论如何建立系统规范的出版社校对工作程序

李晓春

（四川民族出版社）

出版社的校对就是校对人员对原稿件进行核对，校正其中存在的错误，对于其中有疑议的部分及时和编辑或原作者沟通，并加以纠正。这是出版的最后一道工序，也是关乎出版物质量的最后一道关卡[1]。因此，一个合格的校对工作者不能只是检查排版格式，还需要具有敏锐的观察力来发现错误。对于有疑议的部分，能够按照规范的工作程序，第一时间联系作者进行核实，这样才能为广大读者提供高质量的出版物。

一、强化出版社校对工作的必要性

出版物是一种信息载体，传播思想文化和理论知识等，这些被传播的内容得以借助出版物流传于世。如果出版物中存在错误，那么不仅会影响出版社的声誉，甚至还会带来学术、政治等方面的影响，这种影响将会是难以估量的。所谓校对工作就是为了避免此类问题的发生，确保通过出版物所传播的内容准确无误、字词准确，不会产生错误和歧义，将一切问题都消灭于出版物问世前。校对工作是编辑工作的延续和补充，是对作者和读者的负责，是出版工作中必不可少的重要工作环节。校对工作的要求比较高，校对人员不仅要有较高的文字功底，还要具备广阔的知识面，且还要具备足够的耐心、责任心。在工作时需要从两方面入手，一是校异同，另一个是校是非。前者是检查打印样稿和作者原稿是否有出入，是否存在录入错误的问题[2]。后者则是提出疑问，找出作者文章中存在疑议的部分或是有争议的部分，和作者沟通、商讨，消除任何疑点。如果校对人员不能及时有效地发现错误，找出疑点，那么这些有错误、有问题的信息将会随着出版物传播出去，不仅会影响工作质量，还可能面临法律风险、政治风险，威胁出版社的生存和发展，并带来不良的社会舆论，还会随着出版物的传播，导致错误的信息流传。因此校对工作看似是规模不大的工作，但是一旦出现错误，可能造成的影响将会无法估量。所以出版社必须加强校对工作，以规范系统的校对工作程序，保障校对工作质量。

二、构建系统规范的出版社校对工作程序

（一）校对工作的高效合理配置

要想实现系统规范的校对工作，首先应当对校对工作进行合理的配置安排。当前已经进入到了信息化时代，随着网络信息技术的普及，交稿的方式也不再是以往的手写稿，而是借助网络信息技术传送电子稿，电子打印稿实现了原稿和样稿两者的合二为一[3]。如此一来，编辑就能直接编辑订正电子打印稿，排版工作者根据编辑加工后的电子稿进行排版，最后由校对人员进行校对。在技术革新的背景下，校对工作也发生了重大变化，那么工作配置也需要加以重构，具体应从以下几个方面入手：

1.集体交叉校对和责任校对相结合

专业校对是校对工作的核心，因此责任校对人员必须安排具备中级以上职称的人员或者具备丰富经验、专业技能过硬的校对人员来负责。且不能采用一人包校的方式，避免固定思维或其知识局限导致无法将错误识别出来，应当采用集体交叉校对和责任校对结合的方式，三个校次需要安排不同的校对工作者负责，绝不能一人独揽。采用集体交叉校对和责任校对相结合的校对工作方式，可以形成互查互检的工作机制，能有效提升校对工作的质量。

2.统筹兼顾 人尽其才

根据校对人员的工作经验、文化水平、专业特长，负责不同类型稿件的校对工作。将校对人员安排到各自比较擅长的领域，校对相关稿件，这样更能及时有效地找出错误，做到人尽其才，提高校对工作的效率。校对人员通常是文科专业人员较多，理工类专业人员较少。如果近期理工类稿件较多，那么应当合理安排工作时间，提前抽调比较擅长理工领域的人员，让他们腾出空来，专门负责此类稿件的校对工作[4]。另外需要注意，校对人员擅长或喜欢钻研的领域，并不一定等于他们所学的专业。比如有的中文系毕业的校对人员，业余时间喜欢了解医学知识。一些古汉语专业人员，业余时间喜欢钻研外语，因此还可根据校对人员业余时间的兴趣爱好来挖掘潜能，并调动校对人员业余时间丰富知识的积极性，不断提升自己的知识涉猎范围，有助于提高校对工作的质量。

3.新老搭配的合作机制

校对人员配置可以采用新老搭配的方式。资历老的校对工作者经验丰富、技能过硬，但在信息技术的操作方面相对薄弱[5]。而新人的经验明显不如老校对工作者，但他们接受了更多新知识、新技术，对于信息系统的上手能力也更快更好。因此可采用新老搭配的方式相互促进，达到一加一大于二的互助效果。

