浅谈国有企业人事档案管理的问题与对策

侯雯雯

摘要：干部人事档案是国有企业人事管理工作的一个非常重要的部分。国有企业应该充分重视人事档案工作，利用好档案专项审核这个工具，梳理及优化工作流程，发挥人事档案对相关职能管理工作的联动推进作用，进一步促进企业人才战略实施及干部队伍建设等人事工作的稳步推进。

关键词：国有企业;人事档案;管理

近年来，中共中央组织部下发了一系列关于人事档案工作的文件通知，在全国范围内部署干部人事档案审核工作，严明组织人事纪律，充分说明了人事档案工作在当下国有企业管理工作中的重要性。

一、干部人事档案的主要内容

相对于私营企业、外资企业，国有企业的人事档案工作在企业管理中处于比较重要的地位，是组织人事部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中，形成的反映干部经历、政治品质、思想道德品行、专业素养、工作作风、工作实绩以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据。

根据档案材料十个分类，具体档案资料包括：1. 履历材料;2. 自传和思想材料;3. 考察考核、鉴定材料;4. 学历学位、专业技术职务评聘、学术评鉴和教育培训材料;5. 政历审查、审计和审核材料;6. 入党入团材料;7. 表彰奖励材料;8. 违规违纪违法处理处分材料;9. 工资、录用任免聘用、出国和会议代表等材料;10. 其他可供组织参考的材料。由此可见，干部人事档案的内容涵盖了干部成长的全过程，包括从高中、高考到大学或研究生阶段的学习经历，毕业后参加工作及期间工资变动、岗位级别变动、工作单位变动、职称或技能评审等工作经历，入团、入党的整个过程，在各个阶段形成的鉴定、政审、奖励和处分材料，以及个人履历表、自传等其他辅助性材料。

通过查阅干部人事档案内容，国有企业人事管理部门可以充分了解干部的学习、工作经历，能够反映出其工作、业务能力，并通过组织对其的考察考核了解其品德作风情况，从而形成对干部的整体的评价。其中，职称取得情况、干部职务任免等重要信息，也直接影响职工的工资待遇等。党员身份更是在国有企业中特别重要的一个方面，入党时间、入党手续是否齐全、过程是否合规，都是干部人事档案中非常值得重点审核的内容，特别是党员的真实性核查，在选拔任用干部的过程中尤为重要。干部人事档案中，处分记录也是极其重要而且很容易被忽视的一个方面，它直接反映了干部的思想政治觉悟，在干部考察时起到非常关键的作用。

二、当前国有企业人事档案管理中存在的问题及难点

（一）档案信息记载不一致现象比较普遍

目前大多数干部人事档案，因年代久远，身份证办理时间较晚，早年缺少对自己身份信息的准确记忆，或者阴阳历不分，再加上对人事档案及其重要性的认识也不够，填写资料较为随意，不经核实，仅凭个人记忆就在档案材料中填写了不准确的信息，导致现存干部人事档案材料存在很多信息记载不一致的现象。其中较为重要且影响较大的就是干部的出生日期，有些甚至比身份证相差2～3年，对于干部选拔以及今后退休时间都会带来较大影响。

目前，国内大部分省市地区为企业职工办理退休时，按照原劳动和社会保障部的规定，“如本人身份证和档案记载的出生时间不一致的，应以本人档案中最先记载的出生时间为准”。如此看来，职工档案审核时所做的“三龄两历”信息确认工作就显得尤为重要。例如之前有职工身份证上的日期比档案最早记载的日期晚的，若未能进行档案审核，而是按照身份证上的年龄办理退休，会出现未能按照退休年龄办理退休的情况，导致工龄发生变化。

（二）存在重要档案资料缺失的现象

人事档案中参加工作资料的缺失，以及参加工作时间记载不一致也是干部人事档案中出现问题比较多的一个方面。一是社保缴纳全面实施之前，职工参加工作时间及工作经历的确定，只能依据人事档案资料的记载，其中工作单位调动文件丢失的现象比较普遍，直接影响了退休后工龄的确认，很多人到退休时才得知档案中缺少类似文件，再去相关单位查调历史档案记载文件，时间紧迫，颇为不易。二是一些私营档案意识淡薄，办理入职流程不规范，职工参加工作后不能及时签订劳动合同，甚至不能及时缴纳社保，导致员工工作记录不齐全、不连续，给员工工作经历的认定带来很多麻烦。

（三）存在档案重要信息涂改情况

部分干部人事档案材料存在重要信息涂改的情况，也是人事档案管理工作的重中之重，需要格外重视。审查人员要通过比对各个时期资料记载情况，分析、研判其涂改行为是否存在得利情况，在档案信息认定时，务必按照“不重复得利”的原则，对其进行认定，避免以后继续得利。对于行为较为严重恶劣的情况，在必要时需要进行处分处理，对于干部监督、考察及人才鉴定等存在直接的影响。

