大数据时代下档案利用服务探析

张轩炜

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-7368

摘  要：随着互联网和移动网络的高速发展以及社会的信息化，大数据成为社会和科技发展的必然结果，海量的数据为信息提供重要的资源，大众对于数据的挖掘和信息的有效利用越来越重视。大数据、与技术的发展，也对我国档案利用服务提供了新的模式，该文从大数据时代下档案利用服务的意义出发，对我国档案利用服务的现状进行浅析，并针对目前存在的问题给出相关对策，提高档案资源的利用性，开发档案利用服务的新路径，使档案资源价值得到充分的发挥。

关键词：大数据   档案利用服务   档案价值   档案信息资源

中图分类号：G27                            文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）08（a）-0034-03

Analysis of Archives Utilization Service in the Big Data Era

ZHANG Xuanwei

（Guangxi University for Nationalities， Nanning， Guangxi Zhuang Autonomous Region， 530006 China）

Abstract： With the rapid development of the Internet and mobile networks and of social informatization， big data has become an inevitable result of the development of society and technology. Massive data provides important resources for information， and the public is increasingly engaged in data mining and effective use of information. The development of big data， and technology also provides a new model for archives utilization services in China. Starting from the significance of archives utilization services in the era of big data， this paper analyzes the current situation of archives utilization services in China， and gives relevant countermeasures for the existing problems， so as to improve the utilization of archives resources and develop a new path of archives utilization services， So that the value of archives resources can be brought into full play.

Key Words： Big data; Archive utilization service; Archive value; Archive information resources

1  大數据时代下档案利用服务的意义

1.1 档案管理效率有所提高

大数据背景下，海量和类型丰富的数据为档案资源提供了更多的信息，由人工对档案信息资源进行分类整理的传统模式，已经无法满足大数据环境下对种类繁杂的数据信息的管理，可能因为整理不当对一些档案信息资源造成损坏和遗漏，导致用户在对档案信息资源进行利用时，无法及时满足其需求。因此，利用大数据、云计算等技术的优势，可以对丰富的档案信息资源进行高效的整理，实现海量、多类型数据结构的整合，对提高档案管理效率有了极大的帮助[1]。

1.2 档案信息资源的查询更加便利

档案的种类是人们对档案进行分类认识的结果。认识性分类存在于观念之中，其划分标准可以从多个角度用多种方法，没有明确的界限，只要有认识意义就有结果存在，是其对档案现象的认识。目前档案界常用的分类结果主要有公务档案与私人档案;历史档案与现行档案;文书档案、科技档案与专门档案;中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案这四大类。档案种类划分的繁多，对于人们在对档案信息资源进行检索查询时因个人认识观念的不同存在误差，这就会影响档案信息资源的有效利用，但随着大数据技术的发展，对于数据的管理不再是单一的，其可以将个性化非结构性的数据进行兼容，并对其进行深入分析，使得人们在对档案信息资源查询时更加便利快速地找到自己所需要的信息，提高了档案资源的利用效率[2]。

1.3 深度的数据挖掘，提升了档案价值

从档案利用角度出发，档案信息需求者往往只注重自身的需要，与其相关联的档案信息资源容易被忽视，这是传统方式下档案利用服务的缺失。通过利用大数据技术与档案工作的有效融合，对海量的档案信息数据进行深度挖掘，进行多层次的档案分析，发现档案必要数据信息，将相关信息进行整合，形成一个复合完善的开放档案信息系统，档案信息需求者在查询利用档案时不再是单一的，使更多的关联档案可以被发现利用，充分满足社会利用档案的需要，与此同时也提升了档案的价值。

2  大数据时代下档案利用服务的现状

2.1 目前存在的问题

2.1.1 专业技术人才的缺乏

隨着社会信息化，信息和信息技术在如今日新月异的发展中存在巨大潜能，各个领域以及政府都在想尽办法开发信息技术、充分利用信息，以此来提高自身工作的效能和质量。无论从档案的管理还是档案的利用工作，都是需要对数据信息进行采集、筛选、整理、归纳和分析，这就需要具有专业知识技能的高水平计算机技术操作人员，利用大数据技术对数据深度分析，为档案的利用服务打下坚实的基础。因此，专业技术人员的缺失问题需要引起关注，政府和高校应加大对相关专业的人才培养，有效解决专业人才的缺失问题[3]。

