财务数字化与智能化应用
——以网上报销系统为例

刘彤 席楠 司惠菊（中国气象局气象发展与规划院 北京 100044）

一、引言

2020年政府工作报告中提出要全面推进“互联网+”，打造数字经济新优势。“互联网+”的核心内涵就是“互联网+传统领域”，而“互联网+财务”，就是要充分利用大数据、人工智能、云计算等信息技术和互联网平台，对传统财务进行优化转型升级，推动财务向管理会计转型、加强内部控制的信息化，使其适应当下的新发展[1]。

目前，传统财务的转型升级可以概括为数字化和智能化[2]。财务数字化一方面将依靠纸质媒介传递的信息转变为通过网络传输数据，进而使财务工作通过信息系统实现线上处理，甚至无纸化处理；另一方面通过各个信息系统的连接解决数据孤岛问题，使财务能够综合各类数据实现控制和分析。智能化简单来说是通过智能技术的应用，使机器具备人类的感知能力、记忆和思维能力、学习能力、自适应能力和行为决策能力。财务工作的智能化不仅可以通过RPA等技术实现自动化处理，而且可以在数字化的基础上对海量数据进行处理、分析和挖掘，实现决策乃至预测的职能。

财务的数字化和智能化是一项系统工程，需要站在一定高度进行统筹规划，但部分财务工作由于其特征，具备数字化和智能化的优势，如财务报销活动，它是一项基本的财务流程，业务量大、重复性强，具有明确的规则、可替代性强，同时涉及到业务人员和财务人员的交互，因此适合作为切入口，探索财务数字化和智能化的应用。

近年来，行政事业单位也开始积极探索财务的数字化和智能化应用，中国气象局结合自身财务工作特点，积极推行气象部门“互联网+财务”转型，推广运行财务网上报销系统应用，打破传统财务报销、审批方式，创新性地将财务报销、审批、审核、支付业务从线下全部转移到线上，实现了财务报销流程化、数字化和智能化。本文详细介绍其网上报销系统的框架及流程，以及其中网上审批子系统的应用实践，总结为财务管理带来的成果成效，同时通过分析网上报销系统的应用难点，为其他行政事业单位同行开展相关数字化和智能化应用提供借鉴和参考。

二、传统报销模式及弊端

气象部门实行以部门管理为主的垂直管理，共有中国气象局、省、地、县四级预算单位近3 000个，财务管理层级多，资金来源复杂，报销审核成为财务管理工作的重点之一。为加强财务报销审核管理，中国气象局2012年底在全国范围内逐步推广运行网上审核报销。在该模式下，报销人在财务专网上填报财务报销单并打印纸质版，连同原始发票等纸质单据，线下送各级审批人（领导）在纸质单据上进行审批，最终凭审批后的纸质报销单附上全部原始凭据到财务部门进行审核报销，财务人员与报销人网上填报的信息核对并审核后予以报销（如图1所示）。这也是目前大多数行政事业单位使用的模式。

图1 网上审核报销模式

网上审核报销模式解决了报销单据的规范性、报销流程的标准化，但仍然存在一些弊端，具体表现在：一是受时间和空间的限制大。二是效率较低，报销过程环节繁琐， 在网上填单之后，仍需要经过领导审批、财务审核、出纳结算、财务稽核、凭证打印等若干流程， 任何一个环节出错都会影响报销进程[3]，而且无论是报销经办人还是财务人员，都必须手工核对，耗时耗力。三是信息更新不及时、信息覆盖不全面，报销耗时较长，特别是已经发生的业务很难立刻反映在财务信息上（如差旅费经常隔月报销），无法为决策者做出正确的决策提供有效参考[4]。

三、报销业务的数字化和智能化创新

随着网上审核报销模式的日渐成熟，为解决财务报销时效性问题，2018年底中国气象局结合部门实际，推出气象部门“互联网+财务”的第二阶段网上审批报销模式。网上审批报销模式是搭建在气象部门专网上的一个子系统，我们称其为“网上报销系统”。网上报销系统通过无纸化的审批、业务系统的整合，实现了报销流程的数字化管理，同时运用OCR识别、电子签名等技术，实现了报销审批工作的自动化运行和智能化控制。

（一）网上报销系统的应用模式。

1.流程数字化、在线化，实现无纸审批。网上报销系统将报销流程进行数字化和在线化改造。在网上报销系统中，报销人在财务专网上填写报销单、上传电子附件，初审会计在系统中确认该事项能否报销，并对报销单形式要件是否齐全进行审核。审核通过后审批人（领导）按审批权限在网上审批报销事项。上述审核环节均在线上进行处理，全部完成后报销人才需要打印纸质版报销资料，由复核会计对报销人提供的纸质报销单和发票是否与系统的电子附件一致，审核通过后支付并进行会计处理（如图2所示）。

