新媒体环境对高校档案管理的影响及对策探讨

丁华英

（商丘工学院，河南 商丘 476000）

新媒体的发展给各大领域带来了新的挑战以及机遇，特别是在高校档案管理领域，使得高校档案管理工作开展过程中传播形式以及传播载体越来越丰富，同时进一步拓展了档案空间，由此能够看出在新媒体环境下有利于高校档案管理获得更好发展。但是与此同时新媒体环境也给高校档案管理带来的一定的影响，比如：影响传统档案管理方法以及制度等等，为了能够保证管理效果，就一定要针对新媒体环境对高校档案管理的影响以及应对措施进行分析探究。

一、新媒体环境对高校档案管理的影响

（一）影响传统档案管理方法，档案管理相关投入有待加大

高校的档案管理工作面向学校部门，同时也面向社会机构，其具备为社会服务的公益特性，建立在创造经济价值的角度分析高校档案管理，高校档案管理很难在短时间之内为学校部门带来直接的经济效益，但是建立在学术研究的基础上分析高校档案管理，高校档案管理并不属于教学以及科研等等层面，这种情况下则意味着高校档案管理也不直接表现为专业的学术研究成果［1］。在以往传统高校开展档案管理工作的过程中，通常情况下都是设置档案管理部门，然后档案都是由纸质档案的形式呈现，并且这些纸质档案都会保存在档案管理部门当中，通过设置专门的档案管理工作人员开展档案管理工作。正是因为如此，档案管理部门相比较于高校其他部门而言所能够得到的资金支持以及技术方面的支持具有局限性，在此基础上档案管理部门的相关设备以及档案管理系统等得不到升级改造，而在新媒体背景下，档案资料可以通过新媒体系统工具将其转变成为数字化的资料形式，然后在通过制定的检索工具就能够准确快速的获得想要的档案资料，但是这需要先进得档案管理系统得支持。由此能够看出新媒体环境下对于档案管理得方法有一定影响，存在着档案管理相关投入有待加大的现象。

（二）影响传统档案管理模式，管理人员综合素质有待提升

在新媒体环境下，随着数字化技术以及数字化工具在高校档案管理中的运用，高校档案管理的工作方法以及手段等等都发生了非常大的改变，传统的档案管理模式已经不能够满足新媒体环境下档案管理的实际需求，在此基础上对于档案管理工作人员的综合素质要求越来越高［2］。第一，管理观念。通常情况下高校的档案管理工作人员都存在重视管理，轻视利益的管理观念，这种情况下则导致高校档案管理部门当中的相关档案不能够被高校工作人员充分利用，在此基础上档案资源的作用价值就会被逐渐弱化。而在新媒体环境下，数字化的档案资源开放平台是基本，学校工作人员可以通过数字化档案资源开放平台随时随地搜索自己想要的资料，由此能够看出，应当打破档案管理工作人员原本所具备的管理观念。第二，工作能力。新媒体环境下的档案管理工作需要运用档案管理系统、档案管理工具等，更要求档案管理工作人员不仅要具备档案管理理论知识以及工作经验，同时还要具备良好的新媒体档案管理能力，能够高效运用档案管理工具等，由此能够看出在新媒体环境下档案管理人员综合素质有待提升。

（三）影响档案管理相关制度，档案管理制度有待优化完善

新媒体环境为高校档案管理工作创造了更为宽广的工作平台，与此同时也为档案管理工作带来了更大的挑战［3］。具体而言，新媒体环境下的高校档案管理催生出一套新的工作流程，与传统高校档案管理工作流程存在较大差异，进而导致档案管理制度不能更好地服务于新媒体环境下的档案管理工作。其二，新媒体环境下的档案管理工作，其档案资源都是以数字化的形式存储及呈现，这种情况下档案面对的群体越来越大，流通的途径越来越多样化，因此，需要运用更为强大的规章制度保障高校档案管理工作的安全。

