大数据时代高校人事档案管理的信息化建设研究

陈 晨

（太原理工大学，太原 030024）

近年来，随着大数据时代的到来，我国高校积极创新人事档案管理信息化建设，逐步对有关的人事档案管理进行制度体系规范改革，利用先进的科学技术完善管理水平，创建管理平台，慢慢通过信息化平台的管理摆脱传统人事档案的手工管理模式，实现了档案数据信息收集、储存、分析等全数字化操作，为我国高校开展人力资源管理工作提供了更加优化的管理模式。

一、高校人事档案管理的特点分析

（一）复杂性

由于高校的人员组成比较复杂，因此对于人事档案管理而言，同样存在一些较复杂的工作。档案管理对于高校这种容纳多种人员的集体而言，其管理内容也覆盖比较大的范围。较其他行业而言，具有广泛性和复杂性的特点。此外，高校的人员依据职能的多样化，一般会将高校人事档案简单地分为学生档案和职工档案两个类别。其中对于高校教职工的人事档案又依据不同人员的职称高低而分成几个等级，有的学校依据学位的等级特点，进行档案的分类管理，而学生的档案也可根据学籍特点进行分类整理。就目前我国高校的档案管理工作而言，常对包括行政管理、教学方案、科学研究、后勤管理等各个方面的内容进行综合档案管理。一旦高校人员出现较大的流动性，就会增加人事档案管理的工作量。因此，相较于传统档案管理而言，在大数据时代利用信息化手段能够更好地完善档案管理工作，提高管理的效率，对于高校的发展而言具有非常重大的意义，能够对高校因人事档案管理而造成的风险进行有效规避，减少高校运营过程中所面对的问题，为高等学校的可持续发展贡献力量。

（二）社会性

我国高等学校是高质量高水平人才的集聚地，并且同时承担着培养我国优秀人才的重要任务。大量的科技创新及技术发展需要依靠优秀的人才来进行不断的创新创造，由此可见，高校作为重要的人才培养基地需要不断从社会中获取丰富的优质生源，并且要承担培养人才的责任，许多优秀的学生在毕业之后会源源不断地流入社会当中，在各行各业发挥自己的聪明才智，而高校的主要教学任务也是为各行各业培养顶尖的人才，以此来解决社会发展进程中存在的各种难题，进而推动我国社会的进步。因此，高校需要充分重视对优秀人才档案的管理工作，包括要对高校教职工及人员的相关科研成果进行档案管理。专利申请、技术转让、鉴定结果等方面的档案资源，也是高校档案管理工作的一部分。高校的档案管理工作要在社会发展进程中提供沟通和联系的桥梁，保证人才档案的有序性和连贯性，并且在向社会输入人才的过程中能够完整地交接档案，确保有据可查。由此可见，高校的人事档案管理工作与社会发展有着非常密切的关系。

（三）系统性

由于高校人事档案管理工作涉及多种内容管理，其内容分类数量较多，需要涉及多个部门的管理和合作，因此具有一定的系统性特点。高校人事档案管理也呈现出多样化的特点，具体表现在内容载体等方面，高校的档案管理涉及人员的个人信息和资料，以及所获得的各类凭证等资料，因此会建立一定的电子档案。目前，高校人事档案管理以纸质档案为主，配合实物档案进行系统管理，依据不同的人员特征构建有针对性的档案管理系统。采用信息化的技术进行系统管理，根据档案管理的不同阶段，可以分为档案查阅、整理及传输等环节，各个环节之间环环相扣，缺一不可，其系统性的特征赋予档案管理规范性的优势。

（四）通用性

我国各大高校在人才培养及人才的管理上具有一定的共性，大多数高校的人事档案管理都大同小异，因此高校人事档案管理的模式有着一定的普遍实用性。随着科学技术的发展，高校的人事档案趋于信息化建设，因此可以借鉴成功的方式方法不断更新覆盖旧的档案管理模式。