图2 网上审批报销流程

以报销办公费为例，首先，报账人需要在网上报销系统中填写报销事由，选择费用项、输入报销金额，然后在付款方式填写详细支付信息，并上传必要的电子附件，完成后提交会计初审（如图3所示）。报销单在系统中传递至会计初审后，进一步经审批人（领导）审批同意。通过后报销单再次流转至会计，报销人开始打印报销单并携带全部原始凭单到财务部门进行复核，出纳办理，会计记账，至此财务报销流程结束。在整个过程中，报销人均可在网上查询每个环节的审批人、单据到达时间、完成审批时间以及办理状态等（如图4所示）。根据送达和完成时间，报销人可以分析单据流转的效率，能够及时掌握会计人员办理的时效性。

图3 办公经费报销单

图4 审批流程详情

网上报销系统不仅实现了会计审核和领导审批环节的全线上化、无纸化处理，而且实现了信息采集的前置和一定程度的自动化核算处理。由于这种报销模式需要作为非财务专业人员的报销人填写较多的财务信息，为此系统专门设置了“报账卡”和“费用项”以简化报销人的填写。其中“报账卡”关联了预算、资金渠道、项目、银行账号、单位部门等信息，并按一定的编码规则设置形成多张卡，报销人录入“报账卡”号即相当于录入了相关财务信息；将比较专业的会计核算科目归并为报销人便于理解的“费用项”，报销人根据实际支出的明细进行选择，实际上就是录入了会计核算科目。同时，财务报账系统根据内置的记账规则自动生成会计分录，根据报销事由自动生成记账凭证摘要，根据经会计审核后的报销金额自动生成记账金额，根据付款方式和支付信息生成出纳支付单。其中可以在线上支付的通过报账系统与银行的连接（银企直连）自动付款，这样就基本实现了会计记账的自动化和出纳付款的自动化。

总体而言，网上报销系统实现了财务部门日常大量单据处理的数字化、在线化，并且把财务人员从低效、繁琐的重复劳动中解放出来，提高了报销业务的效率，并尽可能减少单据处理过程中出现的人为错误。

2.整合业务系统，加强内部控制。网上报销系统还可以通过各系统间业务的相互衔接，数据的互联互通，加强内部控制，有效防范资金风险。网上报销系统中的网上审批子系统采用B/S结构的应用软件，它前端承接预算管理、内控系统，后端衔接财务核算、会计电子档案等系统，整个系统与中国气象局办公网、资产系统、内控系统、银行支付、电子档案系统进行衔接，具体框架如图5所示。

从业务流程控制的角度看，网上审批子系统实现了财务事前审批、财务报销、结算支付以及会计核算四个系统功能的衔接，图6展示了这四个系统功能与业务之间的控制关系。在事前审批环节，系统重点关注导致财务支出的业务活动事项的控制，如有无对应的年度资金预算、采购是否合规、是否列入会议计划、是否符合“三重一大”决策事项等，真正做到事前审批决策关口前移；在财务报销环节，系统重点关注经济事项的真实性合规性，验证并审查申请报销的经济事项是否有预算、提供的原始单据资料是否完整、经济事项是否真实合法、要件是否齐全、付款是否符合合同约定、报销费用是否符合相关规定及标准等；在结算支付环节，系统重点关注支付安全、支付效率，并力求实行线上支付以有效防止财务舞弊风险；在会计核算环节，系统通过上述“报账卡”和“费用项”的填报，自动生成会计核算科目，既提高了财务人员的工作效率，又减少了由于人为处理导致的记账错误，保障会计信息的质量。

图6 业务控制流程图

通过系统整合，报销业务实现了加强内部控制、防范资金风险，具体体现在：一是强化预算控制。将预算控制前移，在年初将预算进行分解细化，报销人根据预算指标对日常经费支出进行使用和管理，如果报销金额超过指标控制数，报销单将无法保存，强化了预算的刚性约束。二是强化事项控制。加强与OA系统的信息联动，例如在填写差旅费报销单时强制关联出差审批单，填写会议费报销单时强制关联会议计划，涉及政府采购的强制关联采购审批单，等等。三是财务与资产的衔接控制。与资产信息系统进行无缝对接，涉及资产的财务报销，在填写报销单时需要选择相关资产卡片，系统在报销完成后会将相关账务信息反传至资产系统，有效避免了财务账与资产账“两张皮”的现象。四是单据填报控制。通过技术手段提取、录入、处理信息，保证票据、收据信息的准确性，并采取智能比对的方式，避免出现一张发票多次报销的问题。五是人员身份控制。通过合理、科学的权限分配，实现制度要求的不相容岗位人员的控制。系统与OA系统无缝对接，人员通过办公网统一证书认证登录，安全性得到保证。六是报销审批信息控制。网上审批子系统的特点是 “不见面”审批、报销，这就要求信息反馈要及时，为此系统设计了短信提醒功能，每个审批、审核环节都会给相关人员手机发送待办及已办短信提醒。七是资金支付控制。通过与银行支付系统对接，实现单位财务与银行系统的衔接，缩短资金在途时间，提高了工作效率，整个过程全自动处理，人工干预少，减少了差错率，确保了财务系统与银行综合业务系统收支信息的一致性。

