信息时代下档案管理工作面临的问题及策略研究

徐玲珍

摘要：档案管理是企事业单位工作的重点，既是人才信息的主要承载源泉，也是记录各项工作及项目的主要路径。信息时代下，档案管理问题得到凸显，但与此同时，也为档案管理创新指明方向。而如何充分运用现代化技术实现档案管理创新，成为企事业单位发展较为关注的话题。对此，依据信息时代对档案管理工作新要求、新特点，分析信息时代下档案管理工作面临的问题，并提出信息时代下档案管理工作实践的对策。

关键词：档案;信息时代;管理;特点

引言

当前，档案管理工作的重要性在企事业单位发展进程中得到凸显，档案资源中保存单位重要的资料信息，这些信息在单位发展中彰显自身独有的价值性。信息时代背景下，信息技术广泛运用到档案管理中，为档案管理信息化建设及发展指明方向。但当前档案管理信息化发展中，部分单位存在的思维观念陈旧，影响到档案管理工作质量的提升。因此，单位应重视档案管理工作的同时，也关注档案管理工作的创新，以现代化技术为导向，推助档案管理向信息化、现代化方向进程，优化档案管理结构模式，提升档案管理实践有效性，从而推助企事业单位全面性发展，进一步彰显档案管理在单位发展中的意义性。

一、信息时代对档案管理工作新要求

（一）档案资源管理电子化、信息化

传统的档案资源记录、存储大都以纸质文件的形式进行管理，而在信息时代下，信息技术运用到档案管理工作中，颠覆了这种档案信息管理模式，使档案信息管理向电子化、数据化、信息化方向进程。基于此，在实现档案管理电子化、信息化中，应做好档案管理的整理、整合工作，使传统的档案信息资源可有序的纳入到互联网平台中，运用计算机技术存储、运用、分析这些宝贵档案资源，从而满足信息时代下的档案管理需求。

（二）做到档案信息归档与整理工作

无论是传统的档案管理模式，还是档案管理信息化、数据化模式，档案归档、整理都是重要的工作内容。基于此，在信息时代下，档案管理应做好档案信息归档及整理工作，从而提升档案管理工作实践的成果。首先，根据档案管理的制度要求，对相关档案信息进行记录、编码、排序，使档案管理工作呈现整体化模式，从而提升档案管理信息的運用效率。其次，做到档案归档工作，将档案信息进行及时的归档，并对归档的详细情况进行记录，便于档案信息的查询及运用。最后，以档案管理制度为导向，实现档案信息的完整化保存与存储，进而促进档案管理在信息时代下良好进程。

（三）做好相关档案信息化工作

在信息化时代下，根据档案管理信息化的要求，明确档案信息化管理的要素，整合所有档案信息化的工作内容，优化档案信息化流程，进而提升档案信息管理质量。一方面，单位应根据档案管理信息化要求，构建档案管理信息化设备、设施，诸如打印机、扫描仪、计算机等，为档案管理信息化实践助力，推动档案管理信息化在单位工作中落实;另一方面，建设档案管理信息化相关软件设备，包含对数据技术的运用、网络安全技术等，拓宽档案信息的存储功能的同时，提升档案信息的运用效率。

二、信息时代下档案管理工作新特点

（一）全面化特点

档案资源是单位宝贵的信息资源，涉及的内容为命令信息、决策信息、报告信息、历史信息及会议记录信息等，同时还包含会计信息、管理信息等等，这些信息的有效性保管及运用，为单位全面性发展助力。在以往档案管理中，这些工作信息需要多工作人员花费较多的时间进行完成，凸显档案管理费时、费力的工作特点。而在信息时代下，档案管理工作呈现便捷性、全面性的特点，整合所有档案信息管理模式，根据档案管理信息化要求，开展系统性、全面性的档案管理工作模式，从而提升档案管理成果的同时，也增强档案信息的运用效率。例如：依托于计算机系统，推助档案管理工作信息化进程，整合档案管理、档案归档、档案分析、档案记录等工作模式，使多有的工作内容与项目都在计算机平台中完成，凸显档案管理系统化、全面性的工作特点。