二、大数据时代高校人事档案管理信息化建设的现状

（一）人事档案管理信息化建设配置专门化、科学化需重视

尽管现代高校人事档案管理信息化建设已经在逐步发展中，但是大部分人事档案管理内容不够专业化和科学化，人事档案信息主要记录在校职工的一些过往工作经历，对于职工的近期工作情况及状态无法及时反映。此外，人事档案中对于职工的个人能力考评评价缺乏专门的记录，部分高校的人事档案管理比较混乱，没有引起人力资源管理部门的足够重视，导致在信息化建设过程中，对于人事档案信息的存档出现不规范操作的行为。出于历史或落后的人力管理水平，少部分档案造假行为严重地影响了人事档案信息的真实性，无法发挥人力资源管理的最大价值。由于大部分高校对于人事档案管理重视程度不高，在信息化建设过程中，缺乏信息化的数据分析能力，没有相应的人事管理整合，无法为高校的人力资源管理提供决策依据。

（二）人事档案信息化管理平台专业化程度有差距

目前，许多高校对于人事档案管理的需求不一致，因此所使用的平台也不一样。由于大量的人事档案数据获取的渠道较为单一，受到范围限制，无法准确反映高校所需的教职工能力信息，不能实现人力资源的最优化配置。由此可见，高校的人事档案信息化管理平台缺乏统一性，无法实现有效的资源共享功能，并且在专业化程度上具有一定的差距。人事档案一般为叙述性内容，在平台的建设过程中，部分高校没有对教职工的近期工作情况进行收集，不同阶段的教职工的工作能力水平无法通过平台进行有效反映，大部分高校的管理平台仅仅是对基础信息进行收集整理，缺乏专业、完善、统一的数据信息管理平台，人力资源部门在处理相关人事数据时存在效率低下的问题，无法有效应用当下高校的综合档案信息。

（三）人事档案信息业务工作需要标准精细化、管理规范化

尽管人事档案管理信息化建设有助于高校有效率地处理大量的人事信息，在提高人事管理效率和质量方面确实起到了一定的作用，但是随着互联网技术的发展，数据的安全性问题也逐渐暴露出来，高校在进行人事档案管理的过程中，由于不规范的操作及信息存储的简约性，导致大量的人事信息数据泄露。目前，对人事档案信息系统中的数据一般通过账户密码及计算机基础的防火墙进行保护，但是由于高校管理人员对于信息业务工作的处理不够精细化，在管理上比较松散，在制度上没有约束，并且没有信息安全防护意识，导致过于简单的账户密码和防护技术被恶意破解，出现数据被窃取的问题，引发了信息泄露的风险，这种风险无疑是高校负责人和教职工都非常担心的问题，需要引起重视。

（四）人事档案管理人员的专门化水平待加强

高校对于人事档案信息化建设不够重视，缺乏必要的资金投入，无论是设备投入还是人力资源的投入都不够充足，导致档案管理水平低下。人事档案配套设施不够健全，妨碍了高校人事档案信息化建设的良好发展。部分高校的档案管理人员缺乏专业的操作水平，人事档案管理信息化建设的专业化人才严重缺乏。当前，高校使用的档案管理软件主要是自主研发的平台，其功能较为单一，只做基础的信息存储和查阅，并且档案管理人员不少是由教职工兼任的，没有配备专业的经过长期培训、有充足工作经验的档案管理人员进行档案信息管理，没有发挥管理应有的作用。长期以来，高校人事档案管理没有体现时代变化的特点，更没有与时俱进的特征，深受传统观念的影响，人事档案的查阅及传输存在许多不规范的地方，导致无法对现实中的教职工的工作表现进行有效的补充，档案资料的完整性存在与现实不符的情况，提供的参考资料缺乏依据，不利于高校发挥人才档案管理的作用。

三、大数据时代高校人事档案管理信息化建设的有效策略

（一）加强大数据信息化建设宣传，提高信息化管理意识

在大数据信息时代，高校能够对庞大的数据进行有效的分析和管理，全面提高整体的管理水平。相关领导人员需要重视信息处理技术在人事档案管理过程中的应用，提高大数据信息化建设的宣传力度，可邀请专业的大数据专业人员来高校进行培训和交流，组织档案相关部门展开信息化建设专题会议进行讨论，逐步在各部门中提高大数据理念的发展意识，通过有效的宣传，帮助高校建立有个性化需求的档案管理信息化建设方案。最重要的是，高校的档案管理工作要体现与时俱进的管理理念，基于以人为本的理念，不断通过档案系统管理实现人才引进，积极创新管理模式，不断满足日益增长的档案管理需求，提高教职工对于信息化建设的认同，营造主动学习信息化管理方式的氛围，为高校科研教育阵地提供信息化的管理基础。