（四）人事档案管理仍存在“脱节”现象

当下人事档案管理在许多国有企业人事管理工作中仍然没有得到足够的重视，与人事工作的其他模块还存在“脱节”现象，同时，在人事档案信息化方面也存在较大的提升空間。档案审核工作在国有企业人事管理工作中就显得尤为重要，应该将档案审核工作常态化、全覆盖，从而全面、动态地掌握干部、职工的各项基本信息，随时为干部选拔、人才推荐工作提供基础可靠的支撑。

三、人事档案管理提升工作思路

（一）充分发挥人事档案专项审核的作用

国有企业必须充分发挥人事档案专项审核的作用，将此项工作作为人事档案管理工作中发现问题和解决问题的利器。干部人事档案要作为干部选拔、人才岗位配置的重要依据，首先要确保档案内容的真实性和准确性，干部的出生时间、参加工作时间、入党时间，以及学历学位、工作经历、家庭主要成员及重要社会关系等基本信息，都要通过干部人事档案的专项审核来进行核实，以确保选拔任用公平公正。

干部人事档案专项审核工作要重点查核档案内容是否涉嫌涂改、造假现象，重要材料是否缺失，以及档案记载信息是否存在前后相互矛盾等情况，对于违规违纪的问题应当及时核实处理，做好业务把关和指导服务工作，使干部人事档案工作成为从严管理干部的重要举措和整治选人用人不正之风的重要内容。

在档案专项审核中，对出生日期信息进行认定时，要明确认定的是干部职工的政治年龄，不一定是实际年龄，认定时要特别注意“不能重复得利”的原则。确定干部参加工作时间最重要的依据文件则是毕业生转正定级表和毕业生就业通知书，或有同等作用的证实文件。除此之外，劳动合同、历年工资审批单、历年年度绩效考核文件、带有工作起止时间的解除合同证明、入职时填写的带有工作单位盖章的《干部履历表》和职称评审文件等也可以作为参加工作的依据。

此外，国有企业人事管理部门应该至少在员工退休前5年之内，对其人事档案进行专项审核，及时确定职工的年龄，也可避免职工到退休前才去寻找历史资料带来的一系列麻烦。

（二）规范梳理工作流程

在人事档案管理中，要规范档案中重要材料的收集流程，形成管理制度，定期向相关职能部门或岗位人员收集归口的档案材料，保证档案材料完整性。此外，人事部门要定期组织填写《干部履历表》，在审核时，充分利用好《干部履历表》及职工年度绩效考核文件进行个人履历梳理。

干部人事档案专项审核工作能够系统梳理干部的个人经历及相关评价鉴定等，也能在补充收集资料的过程中，将人事工作中的薪资、绩效、劳动关系等各个模块进行相应的梳理和归纳，人事部门应该充分重视和发挥好档案专项审核工作的作用，以此为契机将人事工作的几个模块同步理顺。

（三）重视档案信息反馈，形成基于人事档案的人员信息库

档案专项审核工作完成之后，要将认定结果及时反馈到其他工作模块中去，对出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作及任免经历等各项信息进行反馈和更新，形成一套基于人事档案的员工信息库，从而保证人事信息的准确性和可靠性，为人事信息的运用奠定坚实的基础。

四、干部人事档案管理工作展望

干部人事档案工作不是一个独立的工作部分，而是与其他职能管理工作密切相关的，应当与职能管理工作的相关模块联动推进。

第一，干部人事档案工作服务于干部组织工作，作为干部任前考察的一个关键环节，在考察培养干部中发挥着巨大的作用。通过档案材料真实性鉴定，考察干部的政治觉悟，是否对党和组织忠诚，作风是否正派;通过对档案内容梳理及核实，考察干部的资历、履历是否符合干部任职要求，奠定干部选拔任用的基础。

第二，干部人事档案工作应当作为岗位配置和人才利用的重要基础依据。人事档案可以反映一个人的学习经历和工作经历，虽然人事部门已经掌握了职工的基础信息，但不够全面，特别是对于一些研究生以上学历的人员，只掌握最高学历情况，对于之前的履历没有存档，通过人事档案工作，可以更全面地了解职工经历，结合其档案中的评价、鉴定资料，也可以对员工的性格、工作特点做一个更立体的了解，有助于结合员工特点开展岗位匹配及人才选拔。

第三，人事档案工作与党建、监督等工作密切关系。人事档案工作应当与党建工作联动起来，党员完成入党转正手续之后，要及时将党员材料归档到干部人事档案中。此外，人事档案中需要归档的处分材料、奖励材料等也需要由相关部门及时归档。这就要求人事档案管理工作与相关部门工作相联系，加强各部门的档案重要性意识，做到信息共享，确保重要档案材料都能够及时归档，避免遗漏。

第四，国有企业可以在现有人事档案管理的基础上，进一步探索和推进人事档案信息化工作，研究和改進档案的保管方法和保护技术，逐步建立起干部人事档案的科学利用机制，为干部资源配置、干部队伍宏观管理和选拔、推荐人才等工作提供精准高效的服务。

参考文献：

[1]李薇，王琳，韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017（05）：80-87.

[2]文松.对人事档案管理工作改进的一点思考[J].兰台世界，2018（07）：36-38.

（作者单位：华电电力科学研究院有限公司）