新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策

李 玲

(重庆科创职业学院，重庆 402160)

1 高校档案信息数字化建设现状分析

高校档案馆作为能够永久保存和管理档案资料的事业机构，对推动我国社会教育改革以及增强教学质量都有着重要影响。随着科学技术的不断进步，高校档案管理的建设水平也在不断提高，如何展开数字化档案管理，确保数字档案安全保管和之后的各项工作稳步展开，提高高校数字化便成了首屈一指的头等任务。

为顺应高校档案馆数字化建设的趋势，重庆各高校档案馆对于数字化的建设也相继提上了日程，各大型综合大学已经相继完成了数字化档案馆的建设，部分高校已经在建设过程中。例：重庆大学、西南大学已经完成了馆藏档案的数字化建设并投入使用；西南政法大学、重庆理工大学、四川美术学院、重庆交通大学、重庆财经职业学院、重庆科技学院等已开始数字档案馆的建设，部分如渝北区职教中心、工职学院也将档案数字化建设提上了档案管理工作的日程。

总而言之，高等院校档案室藏有大量档案资料和文件,这样一大批浩如烟海的档案资料,通过实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放,使档案管理部门实现从保管、利用职能向信息采集、管理和服务职能的转变,实现档案资源的合理配置、科学管理,为公众提供高效、优质的服务。高校档案数字化建设是满足国家档案管理要求、顺应社会发展，是高校建设发展的必然举措。

2 档案数字化的意义

档案数字化通俗一点理解就是利用数字图像技术对档案进行进一步的转化，将档案由此前单一的图片、文字形式通过扫描或者电脑摄像头转化为可以存储的电子信息，进而在电脑上可以对收集的数据信息做加工处理，一般需要涉及的流程有图像的输入、储存、处理以及图像输出。

2.1 有效保护原始档案

在开展档案数字化建设前，工作人员需要频繁重复调阅原始纸质档案，频繁调档很有可能出现档案归档位置错误、档案丢失损毁等情况。而档案数字化建设完成后，档案的查阅依赖于计算机信息技术，纸质档案就可以得到很好的保护，有利于长期管理。档案在开展数字化建设的同时，进行规范化整理，有助于达成高校档案室建设达标的需求。

2.2 提高档案的保密性

档案数字化建设以及电子档案系统完成后，更加高效地满足公安、检察院、法院、律师事务所等社会单位以及高校内部日常档案查档的需要，并根据相应的查询权限引导查询相应的档案内容。

2.3 提高工作效率

工作人员充分利用计算机信息化技术，在电脑上就可以查询和核对项目的原始资料，大大减少了去库房翻阅、提取原始纸质档案的时间。

2.4 实现网络信息共享

可提供远程对内、对外多人同时进行档案查询，解决了因纸质档案借出而无法满足其他人查询利用的问题。

3 档案数字化加工

档案数字化加工，是一项工程浩大的项目建设，特别是在高职院校首次开展档案数字化建设，工作千头万绪，经验不足，以及工作人员人手、精力有限的情况下，要特别注意以下几个方面。

3.1 档案出库

高职院校开展纸质档案数字化加工项目建设涉及档案数量大，资料价值重。档案的正常规范领取是保障档案安全的重要前提。根据数字化加工项目合作公司进行长期大批量数据加工的经验，结合院校档案室本项目实际情况，原始档案出库应注意以下细节：制订合理的档案领取归还制度，专人负责，责任落实到人；按照案卷号的顺序进行领取，不影响日常档案查询；填写“档案领还单”，明确记录领取批次号、双方交接人、盒数卷数等相关信息；减少出入库批次，降低档案馆工作人员的工作强度。

3.2 档案拆档

对已装订的档案进行扫描前的拆除，拆除时先查看原装订方式，按原装订顺序拆除，注意保护档案不受损害。根据文字和图纸的区别，进行分类存放，便于不同的扫描仪按不同幅面加工。

3.3 纸张修复

年代久远折痕较深、破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行修复。折皱不平影响扫描质量的原件应进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描；对原件破损的档案，根据处理要求小心修补或粘贴。破损老案卷的修复裱糊成效应达到“薄、光、平、软、长”5个技术要求。