（二）加快高校人事档案管理信息化平台建设

对于人事档案的管理首先需要依托一个具有强大管理功能的平台，其次需要收集教职工全面的档案信息，包括各方面的工作经历和工作内容的完成度等，以构建完善的人事档案数据库，建立专业的信息化管理平台。按照高校对于人力资源的管理需求制定个性化的功能，按照分类标准，对已有的人事数据库进行整理和归纳，实现各部门的人事数据信息对接。同时，还要建立实时更新的数据收集机制，能够将各部门教职工的近期工作动态进行数据录入，如工作业绩、科研教学、考勤数据等，不断完善数据库的信息。还可以利用大数据信息对人事数据进行有效分析和预测，为人员的管理和预测提供科学的决策依据。通过改变传统被动管理档案的形态，营造主动管理的趋势，积极为人力资源开发创造可发展的平台，借助信息化平台的操作优势，将纸质档案进行扫描整理，结合实际人才对于档案管理的需求，不断满足人才档案管理完整性和分类性的特征。同时，对于档案内容要充分核对，确保在传统转变信息化建设的进程中，不会对高校的人事档案造成遗漏和损坏，满足社会对于人才决策的需求。

（三）完善基础设施建设，加快人才队伍培养

高校需要加大对人事档案信息化建设的资金投入，不断完善与之配套的基础设施，如电脑、扫描仪、局域网的建设等。高校不仅要完善硬件设施，还要加大软件平台的研发力度，不断完善相关功能。一方面，需要对档案管理信息化技术人才进行重点培养，成立专门的研发小组，不断满足日渐增多的人力资源管理需求，构建与社会发展相适应的管理体系，实现人才的优化配置；另一方面，需要加强对档案管理操作人员的专业培训，提高计算机操作水平，在掌握必要的理论管理知识的基础上，注重实际操作能力的培养，加快人才队伍的培养，建立高水平的档案管理人员队伍，夯实人才根基。传统的人事档案包含的教职工或者学生的资料信息有限，无法为评估人才提供有效的参考，依托信息化建设平台，可以不断丰富基础设施，在档案管理内容中充分反映人才的专业水平及业务能力，为人才选拔提供决策条件。高校应增加有关科研成果及科研技术创新的档案内容，最大限度地挖掘人才价值，通过专业化管理人员培养，进一步增强各部门的协作，提高档案资料整理的效率，满足人才的多样化需求。

（四）提高高校人事档案管理系统运行的安全性

高校在健全信息化建设时，需要按照有关规章制度严格规范档案管理人员的操作行为，明确管理人员的工作职责，确保人事档案信息数据的真实性和安全性，要使用用户安全认证，提高信息技术的安全防护性能，在人事档案查阅和修改的权限上严格审批程序，禁止非法传播人事信息。可以通过设置访客信息记录等电子台账及时发现异常操作，避免出现数据信息泄露，提高人事信息平台的安全性。现如今，大数据时代所面临的档案风险已经从传统的档案储存变成档案信息泄露，因此系统的安全性能关系到高校的人才培养作用的发挥，学生及教职工的个人档案信息需要慎重保管和储存，在输送的过程中也需要密切监督，避免档案信息造假或者非法利用，完善网络化平台的安全建设，充分发挥高校转变档案管理工作的利用价值，拓宽高效服务人才的渠道，为人才引进发挥高校教育的价值。

结 语

综上所述，高校在进行人事档案管理建设的进程中，信息化建设必不可少，但是在实际操作过程中仍然面临较大的挑战，因此高校人事档案管理工作需要发挥核心作用，完善系统开发功能，确保人才在培养和输送的过程中不会出现档案管理问题。如果想要将高校人事档案管理的最大价值有效发挥出来，就必须更好地推动高校信息化平台建设，确保人才档案管理的内容完整性和有序性不受破坏，进而为高校教育打下坚实的档案管理基础。