（二）建立系统规范的校对工作流程

校对工作需要严格按照规范的校对流程进行。在排版完成后，需要先进行毛校，之后安排三个校次，层层校对，最大程度避免出现错误。虽然目前已有软件信息系统提高校对效率，但是系统不能完全代替人工，出版社仍要坚持规范的校对工作流程，主要包括一校、二校、三校、誊样、核红、通读、技术整理、对片／对蓝样八个工作流程。本处重点对“三校一读”既一校、二校、三校、通读和核红做进一步的说明。

1.一校

一校又称初校。校对人员先检查原稿的页码是否有缺页的情况，以及页码的顺序是否有错装、顺序排错、正反面是否有问题等。确保这些部分无误后，可开始对稿件的内容进行审核，确保没有错行，句子要通顺，内容的格式也要统一，页眉、页脚是否有遗漏等，字体格式也要统一固定，不能出现低级错误。如果有生僻字，不能确定是否正确的部分，需要做好标记，尽快和编辑以及原作者进行协商。

2.二校

将一校之后发现问题的稿件尽快将问题处理，将重新编排后的大样呈交给二校工作人员，进行更加细致严格的校对。这部分的校对工作需要逐字逐句仔细阅读，甚至标点符号都要仔细审核，不要出现错误[6]。检查重新排版后的页码、字体等是否出现错误，是否存在顺序错位的问题。有错误的部分也都要标记出来，和排版、编辑以及作者取得联系，及时处理相关问题。

3.三校

将前两次校对发现的问题都处理完后，需要进行第三次校对。三校人员不仅要检查之前的问题是否都处理完，还要逐句逐字推敲，确保每句话、每个字都没有问题。尤其是一些比较容易混淆，易被忽视的如“的、地、得”“渡过”和“度过”“接受”和“接收”等，同音易混淆的字词，还有形似容易输入错误的字，比如“入”和“人”，“末”和“未”等。仔细检查这些问题，并标注出来进行更正。

4.通读

通读主要是承担校是非的职责。通读过程中脱离原稿阅读，检查校样，尤其要注意隐性的政治性、思想性、知识性、语法性和逻辑性差错，还要注意稿件中相互呼应的人名、地名、组织机构名、书刊名等前后是否统一。重点书可安排多次通读，每次通读可由多人承担，各人各次通读的内容不重复，但责任校对应通读大部分校样。

5.核红

这是出版社校对工作的最后一个环节。检查前几次校对环节找到的错误是否都妥善处理，包括需要修改的字词句，需要调整的格式、页码等情况。核红分校次间核红和付印清样核红两种。

校次间核红是指将改版后的校样与前一次或者前几次的校样核对。常用的一校、二校连续进行的校对操作模式，是改版后再三校和通读，所以通常由三校人员先核红后再校对。核红时，对新校样上根据前次校样修改的内容一般用铅笔在其线下标记，因为前次校样上可能存在不同于原稿的修改之处，标记后可避免对照原稿校对时再改回去。

付印清样核红是将付印样即终校样改版后输出的付印清样与付印清样进行核对。为确保书刊成品质量，付印清样仍须核红。在付印清样核红时，一般先专人核对一次，再由责任校对复核一次并清点页码，然后交由责任编辑审核认定。重大书刊的校样或有重大修改的校样要经复审者和终审者认定。如果付印清样还有改动，就还要继续退改、核红。如果付印清样上没有任何改动，一般情况下就可将排版部门据此制作的印刷电子文件发往印刷单位印制。付印清样核红时特别要注意以下六种情况。一是除核对前次校样上的修改之处在新校样上是否都已改正，还需要注意新校样的每个页面首末行，各行的起止文字是否与前次校样一致。二是如果前次校样存在因删减文字而造成了版面变动的情况，则对新校样不能仅仅核对改动之处，还需要对牵连到的相关字、行、面等做全面的检查和核对，有图、表、公式的要特别注意其位置是否合适。三是如果发现应改未改或者不应该改而错改的地方，必须在上下各三行中逐字检查一遍，以免发生邻行错改或邻位错改的情况，从而导致新的错误。四是如果改版后的页码或者版面有变动，与前面校次的校样完全不一样，则需要检查目录、书眉、注释等处是否需要相应改动。五是如果有时前次校样无错，新校样上却出现了新增的大段文字、格式变化等差错，这可能是改版操作失误或者计算机不兼容的原因。核红一旦发现一处这类差错，就要对付印清样做全面的检查。六是在核红时，如果发现付印清样中个别页码存在较多差错或重要差错，则应要求排版部门根据改正后的付印清样改版后再次输出涉及改版页面的校样，校对人员需再重新核红。

以上工作确认都处理无误后，既全面完成校对工作。

（三）人本化的校对人员管理

校对工作是非常繁杂的工作内容，尤其是校对一些比较深奥的稿件，需要同时调动眼、脑、手，花费大量的时间和脑力，以及翻阅相关资料。还常遇到加急赶稿的情况，需要在有限的时间内处理大量繁杂的信息，工作枯燥、乏味。尤其是对于一些刚入职的新人，需要通过以人为本的管理手段，消除校对人员的不良情绪[7]，使他们能够静下来，专心、高质量地完成校对工作。

