大数据时代档案资源开发路径与应用方式

谢雪燕

摘 要：大数据时代背景下，档案部门应将档案资源开发与利用作为档案管理的重要方面。大数据、云计算、人工智能技术的不断发展，对档案资源开发与应用产生了深刻影响。部分档案部门在档案资源开发利用过程中运用现代信息技术不足，在档案资源管理理念和开发利用方面还存在一些问题。对此，有必要从大数据时代角度出发，对档案资源开发路径和应用方式进行分析，为档案资源开发利用提供新的思路和方法，进一步提升档案资源开发效率。

关键词：大数据;档案资源开发;实现路径;应用方式

大数据时代，快速发展的网络信息技术为档案信息资源的开发提供了更为多元化的路径和手段。我们应充分认识大数据、云计算、人工智能等技术的价值和作用，充分利用技术手段，进一步提升档案信息资源开发的针对性和系统性。特别是档案部门的领导要树立大数据思维、大档案思维，对优质的档案信息资源进行系统整合和开发，充分发挥档案信息资源的价值和作用[1 ]。

1 大数据时代档案资源开发的现状

大数据时代，无论是社会活动还是各项工作的开展都会产生数据庞大的档案资料，档案管理部门既要对这些档案资料进行全方位的收集，也需要对海量档案信息进行分类、整理、存储、管理、利用和开发。但当前部分档案管理部门在档案管理过程中还存在“重管理、轻开发”的思想，未充分认识到档案信息资源的价值和作用，存在资金、人员、制度、机制、技术等方面诸多限制，在一定程度上影响了档案信息资源的开发利用，难以发挥档案信息资源的特殊价值。

1.1 档案信息增长迅猛

大数据时代背景下，档案信息呈几何级数上涨态势，各种信息汇集到一起，对档案管理部门的信息处理和管理能力提出了很高要求。随着网络信息技术的不断发展，数字档案越来越多，无论是在档案储存，还是在档案开发利用方面，都比以往变得更为复杂。档案内容十分丰富，按照时间节点来划分，主要包含历史档案、现行档案、电子档案等，其中历史档案资源的开发需要在保证档案真实性、客观性的前提下实现数字化转换;电子档案增长迅猛，则需要重点挖掘可利用信息，为重大决策和日常工作提供依据。由于档案信息种类复杂，因而加大了档案资源开发的难度。

1.2 档案信息检索难度加大

档案管理部门在档案信息开发过程中首先应检索到目标档案，这是为利用者提供档案服务的前提。但当前，查询普通的原始档案信息已经很难满足用户的多样化诉求，更需要档案管理部门对海量档案信息進行数据挖掘，进而为用户提供多元化的档案信息服务。因此，新时代的档案数据检索、处理和服务工作变得更具有挑战性，更为艰难。在服务过程中，档案管理人员应结合用户的现实诉求，敏锐地从海量信息中获取有价值的档案信息，而要想达到这一效果，需要大数据、云计算等更为先进技术的支持。

1.3 档案服务安全系数要求更高

当前，档案资源开发手段不断丰富，技术应用不断加强，如大数据、云计算、人工智能等在档案资源开发和利用中的应用越来越广泛、深入。由此也会引发人们对档案安全的思考。大数据时代背景下，人们除了重视档案信息资源开发利用以外，还对档案信息安全给予了足够关注。这需要档案管理部门在档案数据管理过程中，既要确保档案信息得到有效保管，也要确保档案信息安全传递，防止发生档案信息泄密问题。另外，大数据时代背景下，档案信息资源的整合也具有一定的风险，需要档案管理人员严格按照相关的操作流程对档案信息进行开发和利用，防止信息在共享和传递过程中出现损毁或被窃取。

1.4 信息数据库建设亟待完善

大数据时代背景下，档案信息资源一般存储到数据库中。因此，在档案信息资源开发过程中，应给予数据库建设以足够的重视。但当前，由于一些数据库建设不够完善，出现了查询速度慢、服务器响应不及时、文件检索不精准等问题。随着网络信息技术的不断更新和发展，越来越多的数据被引入，如果档案数据库建没有与时俱进，必然会出现反应慢的问题。因此，站在新的时代背景，在档案信息资源开发过程中急需要引进更为先进的信息技术，对档案数据库进行完善[2 ]。

2 大数据时代档案信息资源开发路径

大数据时代背景下的网络信息技术快速发展，相应地推动了档案管理及开发利用方式方法的改进。档案信息资源开发应主动适应大数据时代的新变化、新情况，特别是要将数字信息技术与档案信息资源开发广泛结合，进一步提升档案信息资源开发的广度和深度。