3.运用智能化技术，提高处理效率。上文提到，智能化是通过智能技术的应用，使机器具备人类的感知能力、记忆和思维能力、学习能力、自适应能力和行为决策能力。在财务报销流程当中，主要是在明确的规定下，完成对相关信息的核对、检查工作。也就是说，财务报销流程主要发挥了人的感知能力，特别是视觉上的感知和判断能力，在这方面的智能化技术主要是计算机视觉技术。计算机视觉技术简单来说是一门研究如何使机器“看”的科学。按照识别对象可以细分为人脸识别、物体识别、图像识别和光学字符识别（OCR）等领域。其中，OCR是从图像中识别文字的方法，如证照、票据中的文本，是计算机视觉技术中较为成熟的应用之一[5]。

在气象部门的财务报销系统中，集成了扫描或高拍仪、OCR票据识别等映像系统，业务和财务人员可以通过扫描设备快速将纸质版发票等资料形成电子影像文件，然后利用OCR技术对文件中的要素进行识别，将图片这类非结构化快速转变为可以进行编辑处理的结构化信息，解决了发票上传、识别问题，极大程度地提升了信息录入的速度；同时，由于可以通过计算机对众多票据信息进行存储，也就可以实现相关信息的检查和核对。特别是当出现相同的发票号码时，系统会出现警示信息，无法保存报销单，有效解决了一张发票多次报销的问题。不仅如此，网上报销系统还支持手签字，审批人（领导）在web端通过手写板签批或通过手机签批，均可保留原始手签字，并打印到报销单上，有效避免了仿造签字的情况。

（二）网上报销系统相比于传统报销模式的优点。网上报销系统打通了单位财务信息传递过程中的断档，实现了整个报销的规范化、流程化、数字化和智能化。传统报销模式下困扰单位的主要问题集中在报销人填报单据到会计审核、审批人（领导）审批的环节，这段流程涉及到的人员多，人员层次复杂，业务量巨大，网上审批报销模式对这段流程进行了改进和再造。总体而言，传统报销模式和网上报销系统的对比如表所1示。

表1 传统报销模式与网上报销系统对比

总之，网上报销系统的应用创新了财务报销手段，使“线上化”“非接触”式报销成为可能，特别是在新冠肺炎疫情期间，采取报销线上审批、票据信箱投递、会计定期收取的方式实现了“不见面”报销，保证了特殊时期财务报销业务办理不中断。

四、网上报销系统的应用效果

（一）气象部门财务信息系统报销流程全面贯通。网上报销系统的应用，从信息系统的角度实现了气象部门财务报销单据录入、审批、支付办理、记账一体化操作，形成财务报销电子化、标准化的闭环流程，对提高气象部门财务信息系统一体化流程、闭环管理具有十分重要的意义。

（二）实现与气象部门办公系统的协同办公。网上报销系统与中国气象局OA政务办公平台实现了无缝衔接，形成“一次登录、身份锁定、权限清晰、业务分明、应用流畅”的办公格局。通过审批流程的系统梳理，明确职责，优化岗位，精简不必要的流程节点。特别是系统与OA平台衔接后，网上报销系统移动端既可以完成办公文档的审批，也可以完成财务报销的审批，使用方便、快捷，用户体验感较好。

（三）实现气象部门授权审批内部控制管理。授权审批内部控制是内部控制管理的一个方面，网上报销系统特别是网上审批子系统的推广能有效防范授权审批内部控制风险。以前采取人工签批方式，带来授权批准随意性、授权批准程序不完善、人为可篡改的风险。网上报销系统的应用能彻底利用数字化手段解决授权审批环节内部控制风险，实现授权审批的标准化、规范化管理。

（四）实现气象部门财务报销更便捷、更高效。网上报销系统实现了财务报销事项移动办理、移动审核签批以及审批的自动化工作环境。通过移动报销平台工作人员可以充分利用时间，提高协同工作的效率，同时强化领导的监控管理职能，实现报销事项流转、移动审核签批、报销事项提醒等，大大提高了领导利用碎片化的时间对财务事项进行审批的效率。网上报销系统的应用推广给财务报销审批带来极大的便捷性，特别是“非接触”报销，在新冠肺炎疫情防控的当下，更能凸显其优越性。

当然，网上报销系统的实施应用也存在一些难点，比如财务报销、审批流程的再造、多个信息系统之间的数据衔接。特别是随着网上报销系统的实施应用，日常会计核算和资金支付工作将逐步被系统取代，财务人员将逐步从财务会计向管理会计转变，对财务人员的能力和水平将提出更高的要求。

五、结束语

如何真正做到财务系统好用、管用、实用、易用，无论是推广还是开发系统，都要从用户需求角度出发，为用户提供便捷。网上报销系统的推广应用，有利于从管理层面实现内部控制规范化、会计基础标准化、预算管理精细化、报销审批便捷化、财务监督全程化，实现了单据从“签字画押”到“电子签批”，从人工跑单到电子凭证网络传输，从“跑银行”到“点鼠标”的跨越式转变。但仍需建立健全系统配套的运行机制和管理制度，从权限管理、单据处理时效、单据流转速度、规章制度修订等方面入手，保障系统的顺畅运行。期望本文的介绍，能为行政事业单位财务数字化和智能化建设提供借鉴。