1.创造良好的工作氛围

校对人员是校对工作的执行主体，他们的工作态度、工作质量将直接影响校对工作的开展效果。工作氛围和环境会产生潜移默化的作用，校对部门应当营造出和谐、团结的工作氛围。对于不在状态、坐不住的校对人员，在不影响工作进度的情况下，允许其休息放松一下。采取比较人性化的管理方式，让校对人员更加认同单位，感受到单位的人文关怀，得以全身心地投入到工作中。

2.管理层要以身作则

校对一向被认为是一个苦差事，很多校对人员的工作积极性不高，如果管理层没有良好的工作态度，那么风气由上至下，势必会影响整个校对部门的校对工作质量[8]。因此管理层人员应当做好表率，以身作则，发挥榜样的力量，以严谨的工作态度、高度的责任心，不断自我提升的进取精神，带动感染大家，打造积极向上的部门文化，从而形成一个高水平的校对工作团队。

3.排忧解难 鼓励校对人员

当校对人员在工作中遇到了困难或是在生活中遭受了挫折，出现负面心理情绪时，就很可能影响其工作质量，精力不能有效集中，不能及时发现书稿中的错误，甚至还会影响其他校对人员的工作态度及热情。对于此类问题，应当给予校对人员足够的理解，耐心倾听校对人员遇到哪些难题，做好倾听者，并尽自己所能帮助同事。此外，一些新人初到工作岗位时，面对枯燥无趣的工作难以提起兴趣，因此出现工作失误，也可能否定自己的能力。对于此类问题，应当及时发现新人的思想波动，为其打气，给予鼓励，通过幽默并充满关切的话语使其感受到自己被认可，产生使命感，振作精神，调整工作态度，耐心、认真地完成为其布置的校对工作。

（四）构建配套的校对管理制度

1.严格执行“三校一读”制度

虽然借助信息技术，能够有效减少错字、错排等问题，但是仍可能存在一些错误无法被系统识别出来。比如“接受”和“接收”，通过软件的检查功能，都显示没有错误。但到底是对是错，就需要人工结合前后文来判断，所以传统的“三校一读”制度还是依然有必要的。坚持规范的“三校一读”，各环节安排不同的人员负责，守好出版前的最后一关，将更加高质量的出版物贡献给广大读者。

2.建立具有竞争性和激励性的工作制度

竞争和激励是激发工作潜能的有效方法，可以对校对人员进行工作量化考核，将考核结果进行比较，根据评比结果制定不同等级的奖金激励。通过这种方式激发校对人员的进取精神，为了提高工作效率积极创新工作方式方法、提高自身的知识累积和工作经验。按照多劳多得、奖罚分明的原则进行工作考核与竞优评比。可以按照周、月、季度等方式进行，从而激发校对人员的工作积极性，提高工作质量。此外，对于长期工作考核结果不达标的校对人员，也应该采取筛选淘汰的机制，增强危机意识，不能甘于落后。

3.定期强化校对人员职业综合素质

单位可定期举行校对人员能力的强化培训。结合工作质量要求以及最新的出版行业相关规定，对校对人员进行工作能力培训，以及信息技术、操作系统的操作指导等。还可定期举办动员大会，激发校对人员的工作积极性。也可以相互分享工作经验、工作技巧等，实现共同进步。

（五）借助信息技术提高校对质量

信息技术因其自动化、智能化的技术优势，现已在各行各业推广应用，均取得了理想的成果。校对工作也同样可以借助信息技术提高工作效率，尤其是校对人员数量不足的出版社，运用信息技术是一种非常可行的方式。比如可以借助wps、word等文档编辑软件的自动校对功能或是黑马校对软件，减少差错率。但无论是采用何种信息系统，都应当有效掌握系统的操作，避免因为系统人为操作失误影响校对结果。但是，这些信息技术只能作为辅助工具，不能完全依赖信息系统。我国汉语言文字中同音近形的情况非常多，并且汉语属于分析语，同一个词在不同语境下、不同前后文中都会发生变化，计算机系统还不能有效分析不同语境和前后文。比如在地质类文章中，会出现“侏罗系”这个专有名词，但是在WORD或WPS中就可能将其认定为错误，甚至会误改成“侏罗纪”。同时，如果编辑不小心打成“侏罗纪”，软件也不能识别出来这个错误。信息技术虽然能够提高工作效率，但是不能完全代替人工。所以还是要坚持传统的校对工作模式，在此基础上和信息技术相结合，促进校对工作效率的提升。

三、结束语

综上，校对工作是出版社的重要工作内容。校对人员要端正工作态度，不断强化自己的工作经验与知识面。出版社也要构建系统规范的校对工作程序，制定配套的管理制度，激发校对人员的工作积极性，保障校对工作质量，从而为社会提供更多高质量的优秀出版物。