3.4 档案扫描

根据不同图幅尺寸，选用不同扫描仪进行加工，在规定标准前提下，调整扫描仪的参数，使图像效果达到最佳。控制对象：图像分辨率满足300 dpi标准；文字资料采用TIFF格式，图纸资料采用JPG格式；对不规则图纸扫描，保证图纸扫描后无多余或者丢失信息；超过扫描仪最大图幅的图纸分区扫描后，进行整合拼接。

3.5 图像命名

将图像资料与文字资料进行案卷级整合，对照文字资料的文件名，图像资料按照档案实际件号、页码进行编辑，便于数据与原始档案的对接以及数据审核复查。

3.6 图像处理

按照要求，对文字资料进行倾斜校正、去黑边、去装订孔等，对扫描的图纸适当调节对比度与亮度。不能一次扫描的，进行技术拼接。

3.7 数据导入

对加工的成果数据，完整齐全的导入档案信息管理系统，将采集的目录数据和扫描的影像数据进行有机结合，形成高品质的数字化成果，向院校师生以及社会提供成果数据利用。

3.8 档案装订

对拆除扫描后的原始档案按照原有装订模式进行还原性装订。对已经挂接数据进行校核，检查挂接图像与目录是否一一对应，上传图像数据数量是否准确。

3.9 档案归还

档案卷盒清晰标注扫描标识后双方点收并填写档案领还单入库。

3.10 数据备份

所有扫描原文挂接服务器后，按照备份要求对加工成果数据采用移动硬盘备份。

3.11 数据录入

通过综合管理系统平台端口，在平台系统实现项目级、案卷级、文件级的基础信息采集，录入字段应符合当下国家档案主管部门对高职档案工作的录入要求，并建立相应档号。

4 新时期高校档案信息数字化建设面临的问题

新时期高校档案信息数字化建设对于高校档案工作的推进、发展至关重要。由于高校档案信息数字化建设起步时间较晚，现实建设过程中进程慢、成效不佳，还存在诸多技术性的管理问题亟待解决。

4.1 档案人员的素质整体水平不高

档案管理人员综合能力素质无法满足档案数字化管理的需求，很多档案管理人员专业水平不够，缺乏创新意识，没有足够的专业思维。尤其是在新时代的数字化档案建设中，既要精通档案的业务知识，还要了解计算机的操作使用；既要能处理档案业务工作，还要懂现代化管理技术。但是受当下档案工作的局限，很多高校在这方面的人才培养比较缺乏，从而导致目前整体队伍素质偏低，很多档案管理人员学识不够，年纪偏大，在一定程度上阻碍了高校档案管理的工作长期稳定发展。

4.2 对档案数字化建设认识不足

从管理层面上分析，档案工作者对档案信息数字化理解不够，部分高校管理者由于对档案工作的不重视、思想老旧，认为档案数字化建设的费用高、风险大、安全性缺乏保障，因此档案数字化的建设一直处在停滞不前的状态。一般档案管理人员认为只要做好日常档案工作就可以，对档案信息数字化建设不太感兴趣，甚至觉得麻烦。虽然已有高校在逐步实施档案信息数字化建设，但是其过程并不完整，缺乏科学的规划，不仅数字化建设成效甚微，还让数字化过程变得更加杂乱无章，也没有切合自身实际做出针对性的改善，放大了数字化中的小问题。

4.3 数字化过程缺乏统一标准

结合当前各个高校的档案数字化建设情况来看，大家都是根据自身的实际和档案工作发展需要，各有各的建设模式和建设标准，缺乏一个统一的、权威的数字化建设标准和规范进行引导，指导各个高校开展档案信息数字化建设。开展纸质档案数字化建设也没有统一、权威的技术标准可供参考，一旦实际工作中发现档案信息数字化的水平不达标，容易导致重复劳动、数据冗余的情况出现。

5 高校档案信息数字化建设的对策

5.1 不断健全、完善档案数字化建设过程

要清楚认识到档案信息数字化建设是一项庞大的、系统性的信息工程，在启动数字化建设项目之前，要开展全面论证，做好精心策划、部署。

其建设流程通常可以分为以下两部分：①结合自身实际情况，把握大的环境方向。要想确保档案数字化完整、全面，需要充分发挥建设的实际作用，严格按照建设方案的标准执行，根据方案完善数字化建设的各个顺序、层次。②根据数字化档案管理的内容和要求，做到循序渐进，例如先确定哪些档案需要数字化，哪些不需要，按照档案的类型、主题以及时间性做统一的安排。

