大数据时代档案管理的应对策略

冯华

摘要：创新管理理念，提升管理模式，应对大数据时代档案管理工作的智能升级，已经成为当下档案管理工作面临的重要课题和时代选择。

关键词：大数据 档案管理 信息技术

在新时代背景下，信息化技术已驶上高速路，传统创新模式正以迅捷的速度向大数据时代加速转变。如何创新管理理念，提升管理模式，应对大数据时代档案管理工作的智能升级，已经成为当下档案管理工作面临的重要课题和时代选择。

一、打破“壁垒”，提升档案管理人员素质

面对大数据应用带来的挑战，档案管理要通过管理的提升，来实现海量档案资源数据和档案应用系统的整合，开展档案信息资源的有效配置，不断发挥档案集合效应，从而适应档案資源利用共享的需要。纵向加强监督指导，打破“壁垒”，加强与其他职能部门沟通协调，寻求工作上相互支持配合，加强业务之间的联合，实现优势互补，充分开发利用，明确档案信息资源整合的主体。

数据价值的关键是无限的再利用，发挥其潜在价值，这从技术层面对人才提出了较高要求，加强对档案管理人员的能力培训，使其具备信息化专业能力、专业知识分析能力及综合管理素质等，才能使大数据下的档案管理发挥最大效能。

加强人才培训，除了提高专业技能外，还应加强对人才的管理激励，才能不断吸纳优秀的管理团队。一应注重专业岗位的动态管理，让人才和岗位匹配；二要创建人才服务平台，为吸收引进优秀专业人才创造条件。

二、统一“门槛”，提升管理档次

面对大数据应用带来的挑战，档案管理切实履行档案事业行政管理部门的行政职能，以加强档案馆/室建设为基础，突出档案馆在我国档案事业发展中的基础地位，制定和完善档案管理标准制度。企业应以《中华人民共和国档案法》、十号令等相关法律法规为基础，加强对档案管理制度的完善和强化，保证档案管理制度能够符合国家相关要求，确保档案管理制度能够达到国家标准，确保档案管理有统一“门槛”。

目前我国档案工作的内容、手段和水平日趋完善，这对促进国家经济社会的发展作出了重要贡献。尽管如此，档案服务工作规范制度的缺失，让各档案馆及档案管理者更多的是凭着工作责任感，加上自身对业务的理解，经验性地开展档案服务工作。统一管理规范的缺失，使档案管理工作缺乏科学的引导与规范，阻碍了当前环境需求下档案馆管理水平的进一步提升，因此，在新时期制定统一的档案管理服务规范对于全面提升档案机构服务能力具有积极的作用。

档案管理制度应由企业内部对其制定有效的、科学的企业档案管理制度，比如针对企业在生产以及服务方面的要求不同，与企业各个部门的责任人以及企业的档案资料管理人员对企业档案管理的相关制度与注意事项进行相应的讨论，形成企业档案管理办法，并通过试用与针对性改进逐步进行完善。通过这些措施，满足企业的发展任务的需求，让档案管理工作符合企业的发展需求。

三、挑战“趋势”，快速智能升级

面对大数据应用的“大趋势”，档案管理加快智能升级的，必须加快管理的质量提升、信息技术应用的速度提升。现有档案管理系统多数是基于单机或局域网建立的，为适应大数据时代的发展趋势，需要对现有档案管理系统进行升级，以实现基于云计算的大数据档案管理。随着大数据的来临，大数据档案管理平台也顺势而生，其依托各行业不同网络环境下构建的海量存储，进行计算和管理，并能够自动调取利用，具备多样性、可扩展性、经济性、可定制性等特点，加大对中小微企业在档案管理工作中的服务，也可以构建方便灵活的具有大容量的智能数据平台，满足个人服务。

在大数据时代下，电子文件来源日益复杂，种类繁多，企业产出的电子文件越来越多，电子文件归档与保存的具体要求，直接影响了文件的归档过程。随着计算机系统不断更新换代，技术的不断革新，电子文件的归档常需要更改载体且需频繁更改，保证电子文件的长久保存与利用，有着技术和标准运用上难题，尤其是对于专业软件形成的特殊文件。当前环境下，因为各机构、组织存在不同程度的电子文件管理方法不科学、归档方法不恰当、管理系统功能不完善、管理制度不健全等问题，直接影响着信息资源的整合与利用，威胁着电子文件档案信息的长期留存、有效收集，给归档管理电子文件带来了严重隐患和风险。因此，应使电子文件归档的各个环节加强，从而保证电子档案信息的有效性、准确性、可利用性、可靠性等。

四、优化“手段”，实行资源整合

面对大数据应用带来的挑战，档案管理必须从管理方式、管理结构、管理渠道等多方面入手，全面提升档案管理的综合能力，使档案管理的方式更优化，管理“手段”更丰富。

重点放在以下几个方面：一是在对档案资料的占有程度上；二是确立档案工作的主体地位上，对各级各部门的档案信息能否实行有效的调配和管理；三是在系统性档案资料的研究开发方法手段和前沿水平上。为适应大数据时代档案管理发展趋势，有必要进行档案资源的整合，将各级各部门的有保存价值的档案信息做到由分散到集中、由无序到有序，为适应新形势下各级各部门对档案馆服务功能的要求，通过对档案资源的整理、组合和合理分工，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，进而提升服务功能、形成服务体系。一方面按照能够最大限度地对全员开放和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工，另一方面要完善各级档案馆实现基本功能的基础条件，将分散在各个部门档案资源进行集中。通过对档案资源的有效整合，才能真正地把档案馆及档案机构建成能够向各级各部门提供及时、有效的信息利用中心和档案资源服务中心。

五、深化“加工”，提升服务水准

面对大数据应用带来的挑战，档案管理在信息化技术应用上要开动脑筋，多想办法，提升管理水平，进而提高服务水平的档案。档案管理部门除了传统的档案接收、整理与发放等被动职能外，还应进行大量的档案“深加工”处理，开展档案知识服务等主动管理服务。档案管理部门在收集到海量档案数据后，可通过开展对档案借阅者的深入了解，开展利用需求分析，建立相关数据模型，提高档案价值，进而对海量数据进行项目分类、相关性分析，从而推算出数据之间的关系，将积累的档案变成有用的信息情报，让“档案数据库”变成“战略论证库”，为档案利用者提供有价值的知识服务，为科学决策提供参考。

六、管控“风险”，确保信息安全

面对大数据应用带来的挑战，档案管理的工作重点应放在管控“风险”上。大数据应用的最大风险，是档案数据安全管理问题。海量数据尽管集中存储，方便了数据分析和处理，但这种环境下，数据的安全管理、数据的管理备份不当等，很容易造成数据的永久丢失和损坏，这一风险对档案来说，将是毁灭性的灾难。

大数据时代的档案风险管理需要做好以下几个方面：一是数据保护。由于大数据采用云计算的方式进行，这种服务方式使用户失去了对物理资源的直接控制，从而导致档案数据在不知情的情况下可能被窃，因此，在建立大数据档案管理的同时，需要建立有效的安全机制，尽量减少数据失窃的概率。二是数据备份。建立合理有效的数据备份与归档机制，确保档案数据在安全机制失效导致数据丢失或损坏的情况下，可通过备份或归档的数据快速实现数据恢复，避免大数据档案发生不可恢复的危机。