2.1.2 档案信息安全无法得到保障

随着大数据时代和移动网络的高速发展，在海量的种类丰富的数据信息可以利用的同时也存在着信息安全问题。大数据时代下，在对档案数据管理的过程中，档案信息与计算机网络的共享互通，由于网络安全防控的不到位，潜在的网络病毒无法建立安全的网络环境，可能导致档案数据的丢失和信息的泄漏，档案的信息安全无法得到保证，以至于档案信息在共享时失真，为后续档案的利用服务造成不必要的损失[4]。

2.1.3 非结构化数据分析存储技术还未成熟

结构化数据和非结构化数据是大数据的两种类型。结构化数据是人们更容易利用的数据类型，它是整齐格式化以及高度组织化的数据，具有明确的关系，可以用统一的结构加以表示，目前已经有相对成熟的分析工具;非结构化数据不易组织和格式化，其本质是结构化数据之外的其他数据，没有预定义的模型对其整理，它可能是文本的，也可能是非文本的图片、音频、视频等应用程序，对其收集、整理和分析存在较大的难度，用于挖掘非结构化数据的分析工具还处于发展阶段。因此，丰富的非结构性档案数据的存储和分析是一项重大挑战，这些文件形式多样、占用存储空间大，如何对它们进行有效处理，关系着档案利用服务的发展。

2.1.4 档案资源分散，缺少专业的档案资源平台

大数据背景下，信息数据种类繁多，数据库类型也逐渐增加，档案信息资源分散在不同的数据库中，呈现出碎片化的状态，阻碍了档案信息资源的共享，影响档案价值的有效利用。目前，我国对于档案信息资源有了初步的分析和整合，但是统一化、规范化和标准化的档案资源平台还没有建立，档案信息资源碎片还分散在各级各区域的档案部门系统中，档案信息资源的互通共享难以实现，档案资源需求者无法从专门的档案资源平台检索的自己所需要的信息，无法满足用户个性化需求，从而影响档案信息资源的有效利用[5]。

2.2 对未来大数据时代下档案利用服务的展望

2.2.1 建设档案信息化社会

大数据时代下，档案信息资源的采集、处理、保存和利用都展现了较强的优势，在档案利用服务方面也有较大的转变，由传统的档案到现在逐渐发展的数字化档案，我国正在逐步形成档案信息化。因地制宜的发展档案信息网络化是建设档案信息化社会的基础，也是对大数据时代下档案利用服务的展望，通过网络自动化办公，在对档案进行利用时可以实现自动化查询服务，为用户提供个性化服务，以数字化档案信息为内容，加以大数据、云计算等技术进行管理。与此同时，档案管理与利用相关的法律法规、管理制度也需要及时更新、进一步完善，为后续工作的开展提供保障。

2.2.2 观念上的转变

在大数据背景下，传统档案管理陈旧固化的思想亟需发生转变。在思想方面由以往的被动行为转变为主动行为，对于数据信息的高速增长，我们应该从以往被动接受的状态中跳脱出来，转向对数据主动深度的挖掘，有效地分析预测档案信息资源。在服务方面，由粗放服务模式转变为精细服务模式，随着档案服务流程的优化升级，公众越来越追求个性化的精细服务，需要档案工作人员、档案服务部门针对用户的信息需求，深度挖掘档案信息资源，发现档案的深层次价值，有效提高档案利用服务。

3  大数据时代下档案利用服务的策略

3.1 加强复合型人才的培养

在大数据时代下我国的软件开发公司较多，相对的编程人员也有数百万，但是在档案的开发研究过程中，对专业人才的要求比较高，这不仅要求其有专业的档案知识，还要具备计算机专业技能，培养档案学与计算机相结合的复合型人才，实现对档案信息资源的深度挖掘，发现档案价值的潜在意义，使档案在利用时可以对未来的生产经营活动产生积极影响[6]。同时，对档案馆各部门的人员定期开展培训教育，加强职业道德素质的培养，调动其积极性，挖掘现有档案工作者的潜力，相关单位也应积极配合复合型人才的培养，可以推动联合培养，加强高等院校和教育机构与档案政府部门的合作，开展对复合型人才培养的计划并进行实施。