档案数字化的处理工作要体现价值意义，分清主次，将一些有价值意义的内容优先处理。这一步骤通过对库存档案的筛选、鉴定，还能简化档案内容，突出档案重点，将数字化的档案管理赋予更多意义。确保数字化工作能够有序进行。避免了数据冗余或者内容重复造成的馆内储存负荷。比如在进行教学类的学籍档案整理时，根据历届毕业生的学生卡、学籍表以及毕业生登记表等进行优先数字化，突出有用的信息价值，然后再进行下一步的分类处理，使档案数字化管理做到有分类、有重点。

5.2 建立统一标准，规范化管理

数字化档案信息建设作为一种信息的编辑过程和处理手段，最为关键和重要的地方便是建立统一标准。档案信息处理要突出档案管理的标准性，充分利用档案信息化系统管理平台，制定统一的管理模式。建立高校档案信息共享平台，规范数字化标准内容，采用国家认定的标准体系。除了管理体制统一化，档案信息数字化管理的软、硬件配置标准也要统一。要防止因设备配置不匹配或软件相互不兼容而出现的数字化档案管理偏差，避免因不规范而造成人力、物力、财力的浪费。

各大高校在运用数字化档案管理时，要按照国家档案信息数字化管理规范、标准，制定符合本校实际的档案信息现代化管理的标准化体系，并根据该标准体系，在日常档案管理工作中严格遵守。只有不断完善档案数字化建立的过程，在之后的数据资源共享中就能少走弯路，提升档案的信息价值，凸显资源共享的意义。

5.3 施行双轨性归档，提升工作价值

档案信息数字化的建设与开发利用工作：①对原有的馆藏纸质档案通过扫描、加工和处理、转换成数字的形式储存；②对目前产生的各类电子文件(载体)进行及时归档、整理与保存,努力建构完整而真实有用的电子文档体系。

要将线上线下的档案信息数字化建设同步进行，同步运转。当前诸多高校实行OA系统办公公文运转模式日渐成熟，其是高校电子文件的主要来源。施行双轨制归档，能减少同样内容的两种形式的文件重复或部分重复办理给档案管理人员工作所带来的工作重复。“双轨制”归档流程起始并贯穿于文件运行处理阶段过程，当电子文件流转结束后形成电子文件和纸质文件，电子文件便通过OA系统与档案信息化管理系统间兼容对接网络模式直接存档于档案信息数字化管理系统中；纸质文件由档案管理人员对应电子文件的存档顺序位置存入档案库房。

5.4 实事求是，讲究效率

当前很多高校档案馆内的数据信息繁杂多样，不管是将什么类型的档案进行信息数字化，在客观上都要保证其档案的真实性和有效性，对数据进行最大化的真实还原。在档案信息数字化建设中要重视数字化工作效率和结果的完整性。目前有许多高校档案管理对数字化的信息建设都表现得比较敷衍，仅仅只是为了完成档案信息数字化建设，而没有将信息数字化做到完全真实还原，从而导致了数字化信息结果的偏差。

注重实事求是，不能只停留在最大化真实还原层面，在保质保量的前提下充分发挥其优势，再深入发挥其价值潜力才是未来数字化档案工作的重中之重。

5.5 积极引进和培养档案数字化人才

档案数字化建设工作作为一项技术性工作，需要有一定计算机基础的团队才能协助完成。因此，高校数字化档案管理者要突出人才优势，引进一些懂计算机技能的复合型人才，组建一支数字化信息的专业队伍，才能真正发挥数字化档案管理的各项优势，确保数字化档案管理稳步展开。同时，也要积极组织开展在岗档案管理人员的继续教育培训，加强对档案管理人员的能力素质提升，加大对专业人才的培养力度，提升档案管理人员的档案意识、综合能力素质，提高工作效率。

6 结束语

当前有许多高校档案管理人员并未真正理解、意识到信息数字化的真正含义，其认识依旧还停留在对纸质档案转化成数字形式的认识。忽略了电子信息储存的真正含义，对数字化的工作缺乏深入的认识和理解，从而造成了数字化信息价值发挥不充分，未能完全体现数字化信息的便捷。所以，数字化的信息档案管理需要深入挖掘其蕴含的丰富意义，充分发挥档案信息数字化管理的优势，才能真正做到对人力、物力资源的节约，给高校的档案管理工作带来益处，为社会发展创造经济效益。