（二）信息化特点

信息时代下，档案管理工作呈现信息化特点，促进档案管理工作的有效性开展。具体表现为：一是运用互联网技术收集、获取、分析、记录单位发展进程中所有的信息资源，通过档案管理人员专业化的分析、记录、整合工作模式，实现档案信息的归档及管理;二是构建档案管理数据库，推助单位多部门与档案部门工作融合，实现档案信息的有效性存储。在大数据技术支持下，档案信息存储面拓宽，树立服务管理工作成果，使档案部门更为服务于其他部门，凸显档案管理在单位发展中的价值性;三是以信息化管理手段，提升档案信息的分析、运用效率，从而推助档案管理信息化良好的落实到单位工作进程中，凸显单位档案管理信息化运用共享。

（三）高质量特点

在信息时代下，档案信息资源既记录单位重要的内容，也是单位发展、运行、决策的重要依据，凸显档案信息资源的运用性特点。单位充分的运用档案信息，依据档案管理信息化模式，加强对档案数据信息的分析与提取，生成宝贵的档案信息数据，从而实现宝贵档案信息数据的运用成果，将该信息运用到单位发展与决策中，凸显档案信息数据的运用价值。

三、信息时代下档案管理工作面临的问题

（一）档案管理不重视

档案管理是单位工作的重点，贯彻落实到单位多工作体系中，在多工作中发挥主体功效。但部分单位在发展进程中，却忽视了档案管理工作的重要性，对档案信息资源运用、分析能力不足，使档案管理大都关注与信息的记录，让档案管理工作停留在形式，未能够发挥档案管理实际工作效能。基于此，在档案管理信息化进程中，部分档案管理人员及领导人未能够转变自身发展理念，践行档案管理信息化成果及力度不足，从而影响到档案管理工作的有效性实施。

（二）档案管理信息化不完善

在信息时代下，档案管理工作的实践，完善档案管理信息化体系是关键，在此过程中，重视档案制度体系建设、档案管理信息化软硬件设备的建设等工作模式，从而提升档案管理信息化能力。但从当前档案管理信息化实践现状来看，存在档案管理信息化制度不完善的问题，这一问题的存在，影响到档案管理信息化的具体落实，从而使档案管理工作止步不前，也影响到单位的全面性发展。

（三）管理人员综合能力有待提升

信息时代背景下，档案管理呈现自身独有的特点，这对档案管理人员工作提出新的要求，不仅需要档案管理人员具有专业化档案管理能力，也应具有档案信息化素养，从而使档案管理人员更好为单位发展服务，提升档案管理工作实践的成果，凸显档案管理在单位发展进程中地位。但从当前档案管理信息化发展与建设实践来看，存在管理人员综合能力不高的问题，这一问题的存在，影响到档案管理工作的转型。

四、信息时代下档案管理工作实践的对策

（一）转变管理理念

信息时代背景下，应重视档案管理工作理念的转变，树立新的档案管理思维，从而提升档案管理信息化实践的水平。同时，单位也认知到档案管理实践的重要性，提升档案管理认知度，从而实施有效性的档案管理工作模式。首先，树立全面建设的档案管理理念，档案管理工作在单位多部门工作中得到重要性的特性，基于此，其工作模式并不是独立性的，其是协调性、协同性，需要与多部门工作的融合，加强多部门对档案信息的运用效率，使多部门配合档案管理部门，协同进行档案收集、档案分析，从而凸显档案管理工作在单位整体工作的重要性。其次，树立信息化理念：企业在开展档案管理工作时，要树立信息化档案管理工作档案管理理念，档案管理信息化模式，不仅是将纸质的档案信息转变为电子形式及数据形式，应运用现代化技术，加强档案分析、运用等工作实践模式，从而增强档案管理工作实践的成果。最后，树立标准化档案管理理念，开展档案管理工作时，坚持标准化、规范化的管理工作模式实施，确保档案管理所涉及的工作均有统一化标准，确保档案真实性，也是也挖掘档案信息，提升档案信息的运用价值。