3.2 保障档案信息资源安全管理

大数据背景下档案利用服务的安全问题也是重中之重，在档案信息资源被利用的同时，要注重档案资源的保密性，对于一些涉及国家机密以及个人隐私的档案，在收集、整理、归档和利用时，首先要加强防范意识，对数据库的管理要有完善的制度条约，档案的查询和调取要有严格的用户身份认证，避免档案信息的泄露和窃取。与此同时，用户的档案信息也要严格保密，从宏观层次上加强对用户信息的监督管理，利用相关技术隐藏用户隐私信息，做好用户身份验证的第一道防线。其次，要做好档案信息资源存储安全技术体系，防止档案资源在移动网络和大数据的环境下，遭到网络病毒以及黑客的侵入，导致涉密档案信息的泄露，这就需要加强计算机技术的应用，对数据库系统做好安全防护[7]。

3.3 推进网络档案建设，实现信息有效共享

随着社会信息化，大数据技术的不断发展，应将传统的档案管理和现代化计算技术相融合，创建顺应时代发展的、新型的档案管理模式，更好地满足公众对档案信息资源的需求，符合社会信息化的标准，这就要对传统的档案利用服务模式进行改革，推进网络档案的建设，将档案信息资源的管理提升到更高的水平。同时，网络档案的建立不仅仅是对档案管理工作的提升，也是对档案信息资源的共享提供更多可能，现代社会发展中，信息资源的共享已经成为社会发展的必然趋势，因传统观念形成的信息闭环需要被打破，实现信息间的有效交流才是关键，以此来促进档案信息资源之间的互通。

3.4 注重档案资源整合和专业平台的搭建

大数据环境下，数据信息呈爆炸式增长，档案数据呈碎片化状态，对档案资源的整合尤为重要，对档案信息化进行归类处理，利用各种计算机软件对档案工作的各个环节进行分析，寻求最优的处理方法。首先，建立统一的专业档案信息资源处理平台，使各级档案管理部门在处理档案信息时规范化、标准化，也有利于各级政府以及企事业单位档案资源的整合，档案资源在后期也可以得到有效的利用。其次，由于移动网络的快速发展，一些应用程序的频繁使用，档案部门可以积极开发专门的档案应用程序，建立档案查询利用服务微信公众号，使公众可以随时随地对档案资源进行利用，加强了档案利用的时效性，促进档案资源开发利用工作的有效进行。

4  结语

大数据时代下，传统的档案管理方式发生改变，数据信息对社会产生激烈的竞争，也为社会的信息化发展起到推动作用，在新形势下，公众对档案利用服務也有更高的要求，档案利用服务具有多维度的特点，需要将主观与客观相结合，从多层次各个方面对档案信息资源进行加工处理，提高档案信息整合度，对档案价值进行有效挖掘。针对用户的档案信息需求，制定个性化档案信息利用服务是今后大数据时代下档案信息利用服务的发展重点，要对档案利用服务方式进行创新，利用新兴技术与专业知识的有机结合，建立符合我国档案事业发展规律的档案利用服务体系，并配备完善的综合反馈评价体系，形成一个优化的档案利用流程，更好地提升档案价值，推动社会信息化良好发展。

参考文献

[1] 任华.大数据时代背景下的档案价值与开发利用研讨[J].中国集体经济，2021（9）：56-57.

[2] 罗振霞.大数据时代背景下档案利用服务创新发展策略分析[J].山西青年，2020（14）：209.

[3] 石凤华.大数据背景下档案管理与利用服务创新途径[J].文化产业，2020（12）：127-128.

[4] 蔡苗苗.大数据环境下档案利用服务体系建设与实施[J].办公室业务，2020（24）：123-124.

[5] 张红妍.大数据背景下的档案管理与利用服务研究[J].中国管理信息化，2020，23（4）：199-200.

[6] 邹燕琴.人工智能+档案[D].济南：山东大学，2020.

[7] 徐佳铭.基于智慧服务的数字档案信息服务研究[D].南昌：南昌大学，2019.