创新电子档案管理 服务公路事业高效发展

秦贞凤

引 言

公路事业对于我国的基础建设事业有着至关重要的影响，为此实践中针对公路事业的发展与进步的探讨、研究热度越来越高，形成了许多有利于服务公路事业高效发展的成果。电子档案管理属于当前公路事业档案管理的一种常见形式，针对电子档案管理体系进行创新、优化，属于公路事业高效发展必须要做的。公路系统档案管理水平影响着社会的方方面面，需要重视电子档案管理水平与时代发展水平之间的适应性，以便于有效提高公路事业发展的整体效率，使得公路系统可以创造更高的经济价值。

公路系统电子档案管理存在的问题

电子档案管理基础设施水平较低

公路事业的发展对档案管理系统具有一定的依赖性，不过目前公路系统的档案管理基础设施水平较低，一些单位的档案管理甚至尚未=采用电子形式，对具体工作造成了消极的影响。很多已经应用了电子档案管理系统的单位，则由于不及时升级管理系统或者管理软件，电子档案管理的整体效率也比较低。最常见的情况是，虽开始应用电子档案管理但仅仅依靠电脑、打印机、复印机等基础设备，无法有效地整合电子档案内容。扫描仪、刻录机、数据库服务器等属于大部分公路系统单位十分缺乏的基础设施设备，这些硬软件设备如果长期缺乏，增加了电子档案管理人员的工作难度，限制了电子档案管理工作的开展。

档案管理人员综合素养较低

进入到大数据时代之后，很多公路系统的单位都开始应用电子档案管理软件系统，但是由于档案管理人员的综合素养不够，导致电子档案管理工作水平并未达到预期。很多单位的档案管理人员不仅专业知识没有跟上时代发展的步伐，其计算机水平以及软件应用水平也没有提升，无法完成电子档案管理工作。目前很多单位的档案管理人员都属于年纪偏大，且并未接受组织培训学习先进的档案管理技术与方法的员工，对于电子档案管理工作的重视程度也不高，增加了公路系统单位的用人负担。此外从公路系统的基本情况来，很多单位针对档案管理人员的招聘频率较低，使得档案管理人员缺乏竞争意识，对于电子档案管理的相关技术与知识的学习积极性较差。

电子档案管理存在安全隐患

电子档案管理尽管与传统的档案管理手段相比具有高效性，也能够节约物理空间，安全水平也明显提高，但是不得不承认的是电子档案管理同样面临着一系列的安全隐患。一些单位对于电子档案管理的软件、系统升级不及时，以至于存在大量的安全漏洞，档案信息容易被泄露、盗取，并被不法分子利用的情况。此外电子档案的信息容易被有意或无意的更改，丢失数据的几率仍然比较大。再加上电子档案的存储介质可能被破坏，所以电子档案管理工作的难度不比传统档案管理手段小。很多档案管理人员的技术不娴熟，专业知识不扎实，在管理电子档案的时候容易操作失误，增加了档案的安全风险。

电子档案管理软件水平较低

电子档案管理水平的高低与电子档案管理软件之间存在着紧密联系，如果电子档案管理软件的开发水平没有达到电子档案管理的需求，则会导致电子档案管理工作低效开展，会限制公路事业的发展和进步。很多公路系统单位的电子档案管理软件都是0A办公系统，这种系统存在很多的滞后性，办公软件无法适应档案管理的基本需求，甚至无法与档案管理系统之间建立起链接，文件共享无法完成，则不利于电子档案的高效利用，同样会影响到公路事业的发展和进步。此外很多单位对于档案管理系统的重视程度不够，长期沿用低效的管理系统，不注重软件系统的升级，无法完成远程登录等任务，在大数据时代下这种电子档案管理系统显然会加重公路事业的管理负担。

电子档案管理制度缺乏科学性

公路事业的高效发展需要建立在很多的基础条件之上，目前公路事业尚未达到高效发展的目标，与公路系统内部很多单位的电子档案管理制度缺乏科学性有关。电子档案管理还处于不断地发展和进步的状态中，相应的管理制度确实存在大量的不足，以至于很多档案管理工作缺少依据，一旦出现了问题无法落实到责任人，档案管理工作的整体操作性较差，整个单位内部的科学管理氛围没有形成，档案管理工作的不足之处越来越明显。電子档案管理制度缺乏科学性表现在多个方面，比如针对电子档案管理人员的管理缺乏科学性，针对电子档案管理软件的升级与优化缺乏明确性，这些都一定程度上限制了公路事业的进一步发展壮大。