（二）提升管理标准化

在信息时代下，档案管理工作的实施，应标准化方向进程，提升档案管理标准化，凸显档案管理工作的价值性。首先，加强档案管理信息化软硬件设备的建设，重视计算机系统的建设，为档案管理信息化有效性实践提供保障。同时，加强档案管理安全技术的运用，提升信息存储的安全性，确保信息的无遗漏，增强信息的安全性及可靠性。例如：依托于档案管理模式，根据档案信息的年限进行分类规定，避免出现标准不统一的情况，提升档案信息运用成果。其次，加强档案管理制度体系的建设，依据档案管理信息模式，完善档案管理信息化体系，以规章制度为导向，为档案管理信息化工作实践指明方向，增强档案管理、分析的规范化，实现档案管理工作的转型升级化。最后，在管理工作实践中，融入激励机制，鼓励、激励管理人员进行档案管理，提升他们工作积极性，使档案管理人员更好为档案管理信息化服务。例如：通过激励、考核等制度体系建构，激发管理人员工作热情，推助档案管理信息化的落实与实践。

（三）重视资源整理

在信息时代下，档案管理工作的创新实践，重视档案资源的整合，构建档案数据库，便于档案存储、分析、实践运用，从而提升档案管理工作实践的水平。首先，单位依托于档案管理信息化模式，加强现代化技术的运用个，建设单位管理系统，推助多工作在系统中实施，为档案管理信息化实践助力。其次，依据档案管理信息化的实践模式，运用大数据、云计算等技术，构建档案管理数据库，推助数据库与多部门工作的融合，实现多信息在档案管理数据库中流通，便于档案管理人员获取多部门资源信息，通过整合、分析信息，將宝贵、有价值的信息进行记录，从而进行归档。最后，在单位网络平台中，构建档案信息交流平台，提升档案管理人员服务能力与意识，根据多部门工作需要，为他们提供档案信息资源，从而达到档案管理工作实践的有效性，也增强档案信息资源整合的力度，推助档案管理在信息化时代中良好的运行。

（四）提升档案管理人员综合能力

档案管理信息化工作的实践，对档案管理人员提出新的要求，身为档案管理人员应不断的进取与学习，掌握档案管理信息化的工作流程，进而更好为档案管理工作服务，也以现代化手段，弥补传统档案管理不足的问题。基于此，提升档案管理人员综合能力是必要的。首先，提升档案管理人员服务能力，本质一切为单位其他部门服务的宗旨，为单位多部门提供精准的服务工作，满足多部门工作的需要。其次，提升档案管理人员专业化能力，依据信息化时代背景下对档案管理的要求，加强档案管理人员的培训工作开展，使其具有档案管理专业化能力，以此开展针对性的档案管理工作模式，推助信息化技术在档案工作中的落实，最后，提升档案管理人员职业素养，使其具有创新能力、道德品质、法律法规能力，依据法律法规实施档案管理工作，增强档案管理保密工作成果，以档案信息的针对性运用，不断的促进档案管理工作实效性实施，从而推助档案管理工作的转型。

结语

信息时代下档案管理工作的实践，认知到档案管理工作的重要性，依据当前档案管理工作的不足问题，促进现代化技术及先进管理思维融入到其中，并从树立新的管理理念、提升管理标准化、重视资源整合、加强基础投入、提升管理人员综合能力五个维度，推助档案管理走创新发展路径，优化档案管理结构体系，提升档案管理智能化、信息化成果，从而提升档案管理在单位发展中的地位与价值。

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