2.1 整合资源实施一站式开发

一是建立一站式服务平台。档案管理部门在资源开发过程中应明确资源开发主要方向，明确资源开发服务主体。因此，有必要将建立一站式服务平台作为资源开发整合的重要前提。通过云计算、物联网、大数据等技术的运用，在实现档案信息资源共享的同时，还能够寻找最优化的配置路径，实现数据与用户需求的精准匹配。对于用户而言，只需要登录一站式服务平台，就可以检索利用所需要的档案信息资源。与传统的档案服务方式相比，数字化的档案信息服务更具精准性和便捷性。借助大数据技术，可以对海量的档案信息资源进行精准分析，充分利用档案馆丰富的档案信息资源优势，进一步增强用户体验，实现档案管理部门与用户的多样化互动。

二是树立“以用户为中心”思想，提供多元化档案信息服务。档案管理部门对档案信息资源开发和利用，就是要满足用户的多元化诉求。因此，在档案服务及其信息资源开发过程中应坚持“以用户为中心”思想，利用大数据技术对与用户利用有关的多种信息进行有效甄别，为用户提供精准的档案信息服务，进一步提升档案信息资源利用效率，拉近用户与档案管理部门之间的距离，提升用户的满意度。同时通过大数据技术还可以对用户档案资源需求、使用目的、浏览路径进行大数据整合，进而为用户推送有针对性的档案信息服务[3 ]。

三是实现大数据技术与档案管理工作的深度融合。档案管理部门在档案管理过程中可以主动地引进大数据信息技术，实现对档案信息资源的高效分类，减少档案管理人员的工作压力和工作量。也可以利用大数据技术对海量档案信息资源进行整合，并结合编研工作的具体需求，实现对档案资源编研系统和工具的不断升级，使工作界面与档案管理人员的工作任务更加契合。同时，档案编研人员也可以利用大数据技术，对不同类型、不同地区域的档案文化资源进行深层次的查询、搜索，获得更为详细的信息资料，为相关工作开展提供更为充实、全面的档案信息。

2.2 优化档案资源开发内容

一是增加原创性档案服务内容开发。所谓原创性内容是指，档案资源开发应更加注重质量，走品牌化发展之路，如红色档案资源的开发，可结合本地历史档案，包括文献资料、口述档案、实物档案等，对其进行整合并分类，用档案讲历史故事，唤醒人们的记忆，同时也能够起到宣传教育的良好作用。大数据时代背景下，虽然信息传播速度更快，范围更广，但人们已经厌倦了爆米花式的信息内容，对于原创性需求越来越强烈。档案管理部门在档案信息资源开发过程中也可以适时地调整方略，关注广大受众对于原创性信息的需求，在档案信息资源开发思路和档案产品创作方面投入更大的精力，注重档案信息产品质量和可读性，拉近档案信息产品同用户之间的距离。通过原创性产品的打造，提升档案信息资源在信息传播领域的知名度和号召力，实现优质档案信息更大范围的传播。

二是注重档案资源产品持续开发。大数据时代背景下，档案信息传播非常注重效率，同时也对质量提出了越来越高的要求。流水账式的档案信息内容发布已经很难受到受众的认可，以某一个主题的持续开发形成一系列的研究成果，才能够更好地吸引受众的注意，进而提升传播的主动性和效果。因此，在档案信息资源开发过程中应明确要求并提升档案信息资源产品开发的持续性和系统性，借助新媒体平台信息发布快、传播范围广的优势，及时更新档案资源产品，提升受众对于档案信息资源产品的关注度。具体可以制作数字化档案产品，在新媒体平台推送，保持动态更新，持续输出优质内容，实现档案利用价值的最大化。

三是实现档案信息资源的分众化传播。分众化的传播方式越来越成为信息传播的主流，相对于大众传播，分众化传播更具有专业性、互动性和主动性特点，能够为用户提供更为精准的档案信息服务。因此，档案管理部门在提升档案产品质量的同时，还应该充分利用分众传播的优势和特点，实现档案信息与用户的高度匹配，增强用户满意度，提升档案信息资源利用效率。在档案资源开发方面，可利用信息技术对档案信息资源进行分类，打造不同层次的档案信息资源产品，以满足不同受众的档案信息产品需求，提升档案信息产品传播效果。