二、新媒体环境对高校档案管理影响的对策建议

（一）创新传统档案管理理念，扩大档案管理相关投入力度

在新媒体环境下，高校档案管理工作必须要做到适应新媒体技术的发展以及新媒体技术和新媒体工作的运用，将新媒体系统以及新媒体技术作为高校档案管理的基础性支持，以此能够更好地推进高校档案管理工作的开展。众所周知，高校档案其主要目的就是为了能够服务于教师开展教学，开展教研工作等一系列相关工作，这种情况下也就意味着高校档案管理工作的成果以及发展都离不开学校领导的重视以及支持［4］。在此基础上，高校档案管理部门一定要做到努力提升高校领导人员对于档案管理工作的重视力度，使得档案管理工作受到领导的重视，在此基础上使高校领导推动档案管理部门以及其他部门进行统筹规划，并结合新媒体环境积极向档案管理部门引进相关设备、系统以及技术，注重探究借鉴以及吸收先进的新媒体环境下的档案管理理念，摒弃以往传统的档案管理方式。与此同时，还要做到进一步强化高校对档案管理工作的资金投入力度，进而做到定时针对档案管理系统以及技术、设备等等进行更新，这种情况下能够保证新媒体环境下档案管理相关平台以及系统能够稳定运行。

（二）加强档案管理队伍建设，提升档案管理人员综合素质

档案管理工作人员是开展档案管理工作的基础，可以说，档案管理工作人员的工作能力以及工作水平直接影响档案管理工作效果，因此，建设档案管理队伍也就成了开展档案管理工作的重要组成部分，而对于一个良好的档案管理队伍而言，与档案管理工作人员的综合素质存在着十分紧密的关系。想要做到能够全面提升档案管理工作人员的综合素质，可以从以下几个方面得以实现：其一，档案管理人员应当重视将自己的传统档案管理工作理念实现更新，进而形成与新媒体环境下高校档案管理工作观念一致的档案管理理念。在开展档案管理工作的过程中，积极主动推进档案数据数字化进程，及时上传以及更新档案资料。其二，应积极开展档案管理工作人员培训教育，加强档案管理理论知识的传授，并注重开展新媒体环境下高校档案管理工作手段以及工作技术等方面的培训教育，以此有效提高档案管理工作人员综合素质，使得档案管理工作人员的工作能力能够满足新媒体环境下高校档案管理工作［5］。其三，应注重整合档案管理工作队伍，针对档案管理队伍进行工作职能上的划分，明确档案管理工作人员的重点工作内容，与此同时还要做到积极引进新媒体环境下的优秀专业型档案管理人才。

（三）创新优化档案管理制度，构建完善档案管理规章制度

高校档案管理工作在时间的不断推移之下已经逐渐形成了一套完整的管理制度，但是在新媒体环境下，为了能够保证高校档案管理工作能够顺利开展并有效进行，保证高校档案管理工作的工作效果，在正规的方向上获得发展，那么就一定要充分重视在新媒体环境下针对传统档案管理制度进行创新，进而构建符合新媒体环境下高校档案管理工作的完善的规章制度。在此基础上，首先，应根据相关法律法规的规定，实现高校档案管理工作高标准，严格执行档案管理规定，进而使得高校档案日常管理工作更加规范。值得注意的是，应根据新媒体环境针对高校档案管理规定进行合理的创新以及优化。其次，利用门户交流平台，全面、系统的公开档案封装移交的具体工作流程以及相关注意事项，将学校各个科室的主管资料明确标识，一定要做到准确公开，这种情况下能够促使高校档案管理工作效率以及工作质量有效提高，在一定程度上还能够做到减少高校档案管理工作压力［6］。再次，高校档案的重要程度存在级别的不同，不同级别的档案需要运用到不同的保密措施，因此，应当根据不同级别保密措施的档案构建完善的保密审查制度体系，在此基础上根据不同保密档案的保密程度来决定档案信息所公开的内容以及程度，与此同时，档案管理工作人员还需要做到定期针对档案的状态进行检查。最后，对于要访问档案资源的人员一定要做到严格审查其身份，确定访问人的访问权限，特别是在新媒体环境背景下，因为档案资源通常情况下都是通过数字化的形式进行保存，故而安全保障技术是重中之重，只有这样才能够做到在最大程度上保护档案资源的安全性与机密性，避免档案资源泄露的现象以及非法篡改等现象发生。值得注意的是，在构建新媒体环境下的档案管理完善规章制度的过程中，一定还要重视设立档案管理人员工作规章制度，以此使得档案管理工作人员能够在工作制度的基础上开展档案管理工作，有效保证档案管理工作效果。

总而言之，在新媒体环境下，高校想要更好、更加高效地开展档案管理工作，那么就一定要充分重视结合新媒体优势，大程度提高档案管理工作效果，使得档案管理工作更加具备特色，充分发挥利用价值。在高校档案管理获得更好发展的同时，为高校更好发展奠定良好基础。