，忽视了基层员工和客户的需求，往往导致企业管理与实际不符，企业形象受损。此外，一些企业办公室把自己定义为指挥机关，单方面下命令、做决定，完全无视自身的岗位职责。分析其主要原因如下。

1.工作人员责任心不强，思想定位不准确

随着时间的推移，很多员工会失去工作热情。由于工作繁重、压力大，大多数员工没有时间反思工作中遇到的问题。相反，他们做领导安排的任何事，从不多问原因，工作流于形式。工作越困难，想办法解决就越困难。相反，必须直接向领导汇报。同时，办公室工作人员大多年龄偏小，缺乏工作经验，责任感和使命感较弱。他们只看到眼前的“一亩三分地”，距离团结同事、齐心协力还有很大差距。这很容易导致办公效率低下，很难使工作取得好的进展。

2.专业素质和综合能力不强

办公室作为企业的总管家，其工作人员必须具备过硬的综合素质和沟通协调能力。办公室工作涉及面广，需要大量的信息和专业的知识。因为对于办公室工作人员来说，除了专业基础知识外，还需要多看、多听、多学，努力提高自己的专业技能和综合素质。然而，目前大多数企业的办公人员专业素质和综合沟通能力较差。他们不能主动处理一些突发事件，而是被动听取领导的安排，这很容易导致很多工作不能顺利进行，影响企业自身的形象。

3.管理体制不完善，缺乏人才激励机制

供电企业往往以国有企业为主，多方面的综合因素导致很难通过有效的激励机制来促进人才发挥作用，干多干少一个样导致能干、有经验的人才工作积极性不高，不能充分发挥他们的才能。即使有的企业有一定的激励机制，也没有统一的奖惩标准，这使得制度成为摆设，不能真正起到激励作用。但是，一些企业只注重精神奖励，忽视了对效益好的单位的物质奖励。对效益好的单位，领导只口头表扬，不以物质奖励为依据，使奖励变成空话。

三、解决的措施

（一）多种途径提升办公室管理人员的综合素质

基于上述分析，目前大多数供电企业办公室管理人员的综合素质水平不高，应该尽快提升自身的综合素质。供电企业可以通过人才选聘和业务培训双管齐下。一方面可以通过人才引进的方式来解决。除了可以在企业内部公开选拔综合素质较高、有一定公文写作基础的人才，还可以直接从应届毕业生中择优选取一些年轻的大学生从头进行培养，他们虽然经验不多，但学习新知识的能力突出，可以培养成办公系统的后备干部。另一方面可以通过企业内部培训来解决。人事部门可以聘请专家对办公室系统的人员开展系统性培训，旨在提高人际沟通、管理技能、新软件使用等多方面的综合素质，通过这些培训可以显著提高管理人员的整体素质水平，满足新形势下供电企业的需求。

（二）充分利用多种信息化管理手段

供电企业要想在新形势下具有更强的竞争优势，创新使用信息管理技术是必不可少的。其中，对于办公室管理系统来说，更需要充分利用办公系统中先进的信息管理系统来提高工作效率，同时也可以避免人为工作失误。这也要求供电企业办公室储备一批专业的人才，尤其是培养业务人员如何熟练地应用办公自动化（OA）系统，以便更好地发挥职能。因此，供电企业办公综合管理系统可以充分发挥其在新时期的作用，促进供电企业的稳定与和谐发展。

（三）构建适应新时代要求的评价体系

新形势下办公室人员能力评价体系也应该构建，建立业务人员“能上能下”的工作机制。这就要求企业人事部门根据办公室的工作实际和企业战略发展，拓宽业务人员的综合评价指标。在这里，我们可以把工作作风、工作态度、创新能力、人际协调、组织管理、出勤率、项目实施等方面纳入评价体系，最终形成完善的办公室业务人员评价体系。在具体开展方式上，还可以建议办公室开展上级评估、自我测评、同事互评等多种方式的活动，全方位地、公正地评价其工作能力和综合素质。

结 语

电力作为国民经济的重要支撑产业，在人们生活中发挥着不可替代的作用。近年来，由于电力需求的不断提高和电网建设的不配套，部分地区电能需求过剩，因此也导致了供电企业之间的持续竞争。作为供电企业的办公室，它只能适应当前的新形势、新环境。只有摒弃一些旧观念的束缚，不断创新工作思路，改进工作方法，吸取教训，总结经验，逐步提高办公室的综合管理能力，努力朝着可持续的方向发展壮大，才能在日益激烈的竞争环境中立于不败之地。