创新电子档案管理服务公路事业高效发展的策略

完善电子档案管理基础设施

公路事业的高效发展需要完善的基础设施加以支撑，电子档案管理基础设施作为重要的基础设施，应当尽快加以完善。可以从实际情况出发，明确电子档案管理工作开展缺乏的基础设施设备，从而逐一地加以完善、优化。应当重视电子档案的储存管理，选择最适合单位管理需求的储存设备，确保电子档案的硬软件设备都能够满足电子档案管理工作的基本需求。电子档案管理的存储设备除了要具备容量大的特点之外，还应当具备过硬的质量，能够在运行过程中保持顺畅，故障发生的几率较低，不会给电子档案管理人员造成工作方面的麻烦。为了更进一步地提高电子档案管理基础设施水平，还需要配备与存储硬件相匹配的备份硬件。

增强档案管理人员的综合素养

创新电子档案管理对人才的要求非常高，单位应当重视档案管理人员综合素养的提升，可以积极地组织档案管理人员参加学习、培训活动，使得他们能够不断地提高档案管理专业知识和技术，并且在单位内形成良性的竞争氛围。除此之外，在档案管理人员的招聘方面也需要下功夫，选择具有档案管理专业背景的人才，并且要在正式到岗之前针对这些管理人员进行培训，以便于他们可以适应单位的档案管理需求。结合现有的情况来看，档案管理人员的工作积极性较低，单位应当制定符合档案管理工作现状的激励制度、奖惩制度等，使得工作人员可以看到自身面临的职业困境，从而形成自我提升的意识，不断地增强档案管理水平。

解决电子档案管理安全隐患

电子档案管理的安全隐患必须要得到解决，而且要提前做好预防工作，最大程度地避免安全隐患。从实际情况出发，利用大数据技术开展电子档案管理工作的安全隐患排查工作，做好员工的安全培训，使得档案管理人员科学应用电子档案管理软件与系统，并及时地升级软件和系统，通过科学的方案避免安全隐患。电子档案应当配备相应的杀毒软件、防火墙软件等，做好电子档案系统的安全隐患排查工作。

加快电子档案管理软件升级

电子档案管理软件的升级要从软件的开发着手，投入足够的人力、财力以及物理，使得软件的综合水平达到基本的预期。电子档案检索查询系统要尽快构建，从而达到电子档案数据层次化处理的效果。针对系统软件进行权限等级设置，构建安全防御环境，在有效识别了查询者身份和权限的情况下方可以使用电子档案。

构建完善的电子档案管理制度

电子档案管理制度的完善需要从提高档案信息搜集、整理、提取的一体化水平着手。在此基础之上制定相应的全过程监控记录制度，使得各个环节的工作都能够被监督，从而预防档案被篡改、盗取。电子档案管理制度的完善可以吸收档案管理人员的意见，从而更好地优化管理细节，降低管理过程中的各种违规行为。通过现有的电子档案管理经验来构建电子档案管理制度，可以及时地规范电子档案管理人员的行为。在电子档案管理制度中融入具体的考核制度，以增强档案管理人员对于档案管理工作的重视程度。

结束语

综上所述，创新电子档案管理的目的是服务公路事业的高效发展目标，为此需要从公路系统现有的档案管理体系现状出发，整理出需要创新发展的重点、难点，从而吸收先进的电子档案管理技术以及专业化的电子档案管理人才，在完善的电子档案管理制度的支撑下不断地增强电子档案管理的整体水平，使得电子档案管理工作可以顺利开展，有效避免各个环节的安全隐患，最大程度地降低电子档案管理的安全风险，使得公路事业的发展拥有更有利的条件。

（昌乐县公路事业发展中心）

参考文献：

[1]高愛民，张长林. 基于电子文件管理的公路建设项目信息不对称问题研究[C]//.2019世界交通运输大会论文集（上）.[出版者不详]，2019：364-372..

[2]何海燕.探究高速公路档案管理工作中电子信息化管理的重要作用[J].办公室业务，2017（05）：59.

[3]张腊琴.定西公路系统加强档案规范化管理的做法和体会[J].档案，2015（06）：57-59.

[4]王巍. 进入电子信息时代的档案管理——安徽省公路勘测设计院综合档案网络管理系统综述[C]//.中国公路学会计算机应用学会2002年年会学术论文集.，2002：253-255.