2.3 创新档案资源开发手段

一是建立健全档案信息管理系统。档案信息管理系统是档案信息资源建设的平台，数据库是档案信息资源建设、管理的重要载体，是开发档案信息资源的重要途径和物质基础，加强档案信息管理系统及档案信息资源数据库建设，有很强的必要性。档案管理部门应进一步提高对档案管理信息化建设重要性的认识，将档案管理信息系统及档案信息数据库建设作为重点，积极加大推进力度，充分发挥档案信息管理系统的功能和作用，实现对档案信息资源的深度加工和系统挖掘，结合受众需求和中心工作提炼出一系列有价值的档案信息和研究成果，提升档案管理部门高层次档案信息研究能力和服务能力[4 ]。

二是积极推进档案数字化建设。档案数字化建设作为档案信息资源开发的重要方面，应主动地引进大数据、云计算、人工智能技术，实现对传统纸质档案的数字化转型，推进数据库建设，为后续的档案信息资源开发和利用创造有力条件。具体而言，一要对一些重要的纸质档案、照片档案和声像档案安排专门人员进行数字化处理，丰富档案信息资源数据库内容。二要宣传推进档案数字化建设的重要性和必要性，形成多个部门共同参与档案数字化建设，共同加以推进的良好格局。

三是实现档案信息资源的深度挖掘。以大数据为统领，充分利用大数据、云计算等技术优势，实现对档案信息资源的深入挖掘。随着档案管理部门档案数据资源规模的越来越大，其所涵盖的信息也越来越多元化，而这些信息对于解决业务难题，促进经济社会发展，能起到至关重要的作用。在这一背景下，应主动引进现代信息技术，从海量的信息资源中提炼出有价值的档案信息资源与业务工作相结合，为业务工作提供更为精准的档案信息服务和支持。还应利用数据分析工具，在原始档案资源基础上进行数据分析测算，为受众提供决策等方面的精准档案信息服务。

3 大数据时代档案资源开发的应用保障

大数据时代背景下，档案信息资源开发是一项系统工程，需要为这项工作的顺利推进提供必要的保障条件。

3.1 加强对档案资源开发的人员保障

无论是现代信息技术引入，还是档案资源开发，都需要档案管理人员的主动参与。可以说档案管理人员的能力素质高低直接影响了档案资源开发的质量和水平。档案管理部门应将档案管理人员队伍建设作为重要任务，积极加以推进，为档案信息资源系统开发提供扎实的人才保障。一方面，应引进既懂得现代信息技术，又对档案管理工作有所熟悉的高素质人才，避免因为人才匮乏出现对海量的档案信息资源束手无策的局面。档案信息资源开发并不是纸上谈兵，需要档案管理人员具备专业素养和开发能力，在引进人才的基础上还需要对人才进行系统的教育和培训，进一步提升人才的综合能力和素质，更好地适应档案信息资源开发的技术要求。另一方面，应制定和出台更有竞争力的激励机制。结合档案信息资源开发的具体情况进一步提升激励机制的价值和作用，更好地激发档案管理人员在档案信息资源开发过程中的积极性和主动性，进一步提升档案信息资源开发质量。

3.2 加强对档案资源开发的基础设施保障

档案信息资源开发既需要扎实的人才保障，也需要完善的基礎设施。如果没有硬件设施作为保障，难免会出现“巧妇难为无米之炊”的窘境。因此，档案管理部门应结合档案信息资源开发实际，引进一批先进的计算机设备，完善软硬件系统，夯实档案信息资源开发基础设施。同时应深化与第三方企业的合作，对档案信息管理系统的功能进行优化，进一步提升系统的开发能力，使其除了常规的信息检索、借阅档案文件管理等功能之外，还具备一定的科研服务功能，更好地支持科研活动和科研项目，通过特色功能开发，让广大受众对于档案管理工作和档案信息资源开发有更为清醒的认知，形成全员支持档案信息资源开发的良好局面[5 ]。

总之，在大数据时代背景下，档案部门应进一步明确档案信息资源开发的路径和思路，树立“以用户为中心”思想，将用户需求作为档案信息资源开发的主要方向，提升档案信息资源开发质量和水平，通过现代信息技术的广泛应用，进一步提升档案信息资源服务和传播效果。

参考文献：

[1]崔淑芳.大数据时代高校校史档案资源利用平台构建研究[J].档案管理，2020（1）：2.

[2]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据采集系统设计与应用[J].档案与建设，2020（10）：5.

[3]金波，杨鹏.大数据时代档案数据治理研究[J].档案学研究，2020（4）：9.

[4]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究—基于档案数据管理视角[J].山西档案，2020（1）：6.

[5]孙计，石丽萍.对大数据时代档案管理的思考[J].经济学，2020（4）：18—19.

作者单位：山东省济南市智慧城管服务中心（济南市生活垃圾分类指导服务中心）